El importador simple te permitirá crear masivamente tus productos, ingresando simultáneamente la cantidad de stock y el costo que tiene cada uno. Además de crear productos o artículos, este archivo también tiene la facultad de poder crear servicios masivamente, a través de una serie de información que se debe indicar en el importador.
Este proceso simplifica la gestión de inventarios y servicios, optimizando el tiempo y los recursos al utilizar el importador.
Para comenzar a trabajar con el importador simple, te recomendamos descargar la plantilla directamente desde tu sistema de ERP Defontana, desde la siguiente ruta detallada a continuación:
A continuación, se nos presenta una pantalla con el listado de importaciones históricas, donde podremos consultar los procesos que se han hecho previamente. Para proceder a descargar la plantilla debemos hacer clic en el botón Nueva Importación.
Luego, nos aparecerá un diagrama que te permitirá saber en qué paso vas en el proceso de importación. Sin embargo, como aun no tenemos construida la plantilla debemos proceder a descargar el archivo de Excel y ejecutarlo en el equipo.
Una vez abierta la plantilla de Excel, procedemos a llenar los campos solicitados en el importador.
Es importante mencionar que, las celdas destacadas en "amarillo" son campos obligatorios de rellenar, ya que es información valiosa para ejecutar la venta. Por otra parte, los demás campos son opcionales y si no ingresamos información, nos permitiría de igual manera subir con éxito este archivo.
A modo de ejemplo, nos situaremos en negocio de pastelería y comenzaremos a completar el importador con los campos vistos en la imagen anterior.
Código: En este campo se ingresará el código que se generará en el sistema para el producto o artículo. Puede ser un identificador alfanumérico, numérico o simplemente letras. No se permiten caracteres específicos como: $, #, %, &, /, (), -, entre otros.
Código de Barra (Opcional): En esta celda, se debe ingresar el código de barra que deseas utilizar para el producto. Al momento de la venta, podrás utilizar un lector de códigos de barra y reconocer rápidamente el producto.
¡Importante! esta columna puedes dejarla sin información y no afectara el proceso de importación.
Nombre: Descripción del producto o servicio que se creará en el sistema. Es necesario detallar todo lo que se desea que aparezca en el documento tributario al emitirlo, con un máximo de 100 caracteres.
Descripción (Opcional): Indicar descripción especifica del producto o servicio.
¡Importante! esta columna puedes dejarla sin información y no afectara el proceso de importación.
Tipo: En este campo, se detallará si lo que estamos ingresando se creará como un artículo o servicio. Se debe definir “S” para los servicios y “A” para los artículos.
Unidad: En este campo detallaremos la unidad de medida que se reflejara en el producto e inventario, para ello debemos ingresar los códigos de las unidades de medidas creadas en el sistema.
En el caso de ser un servicio, se debe colocar el código de unidad (UN).
Precio: En esta celda se deben ingresar el precio de venta correspondiente del producto en valores netos. Si ingresamos valores "0", no habría problemas con subir este archivo; de todas maneras, podemos editar este valor internamente o al momento de realizar un documento (Cotización o facturación).
Costo (Opcional): Se debe considerar que el sistema trabaja con el precio medio ponderado (PMP), por lo cual se debe ingresar el costo real neto de compra del producto. Además, es importante mencionar que, si se ingresa un valor de 0, el sistema arrojará un error al momento de ingresar dicha información.
¡Importante! este campo debe completarse obligatoriamente cuando consideres la carga de stock. De lo contrario puedes dejarlo en 0 ya que, no afectará tu PMP.
Saldo Inicial: En este campo se ingresará el stock inicial que tiene el producto. Es de vital importancia asegurar que si se ingresa un costo, esta celda también debe tener información, y viceversa, ya que, si no lo hacemos, la carga de este importador nos arrojará error.
A modo de previsualización, el importador queda de la siguiente forma y se debe guardar cambios en el equipo para posterior carga en ERP.
Para finalizar el proceso, debemos dirigirnos a Inventario > Artículos > Importador Simple > Nueva Importación > Buscar archivo.
Luego cargamos el archivo correspondiente y hacemos clic en siguiente.
Como se puede observar, el sistema nos genera una advertencia de que ciertas celdas no contienen la información como lo es en este caso el Códigos de barras. Sin embargo, estos campos no son obligatorios por lo tanto, no es un inconveniente para proceder con la carga del importador en el botón “siguiente” para finalizar el proceso.
Para validar si la información cargada en nuestro archivo fue completamente exitosa picharemos el botón “Ir al Listado”
Acá, nos indica en la columna artículos o servicios cuantos fueron creados, en el caso de que no se haya creado algún producto, podemos pinchar en el icono de la columna registro y detallara los errores que se deben corregir para volver a realizar la carga y que ésta sea exitosa.
