La función que cumple este importador es, poder subir de manera masiva todos los clientes que queramos tener registrados en nuestro sistema, puesto que son a los cuales les realizamos las cotizaciones, guía de despacho o facturas de venta.
Para comenzar a trabajar con el importador de clientes, debes parametrizar el sistema para que la importación de archivo Excel (xls) sea exitosa y sin inconvenientes por formatos. Para esto debes ir a configuración > herramientas > importador de clientes.
La configuración en "archivos planos" debe ser siempre la opción los campos están separados por un carácter y colocar “;” como el separador y hacer clic en grabar.
Adicionalmente, podemos acceder a la descarga de plantilla desde el botón "ver ejemplo" y seleccionar el icono de Excel.
Dentro del archivo, se puede observar que se encuentran las columnas con comentarios y destacadas en color amarillo para poder identificar los campos con información obligatoria.
Por lo tanto, para comenzar a detallar la información veremos en profundidad que información se debe indicar en cada columna que compone el archivo.
Código del cliente: Aquí debemos colocar un código identificador interno del cliente. Este puede ser el RUT o en el caso de que contemos con clientes con varias sucursales o se quiere distinguir los distintos giros que tiene la empresa, se debe crear al cliente las veces que sea necesaria pero con códigos distintos. (Max. 20 caracteres)
Cliente con sucursal única.
Cliente con varias sucursales.
Código Legal: Aquí debemos colocar el RUT del cliente con puntos y guion. (Max. 20 caracteres)
Cliente activo: En esta columna debemos indicar con una letra “S” que el cliente se encuentra en estado activo y con una letra “N” si no se encuentra activo.
Nombre: Acá debemos indicar el nombre del cliente, más conocido como razón social. (Máx. de 100 caracteres)
Giro: Acá debemos indicar el giro comercial del cliente. (Máx. de 100 caracteres)
Rubro: Debemos indicar el rubro del cliente, en caso de no tenerlo creado le podemos colocar “Por Definir”. (Máx. de 50 caracteres)
Para visualizar los rubros ya creados y además crear un rubro puedes dirigirte dentro del sistema a Configuración > General > Rubros > Nuevo.
Luego debes rellenar la ficha de rubros indicando un código (alfanumérico o sólo letras/números) y el nombre del rubro, para luego dar al botón “GRABAR”.
Dirección: Acá debemos colocar la dirección del cliente. (Alfanumérico y máx. de 200 caracteres)
Distrito: Acá debemos colocar la comuna de la sucursal del cliente. (Máx. de 50 caracteres)
Ciudad: Acá debemos colocar la cuidad donde esta ubicada la sucursal del cliente. (Máx. de 50 caracteres)
Estado: Acá debemos colocar la región de la sucursal del cliente. (Máx. de 50 caracteres y sin tildes).
País: Acá debemos indicar el país del cliente. (Máx. de 50 caracteres)
E-mail: aquí debemos agregar el correo electrónico del cliente, si no contamos con esta información podemos agregar un mail genérico y después actualizar el e-mail del cliente en el sistema.
¿Por qué el sistema nos solicita de manera obligatoria el correo?
El sistema te permite automatizar el envío de documentos (cotización o facturación) a través de esta parametrización desde la emisión del mismo.
Vendedor: Acá debemos indicar código del vendedor asignado para el cliente al momento de ejecutar negociaciones (cotización) o la venta final (facturación). En caso de no tener un vendedor creado, podemos indicar el vendedor genérico llamado “VENDEDOR”.
Una vez completada la información obligatoria, ya puedes iniciar el proceso de importación en ERP. Para esto debes ir a Importadores > clientes > importar.
Luego debemos seleccionar el archivo desde nuestro computador, hacer clic en "comenzar" proceso y por último, cuando el sistema nos arroje en pantalla "archivo procesado con éxito" podemos continuar seleccionando el botón "volver".
En última instancia, debemos hacer clic en "comenzar proceso".
Finalmente, el sistema nos arroja en pantalla que las fichas de clientes fueron integradas exitosamente en ERP.
¡Importante! Si hay errores en el archivo, podrás revisarlos en el botón "mostrar detalles".