Como posso adicionar as políticas que os colaboradores precisam assinar na plataforma?
Para adicionar as políticas que os colaboradores devem assinar, acesse a seção "Aceites de Documentos" e clique em "Novo Aceite". Essa funcionalidade permite não apenas adicionar o documento, mas também acompanhar o progresso da campanha de assinatura.
Percebi que quando clico em criar um novo aceite de documento, a plataforma vai automaticamente para criação de um novo evento, essa ação está correta?
Sim, este procedimento é padrão, pois para toda campanha aberta no sistema é gerado um dossiê de evento para seu acompanhamento.
É possível enviar um mesmo documento para aceite de todos os colaboradores ao mesmo tempo?
Sim, o sistema permite o envio simultâneo de um mesmo documento para todos os colaboradores. Para isso, utilize o grupo nomeado 'Todos os Colaboradores' no momento de selecionar os envolvidos.
É possível criar uma pasta para organizar os diferentes documentos que os colaboradores precisam assinar?
Sim, antes do envio da campanha organize todos os arquivos por pastas e/ou subpastas na seção "Documentos" do sistema e, no momento de incluir os arquivos para aceite, selecione os documentos diretamente da sua biblioteca, de acordo com as pastas que deseja.
Posso incluir um arquivo de áudio ou vídeo na minha campanha?
Não, o sistema permite apenas arquivos nos formatos de documentos ou imagens.
De que forma o colaborador é notificado sobre a existência de um documento para assinatura?
O colaborador é notificado por e-mail assim que a campanha é enviada e o documento para ser assinado fica disponível dentro da sua visão de colaborador.
Qual é a validação das assinaturas?
Para fins de definição do tipo de assinatura que trabalhamos nos aceites de documentos do Compliasset, estas são "assinaturas eletrônicas simples" ou seja, se enquadram no Art.4º, I da Lei nº 14.063.
Como posso verificar se um colaborador realizou a recusa do aceite?
Para verificar se um colaborador recusou-se a assinar um documento, consulte o dossiê do evento do colaborador. Recomendamos que o colaborador justifique sua recusa no campo "Discussão", conforme as instruções detalhadas neste artigo, e que o responsável altere o status do evento para "Não realizado" neste caso.
Posso enviar o aceite de documento para um terceiro?
Não, é possível enviar apenas para aqueles que estiverem cadastrados na aba "Todos os Colaboradores" do seu sistema.
Como faço para incluir ou excluir documentos que foram enviados?
Por questões de ética e segurança, não é possível realizar alterações em campanhas que já foram criadas e recebidas pelos colaboradores. Neste caso, recomendamos a criação de uma nova campanha de assinatura com o documento atualizado.
Posso adicionar campos para preenchimento dos colaboradores além da assinatura em um documento?
Essa ação não é permitida para aceites de documentos, mas no sistema temos a função de formulários, onde além de personalizar os campos para preenchimentos dos colaboradores, também é possível solicitar uma assinatura. Confira mais clicando aqui.
Como posso configurar cobranças automáticas para os documentos que precisam ser assinados?
Não é possível configurar cobranças automáticas para documentos que exigem assinatura. A individualidade de cada caso exige que o processo seja realizado manualmente. Sempre que for necessário enviar lembretes, utilize as opções de cobranças individuais ou gerais.
Como faço para extrair um relatório de todas as campanhas de aceites de documentos do sistema?
Siga as instruções descritas aqui neste material sobre relatórios.
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