Qual a função da seção de Documentos do sistema?
É um espaço destinado para organização de arquivos da Empresa, funcionando como uma biblioteca de documentos. Através desta seção, é possível organizar e armazenar todos os documentos como atas de comitês, políticas, manuais internos, entre outros.
Por meio desta seção eu consigo compartilhar os documentos com meus colaboradores para recolher o "de acordo"?
Não, o objetivo da seção de Documentos é apenas armazená-los, sendo possível compartilhar com seus colaboradores apenas para acesso e leitura. Para solicitação de assinatura, utilize a seção de Aceites de Documentos.
Ao adicionar um link durante a criação de um novo documento, o sistema irá importar os documentos contidos nesse link?
Ao adicionar um link durante a criação de um novo documento, o sistema não irá importar automaticamente os documentos ou informações contidas no link. Em vez disso, o sistema apenas irá anexar o link como uma referência ao documento. Ou seja, o link ficará disponível para ser acessado, mas o conteúdo vinculado a ele não será extraído ou integrado ao novo documento.
É possível apagar a pasta principal da seção de Documentos?
Não, é uma pasta fixada no sistema e não pode ser apagada.
Ao tornar um documento visível ao colaborador, é possível determinar qual colaborador específico terá acesso?
Ao selecionar a opção "Visível para Colaboradores", todos os colaboradores cadastrados terão acesso ao documento, sem a possibilidade de restrição de quais colaboradores poderão visualizá-lo.
Ao tornar um documento visível para o colaborador, quais são as permissões de acesso que ele terá sobre o documento?
Ao tornar um documento visível para um colaborador, ele apenas conseguirá acessar o documento para leitura, sem a possibilidade de edição ou exclusão.
As opções para editar documentos ou fazer o upload de novas versões ficam disponíveis para qual tipo de usuário na plataforma?
Somente Membros-Administradores conseguem editar e excluir documentos no sistema.
Como gerenciar os acessos aos documentos na biblioteca de documentos?
Os acessos à biblioteca de documentos são gerenciados por meio dos perfis de acesso dos usuários.
Os Membros Administradores têm controle total sobre o sistema e são responsáveis por definir as permissões de visualização da biblioteca para os Membros Usuários, podendo conceder ou restringir o acesso conforme necessário.
Para aqueles que possuem acesso apenas de Colaborador, poderão visualizar apenas os documentos que estiverem com a função 'Visível para Colaborador' habilitada.
Quais são os formatos de documentos aceitos na biblioteca de documentos?
Todos os formatos são aceitos, exceto arquivos de vídeos e áudios.
Ao enviar um documento para ser assinado, ele fica salvo automaticamente na biblioteca de documentos?
Não, ao enviar um documento para ser assinado, ele fica vinculado ao evento da campanha que foi criada, mas não é adicionado automaticamente à seção de documentos.
Ao adicionar um nova versão de um arquivo, o que ocorre com a versão anterior?
Ao adicionar uma nova versão de um documento, a versão anterior ficará disponível na seção 'Versões Anteriores' dentro da tela do documento, permitindo que você consulte ou recupere versões anteriores sempre que necessário.
Caso o documento esteja disponível na visão do colaborador, ele terá acesso apenas a versão atual.
O que ocorre ao remover um arquivo da biblioteca de documentos?
Ao excluir um documento, as informações são perdidas e o arquivo não ficará mais acessível.
Para evitar a perda de informações, recomendamos adicionar uma nova versão ou adicionar mais arquivos ao atual.
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