¡Comencemos!
Como primer paso vamos a posicionarnos en el Modulo de BASE DE DATOS>Importar Productos, haz clic en "Nueva Importacion".
Luego selecciona "Productos"
Al acceder a esta sección, podrás descargar el archivo de Excel. Es importante destacar que el archivo que desees cargar debe estar en formato Excel 97-2003. Por lo tanto, si estabas utilizando otra versión de Excel antes de comenzar a utilizar este sistema, no podrás cargar el archivo directamente en Dux. En su lugar, deberás copiar y pegar los datos desde tu archivo anterior al archivo de Excel de Dux, y luego cargarlo. Es esencial seguir este proceso para asegurarnos de que el formato del archivo sea compatible con el software Dux.
Los campos pueden ser completados tanto en minúsculas como en mayúsculas, con o sin tildes. Sin embargo, una vez generado el producto, este se creará en mayúsculas y sin tildes.
Informacion a ingresar
Código producto (campo obligatorio a completar): aquí ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico,alfanumérico con signos de puntuacion, tiene un máximo de 100 caracteres.
El código es único, por lo tanto una vez cargado no podrás modificarlo, ni eliminarlo definitivamente .Únicamente tendrás la opción de deshabilitarlo de forma temporal o permanente (haz clic aqui).
Código de barra: código que se puede cargar para luego imprimir etiquetas con el sistema, o para facilitar la carga de productos en la facturación.
Producto(campo obligatorio a completar): aquí ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio. Este nombre es el que saldrá en las facturas que generes.
Porcentaje de IVA (campo obligatorio a completar): ingresa la alícuota de IVA del producto. Los valores posibles son: 0%, 2.5%, 10.5%, 21% y 27%. Si no se completa el campo, se tomará por defecto el valor de IVA 0%. Es importante agregarlo para facturar tal IVA correspondiente luego.
🚨 Para aquellos registrados como "Responsables Inscriptos", es obligatorio elegir un valor de IVA distinto de '0%' para cada producto si se desea facturar con IVA. De lo contrario, los productos se facturarán como "Exentos"🚨
Stock Mínimo: Cantidad que siempre debemos tener siempre de stock (en caso de no agregar nada, el sistema pone por defecto "0").
Stock Ideal: Cantidad recomendada de productos para tener en existencia.
En ambos campos(Stock Ideal y Stock Minimo) si tienen varios depositos y lo cargan en el excel tomará la misma cantidad para todos los depósitos, en caso de que deseen distinto stock para cada depósito deberán cambiarlo manualmente buscando el producto en el sistema.
Stock Disponible: Cantidad de productos que están listos para ser vendidos.
Rubro: aquí vamos a definir el nombre del rubro, es útil para poder clasificar por categorías o en familias de productos. Por ejemplo Accesorios.
Sub rubro: aquí vamos a definir el nombre del sub rubro, es útil para dividir los rubros en familias. Por ejemplo: dentro del rubro Accesorios podemos tener los sub rubros Accesorios acero, Billeteras, etc. (en caso de que no existan en el sistema se crean automáticamente al importar).
Proveedor: aquí debemos definir el nombre del proveedor quien nos vende la mercadería. Recordar que tiene que estar cargado previamente en el sistema, ingresando a Base de datos > proveedores.
Unidad medida(campo obligatorio a completar): unidad en que se mide el producto, por ejemplo kilos,gramos,litros etc. Si el campo no es completo por defecto tomara Unidad (corresponde a un producto) . Recuerda que tiene que estar cargado previamente en el sistema, ingresando a Configuración>Producto>Unidad de medida.
Acepta stock negativo(campo obligatorio a completar): en caso de marcarlo, si no tienes existencia el sistema te permite facturar y que el stock quede negativo. Los valores posibles son S (en caso que el producto acepte stock negativo), N (en caso que el producto no acepte stock negativo).
Stockeable(campo obligatorio a completar): define si el sistema controla la cantidad de stock del producto. Los valores posibles son S, N. (Si no se carga el sistema toma N por defecto).
Costo: sería el costo al que compramos el producto al proveedor, recordar que el costo siempre va sin IVA.
Marca: aquí debes ingresar el nombre de la marca del producto (en caso de que no existan en el sistema se crean automáticamente al importar).
Moneda(campo obligatorio a completar): moneda en que se expresa el costo de compra. Los valores posibles son Pesos o Dolares (si no se carga el sistema toma la moneda Pesos por defecto).
Utiliza Variantes: aquí deberas definir si el producto va a manejar talles y colores. Los valores posibles son S, N (si no se carga el sistema toma N por defecto).
En el caso de que haber colocado la opcion "S", tendrás la posibilidad de ingresar las diferentes variantes de los productos que desees a través de un segundo archivo de Excel, en la opcion "Talle y Color" (haz clic aquí).
Tipo de productos: los valores posibles son;
Simple: se utiliza cuando el producto es único, su stock depende de si mismo, corresponde a una unidad.corresponde a una unidad.
Combo : es un producto compuesto, su stock y costo de compra dependera de los componentes que lo conforman. Por ejemplo: generamos 2 productos simples, gaseosa1L costo de compra 500$, lata de gaseosa 500cc costo de compra 320$, deseamos agruparlos en un combo para generar una promocion (1unidad de c/u),se debe generar un tercer producto, de tipo combo, "Promocion verano" en donde se ingresaran ambos productos simples como componentes, como resultado el costo de compra del ultimo sera de 820$. En cuanto del stock del combo,dependera de la cantidad de unidades que hayamos cargado previamente de los productos simples,si tenemos 20u de c/u,tendremos 20 combos.
De produccion: es un producto compuesto, donde el costo del producto final depende de los componentes que lo conforman, mientras que el stock es indipendiente entre ellos.
Por ejemplo, la industria textil utiliza hilos, tela, estampado(materias primas) para llegar al producto final "Remera",este tipo de producto nos permite tener el control por separado del stock de ambos. Cuando se realiza un ingreso de stock del producto final(remera), automaticamente se descontaran las unidades de los componentes cargados previamente en el (materias primas), ya que el sistema registra que se "fabrico" el producto final.
Los productos compuestos (combo y de produccion) NO pueden tener componentes compuestos y/o componentes con variantes, solo pueden ser simples sin variantes.
Podras ingresar sus componentes mediante un segundo excel, en la opcion "Compuesto"(haz clic aqui).
Descripción: observaciones internas del producto que no se veran reflejadas en el comprobante a emitir.
Fecha de vencimiento: dato adicional que sirve para clasificar por fecha de vencimiento, es solo a modo informativo para el usuario.
Código externo: se utiliza cuando el proveedor maneja un código diferente al nuestro.
Trazable: los valores posibles son S / N, al marcarlo podremos agregar números de serie por cada producto.
Número de trazable: añadir cada número de serie separado por comas.
Disponible para (campo obligatorio a completar): aquí se coloca si queremos que el producto esté disponible para las funcionalidades de VENTAS o COMPRAS y en el caso de ambos colocaremos TODOS, para habilitarlo en todas las funciones de la plataforma.
Habilitado(campo obligatorio a completar): si está habilitado para todas las funcionalidades del sistema. Los valores posibles son S, N.
Indica Ctd Bultos: sirve para que al facturar, el usuario pueda ingresar, además de la cantidad que se va a vender, cuantos bultos corresponden a esa cantidad. Los valores posibles son S, N (si no se carga el sistema toma N por defecto).
Unidades por Bulto: es a modo informativo para calcular la cantidad de unidades de un producto que van a entrar en cada bulto. Por ejemplo, cuántas botellas van a entrar en un determinado pack.
Proceso carga de archivo Excel
Una vez que completamos todos los campos del excel, vamos a proceder a subir el archivo excel al sistema.
1. En el centro hace click en el botón de seleccionar, donde podrás buscar el archivo Excel.-Recuerda guardar el archivo con formato Libro Excel 97-2003.
2. Una vez ya cargado el archivo excel, le haces click en siguiente y nos muestra la tabla con la Cabecera archivo que son las columnas que previamente definimos en el Excel, las cuales deben coincidir con la columna de Campo. Tendrás que seleccionar en la primera columna con un tilde los datos que vamos a importar.
-Luego hace click en el centro y presiona la opción Siguiente.
3. Una vez dado a siguiente te va a pedir si le quieres asignar un nombre a la importación y un correo electrónico para que te llegue un aviso al mail cuando se finalizó el proceso y si se subió todas las filas correctamente.
Por último se nos va a presentar un cuadro con el historial de todas importaciones que hemos hecho.
En el caso de que el archivo excel que intentamos subir se haya subido con algún error, en la columna errores de nuestro cuadro nos figura la cantidad de errores.
Para visualizar los errores, será necesario hacer clic sobre el icono de la nube azul para descargarlo, y luego visualizar los errores que deben corregirse. El procedimiento será entonces corregir los errores identificados en el primer archivo Excel donde se completaron los datos para crear clientes con la ayuda del archivo de errores, y posteriormente volver a importarlo al sistema.
Información importante:
Si necesitas realizar modificaciones del nombre de producto, rubro, costo de compra, etc. Debes cargar el mismo arhivo Excel con el código del producto y el dato a actualizar. De está manera podrás pisar la información las veces que sea necesario.
Posibles errores que pueden llegar a haber en el excel.
Que el excel tenga errores implica que los productos no se van a subir hasta que corrijan esos errores. Para evitar esos posibles errores frecuentes:
El Proveedor no existe: Si el proveedor no fue creado anteriormente ya sea de forma manual o a través del excel correspondiente en ese caso no colocar nada. Ya que cuando queramos cargar el excel nos dirá que el proveedor no existe.
El código de ítem está duplicado: En este caso sucede que el código del producto está repetido. Y como se mencionó anteriormente no puede haber código duplicado.
La Unidad de medida no existe: Ocurre lo mismo que en el caso de proveedores, si no hemos creado previamente la unidad de medida que necesitamos, el error va a ser que la unidad de medida no existe. Para crear las unidades de medida, podras hacerlo ingresando a Configuración>Producto>Unidad de medida.
La Moneda no existe: Si no hemos creado previamente otra moneda que no sea PESOS que trae por defecto el sistema, el error va a ser que la unidad de medida no existe. Para agregarla,podras hacerlo por el siguiente tutorial.
El porcentaje de iva ingresado no existe: los valores posibles son: 0 - 2,5 - 10,5 - 21 - 27 (si no se carga ninguno el sistema toma "21" por defecto).
¡Importante!
Los formatos son sin ningún carácter especial por ejemplo: $, %. Recuerda que siempre usamos comas como separador de decimales.
Descargar base de datos de productos
Esta función te será útil si deseas descargar fácilmente la información de los productos creados ya sea de forma masiva o manualmente.
Dirigite a BASE DE DATOS>Productos .Primero elige que datos deseas que figuren en el archivo Excel, personalizandolo mediante las columnas dinamicas,donde al hacer clic en el boton marcado, tendras en el apartado derecho las columnas a seleccionar para que figuren en la descarga, mientras que a la izquierda podras ordenarla de acuerdo a tus preferencias.
Luego,podras iniciar la descarga, al seleccionar el boton "Acciones", haz clic en "Exportar".
Al descargarlo, también podrás utilizarlo para ingresar modificaciones en varios campos a la vez, excepto el CODIGO, ya que es el único campo que no se puede alterar. Los demás campos pueden ser sobrescritos.
En caso de que realices alguna modificación en los datos del producto, como el costo de compra, el código de barras, etc, podrás luego seleccionar este archivo Excel en la sección "BASE DE DATOS > Importar datos > Productos", por ultimo haz clic en "Siguiente"
Deberás tildar aquellos campos donde hayas ingresado modificaciones, siendo obligatorio el campo CODIGO. Será en este campo donde se registrarán dichos cambios.
Por ultimo, ingresar un correo electronico en donde sera notificado, para finalizar la importacion.
Podes escribirnos a soporte@duxsoftware.com.ar si tiene inquietudes sobre este u otras funcionalidades. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.