Slik fakturerer du dine oppdrag

En faktura kan opprettes på flere måter. Man har kanskje et tilbud man ønsker å fakturere som rundsum eller man ønsker å sende en faktura med forbruk brukt til nå før restfaktura skal sendes når jobben er ferdig, som f.eks. en A-konto.
​
Her tar vi for oss hvordan du fakturerer fra tilbud og hvordan du fakturerer fra forbruk.

Når forbruk er ferdig ført på et oppdrag, eller du ønsker å fakturere forbruket man har brukt så langt på jobben, går du til oppdraget det gjelder og trykker på Forbruk øverst i siden. Klikk så på Lag ordrelinjer rett til venstre for + Forbruk oppe til høyre.

Dersom du allerede har en åpen ordre på oppdraget, kan du legge til forbruket i denne, eller du kan trykke på + Ny ordre for å opprette en ny, tom ordre.

I vindu som dukker opp får du valget om å legge inn et ordrenavn. Dette er ikke noe du må, og ordrenavn vil kun vises internt. Ordrenavn er mest til bruk dersom du fakturerer f.eks. rom for rom og ånsker å enkelt skille fakturaene fra hverandre på oppdraget.

Trykk på Opprett ordre for å gå videre.

Inne i ordren vil du få en rekke valg.
​
1. Her kan du endre referanseperson eller legge til en kommentar som skal synes på faktura

2. Har man f.eks en forsikringsjobb hvor jobben er utført på en sluttkunde, men jobben skal faktureres forsikringsselskap, kan man her endre mottaker av faktura

3. Her kan du laste opp timeliste for jobben, egne vedlegg fra din data, eller laste opp dokumentasjon som f.eks. sjekklister eller bilder som du allerede har lastet opp i dokumentasjonsfanen på oppdraget direkte opp i faktura.

4. Gjøre endringer på påslag og lignende. Her kan du også benytte Rydd opp for å få hjelp av AI til rydding av faktura.

Når du har gjort deg klar her, klikker du på Fakturer ordre oppe til høyre.

Her vil du få en siste avsjekk før du til slutt trykker på Opprett faktura oppe til høyre.

OBS! Trykker du på denne, kan ikke fakturaen lenger endres.

Se hvilke alternativer du har for utsendelse

Du kan enkelt opprette en ordre basert på et tilbud som kunden din har akseptert. Det er mulig å opprette en ordre enten basert på tilbudslinjene eller totalsummen.

Når kunden har akseptert tilbudet kan du inne i tilbudet klikke på Opprett ordre:

Du vil da få tre ulike valg:

2. Lag én ordrelinje med totalsum
Det opprettes en ordre med kun én ordrelinje som inneholder tilbudssummen:
​

3. Ingen ordrelinjer

Det opprettes en tom ordre som ikke inneholder noen ordrelinjer:

Under kan du se hvilke forsendelsesmetoder du kan velge

Når du har opprettet faktura vil du få flere valg om hvordan du sender faktura.

Merk! Faktura blir først sendt via e-post eller EHF etter å ha trykket på «Send på e-post eller Send på EHF». Det vil si at om vinduet krysses ut, blir ikke faktura sendt til kunde.

Velger du å sende faktura via e-post til kunde, vil det i e-posten følge med en link og en kode. Kunde vil da måtte trykke på lenke og taste inn kode for å se og laste ned faktura. Denne funksjonen gjør at du kan verifisere om kunde har lest faktura eller ikke.

Merk! Dersom kunde benytter seg av regnskapssystem med støtte for e-bilag, er det viktig å legge ved faktura som PDF for at denne skal kunne leses inn i kundes system. Dette ser man ofte ved at e-postadresse faktura skal sendes til har e-bilag i domenenavnet, ofte fra Visma eller 24SevenOffice.

Dersom du ønsker kan du huke av for å legge ved faktura som en PDF-fil som et vedlegg.​

Merk: Du kan redigere tekst i e-post som du vil, men husk å ikke fjerne link eller kode til faktura. Da vil ikke kunde kunne se faktura som er sendt.

Når du sender faktura via e-post vil du også kunne velge å sende faktura via SMS. Dette gjøres i tillegg til e-post, og kunde vil da motta fakturalenke og kode både via e-post og SMS.

Slik endrer du meldingsteksten og mottaker

Du kan endre både mottaker og innhold i teksten ved å trykke på "Endre".
I følgende vindu kan du tilpasse meldingen, samt importere fra mal.
​

For å sende EHF fra Drifti må du først forsikre deg om at du har registrert riktig organisasjonsnummer på kunde. Systemet sjekker da automatisk om kunde er registrert for mottak av EHF i ELMA-registeret. Er kunde ikke registrert i ELMA-registeret, vil du få melding om at mottaker ikke støtter EHF.
​

​

Merk: Regelverket for EHF-faktura tillater ikke Fritekstlinjer, Oppdragsnummer og Oppdragsnavn i faktura. Overnevt informasjon i EHF-faktura må derfor legges inn under Faktura og kundeinformasjon i feltet "Kommentar på faktura". Husk også å legg til sluttkundes e-post som mottaker. Da mottar kunde både EHF og e-post av faktura.

Ved å bestille vårt tillegg for via vår markedsplass, kan du sender du eFaktura til din kunde. Dette sikrer at din kunde mottar faktura ved at faktura sendes direkte til din kundes nettbank.
​
Du vil se på ditt kundekort om kunde kan motta eFaktura.

Hvis det står Nei her og du vil undersøke nærmere, kan du legge inn kundens telefonnummer, e-post eller adresse for å se om statusen oppdateres.
​

Slik sender du eFaktura
1. Opprett faktura på vanlige måte

2. Velg Send på eFaktura
​

For å manuell utsendelse av faktura til kunde, trykk på Skriv ut og send. Du vil da få mulighet til å laste ned en PDF-fil av faktura.

Merk: Man er selv ansvarlig for å laste ned, printe ut og sende faktura. Dette gjøres ikke av systemet. Det vil si at om man ikke selv postlegger faktura/overrekker denne personlig, vil ikke kunde motta faktura.