Em determinadas situações, pode ser necessário atualizar uma versão de um documento já existente no sistema na seção de 'Documentos'. Nesses casos, é comum surgir a dúvida sobre como substituir o arquivo por uma nova versão sem perder o histórico das versões anteriores, ou como garantir que as versões passadas sejam mantidas e registradas.
Este tutorial apresenta uma explicação rápida e detalhada sobre como utilizar essa funcionalidade, continue a leitura para saber mais!
Atualizando a versão do documento
No menu lateral à esquerda da tela, acesse a seção "Documentos" > ''Todos os Documentos''.
Em seguida, no lado esquerdo da tela, o sistema exibirá todas as pastas existentes na biblioteca. Localize a pasta que contém o documento a ser atualizado, encontre o arquivo desejado e clique sobre o seu título para abri-lo.
Ao acessar o documento, clique no botão "+" localizado no canto superior direito da tela para adicionar uma nova versão, que substituirá a atual.
Em seguida, adicione o novo arquivo na seção "Selecione o(s) Arquivo(s)" e clique em "Carregar Documento" ao final para salvar a ação.
⚠️ Atenção: Ao adicionar uma nova versão, a tela será aberta da mesma forma que para o cadastro de um novo arquivo. Neste momento também é possível atualizar outras informações, se for necessário.
Histórico das versões anteriores
Após a atualização do documento, o sistema adiciona automaticamente a versão anterior no campo 'Versões anteriores' para consultas. Este campo mantém um histórico simplificado de todas as versões existentes do documento no sistema, exibindo as seguintes informações:
Número de versões;
Data de publicação do documento;
Por quem este foi publicado;
Descrição (se houver), e;
O arquivo para ser baixado ou a URL.
⚠️ Importante: Caso o documento esteja visível na visão do colaborador, ele terá acesso apenas a última versão publicada.
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