Ao incluir documentos no sistema, pode ocorrer situações onde seja necessário atualizar as informações do mesmo ou até mesmo incluir novas versões do arquivo. É possível que já tenha se questionado como realizar essas alterações quando se deparou com o botão de edição indisponível, ou até mesmo tenha perdido todas as versões anteriores de um documento após excluí-lo.
Neste artigo, desvendaremos as principais dúvidas sobre essas funcionalidades do sistema e te ensinaremos a utilizá-las de forma eficiente. Continue a leitura para entender mais sobre a tela!
💡 Quem pode fazer isso? As ações de editar e excluir documentos estão disponíveis apenas para Membros-Administradores. Para entender melhor as permissões de cada perfil, consulte este artigo.
Como editar um Documento?
No menu esquerdo da tela, acesse a seção "Documentos" > "Todos os Documentos". Em seguida, procure pelo documento que precisa ser atualizado e clique sobre o título.
Já dentro do documento, é muito importante se atentar aos seguintes pontos antes de realizar qualquer ação:
1. O objetivo é editar informações do documento, como por exemplo alterar o título, descrição, pasta, adicionar ou excluir arquivos?
Se a resposta for sim, basta clicar no botão "Editar" localizado no canto superior direito da tela:
Ao editar um documento, será possível alterar suas informações, além de excluir ou adicionar novos documentos ao que já existe.
Após realizar as alterações necessárias, clique em "Carregar Documento" ao final da página para salvar as mudanças.
2. O documento passou por uma atualização e seu objetivo é incluir a nova versão dele?
Se o objetivo é substituir o arquivo atual por uma versão mais atualizada, basta clicar no botão "+", localizado ao lado do botão de edição.
Lembre-se: Adicionar uma nova versão não agrupa os arquivos existentes, mas atualiza e substitui o arquivo atual. Mas fique tranquilo(a), todas antigas versões ficam organizadas dentro do próprio documento, na seção 'Versões anteriores'.
Como excluir um Documento?
Caso queira deletar um documento por completo do sistema, clique em "Excluir" localizado no início da página. Essa ação é irreversível, portanto, certifique-se de que deseja realmente remover o documento antes de prosseguir.
Pontos de Atenção ⚠️
Quando a ação de excluir é realizada, perde-se todo o histórico de movimentações e interações ocorridas dentro do documento, como por exemplo os arquivos adicionados, histórico de versões anteriores, comentários realizados no campo discussão, entre outros.
Caso queira remover apenas um arquivo específico, sem excluir o documento inteiro, clique em "Editar" e exclua somente o arquivo desejado.
Se for necessário conceder acesso de Administrador para outros perfis realizarem edições e exclusões de documentos no sistema, leia as instruções contidas neste artigo.
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