Hvordan fungerer automatisk forbruksføring i Drifti, og hvordan kan problemer feilsøkes?
I Drifti kan du få varer fra en leverandørfaktura automatisk ført som medgått på dine ordre. For å sikre at automatisk forbruksføring i Drifti fungerer korrekt, er det viktig å forstå hvordan systemet kobler varekjøp til oppdrag, samt å vite hvilke tiltak som må gjøres ved feil. Denne guiden gir en oversikt over hvordan funksjonaliteten opererer, hva som er nødvendig for at det skal fungere, og hvordan vanlige problemer kan løses.
Dette forutsetter at bestillingen er merket med oppdragsnummer eller ordrenummer enten ved bestilling/henting av varer, eller ved å knytte bestilling mot et oppdrag/ordre i etterkant.
Hva er automatisk forbruksføring?
Automatisk forbruksføring gjør det mulig å koble varekjøp fra leverandører direkte til spesifikke oppdrag i Drifti. Når funksjonen fungerer som den skal, føres materialkostnader automatisk som forbruk på oppdragene, noe som sparer tid og reduserer manuelt arbeid.
Slik aktiverer du automatisk forbruksføring
For å aktivere automatisk kostnadsføring går du til Innstillinger i sidemenyen og velger Timer og materiell. Til høyre i bildet trykker du på Automatisk forbruksføring og funksjonen vil være skrudd på for alle fremtidige leverandørfakturaer.
For at automatisk forbruksføring skal fungere som det skal, må følgende kriterier være oppfylt:
Korrekt merking av ordre ved bestilling: Når du bestiller varer fra en grossist, må ordren merkes med oppdragsnummeret (eller bestillingsnummer i en forbruksgruppe) fra Drifti. Dersom en ordre ikke er merket eller er merket feil, kan du manuelt knytte den til oppdraget i etterkant. Varene vil da bli ført som forbruk på det aktuelle oppdraget.
Aktivert integrasjon for leverandørordrer og fakturaer: Integrasjonen for innlesing av leverandørordrer og fakturaer må være aktivert i systemet. Uten denne aktivasjonen vil ikke systemet kunne hente inn data automatisk eller koble varekjøp til oppdrag.
Feilsøking av vanlige problemer
Selv om automatisk forbruksføring er aktivert, kan det oppstå problemer. Her er noen vanlige årsaker og løsninger:
Umerket eller feilmerket ordre: Hvis varene ikke er koblet til et oppdrag, er det sannsynligvis fordi ordren ikke ble merket korrekt. Dette kan løses ved å finne ordren i Drifti og manuelt knytte den til riktig oppdrag.
Inaktiv leverandørintegrasjon: Kontrollér om funksjonen for integrasjon av leverandørordrer og fakturaer er aktivert i systeminnstillingene. Hvis denne ikke er aktiv, må du aktivere funksjonen og sikre at fremtidige ordre blir riktig behandlet.
Ønsker du å skru av din automatiske forbruksføring?
Ønsker du å skru av din automatiske forbruksføring?
Ved å skru av din automatiske forbruksføring, vil du fremover måtte knytte materiell manuelt fra leverandørfaktura/ordrebekreftelse til en ordre.
Trykk på Automatisk kostnadsføring for å skru av automatikken.
Vi anbefaler likevel at du velger å beholde leverandørfaktura som standardvalg for kostnadskilde. Årsaken til dette er at ordrebekreftelser kun er nettopp dét, en bekreftelse på mottatt bestilling. Denne tar ikke stilling til om varen må bestilles eller om varen i det hele tatt kan fremskaffes. Noen leverandører har også kun bruttopriser på sine ordrebekreftelser, noe som vil gi deg feil i kostnadsbildet på oppdraget.
