Em determinadas situações, pode ser necessário atualizar uma versão de um documento já existente no sistema na seção de 'Documentos'. Nesses casos, é comum surgir a dúvida sobre como substituir o arquivo por uma nova versão sem perder o histórico das versões anteriores, ou como garantir que as versões passadas sejam mantidas e registradas.
Este tutorial apresenta uma explicação rápida e detalhada sobre como utilizar essa funcionalidade, continue a leitura para saber mais!
➡️Atualizando a versão do documento
No menu lateral à esquerda da tela, acesse a seção "Documentos" > ''Todos os Documentos''.
Em seguida, procure nas pastas o documento que deseja realizar a atualização e clique sobre o título para acessá-lo.
Ao acessar o documento, clique no botão '+' localizado no canto superior direito da tela para adicionar a nova versão, que substituirá a atual.
Em seguida, adicione o novo arquivo na seção "Selecione o(s) Arquivo(s)" e clique em ''Carregar Documento'' para salvar a ação. Neste momento também é possível atualizar outras informações, se for necessário.
➡️Histórico das versões anteriores
Após a atualização do documento, o sistema adiciona automaticamente a versão anterior no campo 'Versões anteriores para consultas'. Este campo mantém um histórico simplificado de todas as versões existentes do documento no sistema, exibindo as seguintes informações:
Número de versões;
Data de publicação do documento;
Por quem este foi publicado;
Descrição (se houver) e;
O arquivo para ser baixado ou a URL.
Importante: Caso o documento esteja visível na visão do colaborador, ele terá acesso apenas a última versão publicada.
Para um conhecimento completo sobre a seção de 'Documentos', leia as informações deste material.
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