Oppdragsmaler lar deg forhåndsdefinere hva som skal ligge klart i et oppdrag ved opprettelse. Du sparer tid og sikrer at alle oppdrag av samme type starter likt.
Når du åpner en oppdragsmal, møter du tre faner: Oversikt, Forbruk og Dokumentasjon.
Hva kan en oppdragsmal inneholde?
Forbruksgrupper: Nye oppdrag får automatisk forbruksgrupper for for eksempel Tilleggsarbeid. Du kan også legge opp fast forbruk som oppmøte, servicebil eller materiell som ligger klart i forbruksgruppen. Merk! Du må ikke opprette forbruksgruppe – du kan legge forbruk til Ugruppert forbruk, som du også kan endre navn på.
Ordre: Klargjøre en tom ordre for raskere fakturering.
Dokumentasjon: Legg inn snarveier til bedriftsdokumenter, skjemaer, filer og risikovurderinger. Du kan også laste opp filer eller opprette dokumenter direkte i malen, med mapper, søk og forhåndsvisning.
Oppdragsstatus: Gi nye oppdrag en ønsket status.
Oppdragsinformasjon: Velg merkelapper som føres opp på nye oppdrag, og sett en standard status.
Slik fungerer snarveier i dokumentasjon
Når du legger inn et dokument, skjema, en fil eller en risikovurdering fra bedriftsdokumentasjonen i en mal, opprettes en snarvei til originalen – ikke en frossen kopi. Snarveier er merket med et lenke-ikon og teksten «Snarvei» i dokumentlista.
Oppdaterer du originalen i bedriftsdokumentasjonen senere, får nye oppdrag som lages fra malen automatisk den nyeste versjonen. Du slipper å oppdatere hver eneste mal manuelt etter en dokumentrevisjon.
En snarvei har sitt eget navn og sine egne merkelapper, som du kan redigere fritt uten å påvirke originalen. Åpner du detaljene for en snarvei, ser du hvor originalen er lagret – med en lenke rett dit.
Merk! Sletter du originalen, vises «Kilden er slettet» i snarveien. Sletter du snarveien fra malen, er originalen i bedriftsdokumentasjonen urørt.
Slik oppretter du en oppdragsmal
Gå til Bedrift i sidemenyen, velg Maler og trykk på Oppdragsmaler
Trykk på + Oppdragsmal
Fyll ut navn på malen og huk av dersom den skal være standard for nye oppdrag
Trykk på OK
Forbruk
Under Forbruk-fanen kan du:
Trykke på + Forbruksgruppe for å legge til flere grupper. Gi gruppen et navn, for eksempel Tilleggsarbeid, og sett en status. Du kan også aktivere varebestilling til gruppen.
Forbruksgruppen Ugruppert forbruk ligger på alle oppdrag. Du kan endre navn på den ved å trykke på blyanten.
Legge til fast forbruk som Oppmøte, Servicebil eller Fakturagebyr i både ugruppert og gruppert forbruk.
Merk! Det er ikke mulig å legge til timer i oppdragsmal, da dette vil gi feil fremstilling i timerapportene.
Ordre
Under Ordre kan du forhåndsopprette en tom ordre uten ordrelinjer.
Dokumentasjon
Dokumentasjon-fanen gir deg den samme dokumentvisningen som ellers i Drifti, med søk, filter, mapper, forhåndsvisning og papirkurv.
Slik legger du inn dokumentasjon i malen:
Trykk på Legg til og velg dokumenter, skjemaer, filer eller risikovurderinger fra bedriftsdokumentasjonen
Du kan også laste opp filer eller opprette nye dokumenter direkte i malen
Organiser med mapper – trykk på Ny mappe for å opprette en
Når du oppretter et oppdrag fra malen, får oppdraget:
Egne kopier av dokumenter, filer og risikovurderinger
Nye, tomme utfyllinger av skjemaer
Oppdragsinformasjon
Under Oversikt-fanen setter du status for oppdraget og legger til merkelapper. Avslutt ved å trykke på Lagre.
Ønsker du å endre navn på en mal, slette den eller sette den som standard i etterkant, trykker du på de tre prikkene oppe til høyre.
Hvordan benytte en oppdragsmal
Etter at du har opprettet en oppdragsmal, velger du den fra nedtrekksmenyen når du oppretter et nytt oppdrag.
Hvordan sette en oppdragsmal som standard
Gå til Bedrift > Maler > Oppdragsmaler og trykk på stjernen til venstre for malen du vil bruke som standard. Du kan også gjøre dette inne i malen ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre.