Sabemos que é preciso ter cuidado ao excluir dados, especialmente quando se trata de remover perfis de colaboradores no sistema, seja por demissão ou erro no cadastro. Esse processo pode causar problemas e afetar a integridade dos dados.
Neste artigo, vamos explicar como excluir o perfil de um colaborador e dar dicas de alternativas mais seguras e eficientes. Continue a leitura para saber mais!
➡️Como remover o acesso do colaborador?
Para o botão de exclusão ficar habilitado dentro do perfil do colaborador, primeiramente será necessário remover todas suas atribuições e responsabilidades associadas ao seu perfil. Isso inclui remover o colaborador de eventos e tarefas em que ele esteja envolvido ou designado como responsável.
Para verificar todos esses vínculos e permissões de acessos, acesse o perfil do colaborador no sistema e confira nas listagem 'Eventos de sua Responsabilidade', 'Eventos Relacionados', 'Eventos de Aceites', 'Eventos de Treinamento' e 'Permissões de Acesso' todas as suas atribuições.
Além disso, é importante também verificar na Agenda e Obrigações Estruturais se o colaborador está como responsável por alguma atividade. Confira aqui como realizar essa pesquisa através dos filtros.
Atenção: Esse processo de remoção manualmente é importante para que todas as responsabilidades e atribuições do colaborador sejam visualizadas e analisadas minuciosamente, afim de evitar alguma remoção equivocadamente.
Após retirado todos os vínculos nos dossiês (como envolvido, responsável e permissão de acesso), o botão para exclusão ficará ativo ao final da linha do nome do colaborador:
Ou então, acesse o perfil do colaborador e clique em "Excluir" no ícone da lixeira:
➡️O que ocorre com as Atividades, Obrigações e Eventos após a remoção do colaborador?
Atividades e Obrigações Estruturais
A exclusão do colaborador não apaga os comentários feitos por ele dentro de um dossiê. Esses registros permanecem visíveis no sistema, garantindo que a comunicação registrada seja preservada. Isso é fundamental para manter o contexto e a integridade das discussões ou decisões tomadas, evitando a perda de informações relevantes.
Eventos
Quando um evento é removido do perfil de um colaborador, por exemplo, a exclusão de um evento de aceite de documento ou o preenchimento de um formulário, qualquer troca de informações realizada nesse evento, como discussões ou a assinatura ao documento, será permanentemente perdida. Isso ocorre pois, ao excluir o dossiê do evento do perfil do colaborador, os dados associados a ele são apagados do sistema.
➡️Como reativar acesso de colaborador excluído?
Caso seja necessário reativar o acesso de um colaborador excluído no sistema, ao inserir o endereço de e-mail do colaborador na seção de cadastro de novos colaboradores, o sistema reconhecerá os dados anteriormente utilizados e preencherá automaticamente os campos de nome e e-mail extraídos da base de dados.
Porém, vale ressaltar que as permissões de acessos que foram removidas e as responsabilidades não serão restauradas.
⚠️Importante:
A exclusão de um colaborador deve ser realizada com cautela pois pode resultar na perda de dados importantes e interromper processos em andamento. Para evitar esses problemas, é recomendada a adoção de práticas alternativas, como a desativação do perfil, que mantém os dados acessíveis para futuras consultas sem a necessidade de remoção do perfil do colaborador.
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