Para realizar una cotización en ERP Defontana, debes seguir estos pasos:
1. Accede al módulo de ventas:
En el menú principal, busca la opción "Ventas" y haz clic en ella.
Selecciona la opción "Cotizaciones" y haz clic en Listado de documentos.
2. Crea una nueva cotización:
Haz clic en el botón "Nuevo".
Se abrirá un formulario para ingresar los datos de la cotización.
3. Ingresa los datos de la cotización:
Seleccione el tipo de documento que va a utilizar si la negociación se aprueba y se desea facturar posteriormente.
En el formulario, deberás ingresar los siguientes datos:
Cliente: Selecciona el cliente al que va dirigida la cotización (Puedes llamarlo por RUT, Código o Nombre).
Fecha de emisión: Ingresa la fecha en que se emite la cotización.
Vendedor: Selecciona el vendedor responsable de la cotización.
Condiciones de pago: Selecciona las condiciones de pago de la cotización.
Ítems: Agrega los ítems que se incluyen en la cotización. Para cada ítem, deberás ingresar la siguiente información:
Producto: Selecciona el producto que se incluye en el ítem.
Cantidad: Ingresa la cantidad del producto que se incluye en el ítem.
Precio unitario: Ingresa el precio unitario del producto.
Descuento: Ingresa el descuento (si aplica) para el ítem.
Moneda: Selecciona la moneda en que se realizará la cotización.
Notas: Desde los tres puntos puedes agregar notas adicionales, ver stock disponible o eliminar la linea por completo.
Adicionalmente, es importante considerar que si el producto no esta creado en la base de datos puedes crearlo desde la misma cotización haciendo clic en "+ Crear Producto"
4. Guarda la cotización:
Una vez que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón "Guardar".
La cotización se guardará y podrás visualizarla en la lista de cotizaciones.
5. Envía la cotización al cliente:
Para enviar la cotización al cliente, tienes la opción desde los 3 puntos:
Descargar PDF desde el botón Impresión Rápida.
Enviar Email, donde le llegara la cotización de manera automatizada al correo indicado en la ficha del cliente que fue creado en una primera instancia.
Se abrirá una ventana para que puedas ingresar la dirección de correo electrónico del cliente y un mensaje personalizado.
Haz clic en el botón "Enviar" para enviar la cotización al cliente.
6. Editar la cotización del cliente:
En el proceso de negociación con el cliente y se llega a un acuerdo comercial de cambios de cantidades, precios o condiciones de venta puedes editar la cotización.
¡Importante! las ediciones se pueden efectuar siempre y cuando la cotización se encuentre en un estado "Pendiente".
7. Aprobación o Rechazo Cotización:
Cuando el cliente da el veredicto final de la cotización se procede a notificar en el sistema si el cliente aprueba la propuesta o rechaza. Según la respuesta del cliente, debes ir a los 3 puntos e indicar la respuesta del cliente.
Luego en el listado de documentos cambia el estado de "Pendiente" a "Aprobado" o "Rechazo".
8. Reversar Cotización:
Esta opción se utiliza normalmente para cuando se aprobó/rechazó la cotización y el cliente solicita modificar alguna información adicional del acuerdo comercial en la cotización. Por lo tanto, la opción viable es reversar la cotización para que vuelva al estado pendiente y se pueda editar el documento.
9. Facturar Cotización:
Por último, si el acuerdo comercial finalizó exitosamente (Cotización aprobada) puedes conectar el documento a la facturación electrónica y traspasará toda la información detallada en la factura.
Observa el proceso en el siguiente video