Preferencias Personales

Configuración de correos: Seleccionamos nuestro nombre en la sección arriba a la derecha de la pantalla. Luego presionamos 'Preferencias Personales' y nos dirigimos a 'Correo'. Seleccionamos la opción de 'Outlook' y luego 'Sincronizar'. Se abrirá una ventana emergente para iniciar sesión en la cuenta de Outlook. Una vez que se haya iniciado sesión, el correo estará sincronizado.

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Firma de correo

Configuración de Llamadas

Sincronizar Teléfono

Seleccionamos nuestro nombre, luego 'Preferencias Personales', y nos dirigimos a 'Llamadas'.

Ingresamos nuestro teléfono, recibimos un código de 6 dígitos, lo ingresamos, finalizamos la llamada y presionamos 'Finalizar'. Con esto, la configuración de llamadas estará lista.

Al ingresarlo, esperamos que no suene más el llamado, finalizamos la llamada y presionamos el botón “Finalizar” y ya se encontrará lista la configuración de llamadas.

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Notificaciones
La Sección de Notificación es una funcionalidad cuyo fin apoyar la gestión de las notificaciones en base a las actividades que se han registrado en la Cuenta de CRM Defontana.

En el apartado de Crear Notificación podrás agregar en cantidad de minutos cuanto tiempo antes de una actividad registrada te debe llegar un mensaje de correo a modo de recordatorio.

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Resumen de la empresa
Este módulo solo se encuentra habilitado para usuario configurados como administrador, si no, no se tendrá acceso para realizar modificaciones a los elementos como Usuarios, configuración de metas, información de empresa o otros.

Administración de usuarios

En la sección de “Resumen de la Empresa”, luego “Administrador usuarios”, podemos encontrar la configuración de Usuarios, Equipos y Permisos.

Equipos

En la pestaña de Equipos, lo primero que podemos ver el listado de los equipos ya creados en la cuenta CRM.

En la ubicación superior derecha de la pantalla se puede encontrar el botón de “Crear”, donde al hacer clic se abrirá la siguiente ventana.

La cual nos permitirá crear un equipo agregando un Nombre y Descripción. El cual también podrá ser modificado dentro del listado de equipos a la derecha de cada contacto.

Permisos
En la pestaña de Permisos, lo primero que podemos ver el listado de los permisos ya creados en la cuenta CRM.

En la ubicación superior derecha de la pantalla se puede encontrar el botón de “Crear”, donde al hacer clic se abrirá la siguiente ventana la cual permitirá la Configuración inicial de un nuevo permiso.

La configuración de los permisos esta considerado en dos factores, el Nombre y Descripción del permiso y luego los alcances del permiso a configurar. Donde podemos configurar el nivel de permisos de las siguientes entidades:

Descripción de los accesos

Contacto: Hace referencia al acceso al Modulo, Ficha y Propiedades de Contacto.

Empresas: Hace referencia al acceso al Modulo, Ficha y Propiedades de Empresas.

Negocios: Hace referencia al acceso al Modulo, Ficha y Propiedades de Negocios.

Producto: Hace referencia al acceso al Modulo, Elementos y Paquetes de Productos.

Detalle Producto: Hace referencia a la modificación y selección de precios y la cantidad de los elementos por cotizar alojados en la ficha de negocios.

Procesos: Hace referencia al acceso al Modulo, Ficha y Propiedades de Procesos.

Configuración: Permite el acceso a la sección de reportes bases de la cuenta, como Previsión de ventas y Funnel.
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Al mismo tiempo se deberá definir el tipo de acción de se podrá realizar para cada una de las entidades presentadas anteriormente, como:

Donde para sección ya configurada se puede definir el alcance de cada configuración, de la siguiente manera:

Todo: Es un alcance mayor que permite tener el acceso a un módulo, sin la necesidad directa de realizar modificaciones al elemento que se está presentando, sin restricción de usuario según la pertenecía o no de algún equipo.

Equipo: Permite el acceso a modificación a elementos pertenecientes al mismo equipo del usuario sin restricción que pertenezcan a otro usuario.

Propio: Solo permite el acceso a los elementos que sean de pertenencia del mismo usuario, es decir, sin acceso a los elementos de pertenecientes a otros usuarios.
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​Nota: Cada entidad puede estar asociado a 2 o mas configuraciones por niveles y acciones, por ejemplo, para el caso de negocios.

Usuarios

En la pestaña de Usuarios, lo primero que podemos ver el listado de los permisos ya creados en la cuenta CRM.

Se presenta en la sección superior izquierda el estado de los usuarios de la cuenta, se muestra tanto los usuarios activos como inactivos.

En la sección central de la página se puede encontrar el listado de usuario, donde se encuentra los siguientes elementos:

Dentro del Estado de usuario de puede modificar el si está activo o inactivo el usuario.

Activo: Presentado con un icono de color verde. Un usuario está habilitado para utilizar el sistema, además tiene acceso a los diferentes módulos.

Inactivo: Presentado con un icono de color rojo. Un usuario desactivado no tiene acceso a los módulos del sistema, donde no podrá realizar acciones dentro de la cuenta. El usuario desactivado no aparecerá en el listado de usuario de otros usuarios.

Si se realiza clic en botón de edición con forma de lápiz de un usuario se desplegará los campos del usuario, donde se encontrará campos como; Nombre, Apellido, Correo electronico, Equipo, Permisos y Descuento Maximo.

El Descuento Maximo esta destinado y se configura para la comercialización de productos y limitar a los usuarios con un monto porcentual a definir por el usuario administrador, este monto define un limite de descuento por cada elementos que se desee cotizar de manera independiente.

Por Ejemplo: Si se define para un usuario (A) un descuento de 40% como maximo, entonces (A) podra cotizar un elemento (1) con precio de lista $200, un elemento (2) con precio lista $150 y otro elemento con precio lista de $300. Suponiendo que (A) oferta (1) con valor $150 (Descuento de 25%), (2) con valor $135 (Descuento de 10%) y (3) con un valor de $150 (Descuento de 50%), entonces el sistema rechazará el descuento del elemento (3) debido a que posee un descuento mayor al permitido de un 50%.

En la sección “General” se puede revisar y validar la información de empresa como información interna de la empresa y preconfiguraciones de la cuenta.

Si la cuenta se desea sincronizar con una cuenta ERP, se puede realizar desde esta venta, donde una vez sincronizada se podrá realizar los siguientes eventos:

Es una herramienta pensada para la medición comercial de un ejecutivo, pero luego hacer una medición del comportamiento y cumplimiento en base a un mes y embudo comercial particular. Es importante comentar que la meta se mide en base a la Fecha de cierre de negocios.

En la pestaña de “Metas por Usuario” se encuentra el listado completo de metas creadas de los usuarios, estas metas presentan en una meta por cada mes pudiendo editarla una a una según sea necesario.

En la sección superior derecha se encuentra el botón de “Añadir meta” el cual desplegará un formulario que permitirá seleccionar que usuario tendrá una meta en un embudo comercial definido y saber con qué divisa se trabajar.

En la parte inferior del formulario podras definir la meta por cada mes, pueden haber meses que se encuentre en 0 y no afectará la configuración de la meta.

Si es necesario definir para todos los mesas una misma meta o la mayoria de los meses con un valor repetido, se recomienda utilizar la funcion de “Aplicar a todos los periodos”, el cual rellenara en todos los meses con el valor introducido.

Es una herramienta pensada para la medición comercial de un equipo, pero luego hacer una medición del comportamiento y cumplimiento en base a un mes y embudo comercial particular. Es importante comentar que la meta se mide en base a la Fecha de cierre de negocios.

En la pestaña de “Metas por Equipo” se encuentra el listado completo de metas creadas de los usuarios, estas metas presentan en una meta por cada mes pudiendo editarla una a una según sea necesario.

En la sección superior derecha se encuentra el botón de “Añadir meta” el cual desplegará un formulario que permitirá seleccionar que equipo tendrá una meta en un embudo comercial definido y saber con qué divisa se trabajar.

En la parte inferior del formulario podras definir la meta por cada mes, pueden haber meses que se encuentre en 0 y no afectará la configuración de la meta.

Si es necesario definir para todos los mesas una misma meta o la mayoria de los meses con un valor repetido, se recomienda utilizar la funcion de “Aplicar a todos los periodos”, el cual rellenara en todos los meses con el valor introducido.

Es una herramienta que permite configurar el tipo de valor que tomará el valor del negocio según el embudo comercial que se encuentra un negocio en particular, para una mejor valoración de oportunidades comerciales, dado que la metodología de valorización de negocios puede variar por cada empresa CRM Defontana, te permitirá tomar el tipo de productos y asociarle un valor total a un negocio.

Los tres métodos de valorización de negocios son:

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​Valor total de la Cotización: Esta configuración toma la suma de todos los productos añadidos en el detalle de negocios sin discriminar el tipo de producto.

Valor de productos Recurrentes: Esta configuración toma la suma de todos los productos añadidos en el detalle de negocios que sean configurados como tipo de producto “Recurrente”.

Valor de pagos únicos: Esta configuración toma la suma de todos los productos añadidos en el detalle de negocios que sean configurados como tipo de producto “No Recurrente”.
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A la configuración de los Campos Personalizables se puede acceder desde la Sección de Configuraciones.

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Donde podrás acceder al “Listado de Campos personalizables” y “Listado de Grupos”.

Grupos

Encabezados

Los grupos es una manera de segmentar y agrupar los campos personalizables según necesidades del cliente. Dentro de la Listado de Grupos podemos encontrar los siguientes Encabezados.

Nombre: Nombre del campo Personalizables.

Descripción: Descripción asociada al campo personalizable.

Número de Campos: Aquí se presenta la cantidad de campos que se encuentran agrupados en el “Grupo”.

Acciones: En Acciones podemos eliminar algún campo personalizable y también realizar cambios tanto en el Nombre como la Descripción del Campo.

Creación de Grupo

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Para crear algún Grupo solo es necesario introducir un Nombre y Descripción, luego estará listo para utilizar.
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Campos

Los Campos personalizables son una herramienta para personalizar el uso del CRM, para maximizar la información que se puede almacenar de manera mas ordena, segmentado y configurable.
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El Listado de Campos contiene los siguientes encabezados.

Descripción: Nombre del campo personalizable.

Entidad/Origen: Corresponde a la entidad asociada al campo [Contacto/Empresa/Negocios/Procesos].

Grupo: Corresponde a la Segmentación de Campos Personalizables.

Requerido: Corresponde al uso obligatorio del Campo al momento de llenarlo.

Activo: Corresponde a que si es campo se encuentra habilitado para el uso.

Acciones: Permite eliminar el campo personalizable y también permite editar la Descripción, Entidad, Grupo Requerido y Actividad.

Creación de Campo

En la creación se puede crear a necesidades del usuario un campo nuevo.

El Tipo de Campo hace referencia al uso del campo, existen 3 tipos por utilizar:
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​Texto: Contiene caracteres alfabéticos y números.

ComboBox: Un cuadro combinado es un control que combina un cuadro de lista con un cuadro de texto, lo que permite al usuario escribir un elemento de la lista o seleccionar uno de la lista preexistente

Fecha: Contiene fechas válidas.

Contactos

Empresas

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