En esta guía, te mostraremos cómo crear tus productos a través de Excel.
Esta función te va a servir para subir tus productos al sistema, de manera masiva.
Haciendo click en el print de pantalla, podrás ver la imagen mas grande.
El archivo puede pesar 3MB como máximo.
Si deseas vincular Dux con tiendas ecommerce y aún no has creado tus productos, te recomendamos comenzar con el procedimiento de Integración de Tienda Ecommerce.
-DESCARGAR EXCEL
Ir a base de datos > importar datos, y vamos a hacer click en nueva importación.
Vamos a seleccionar la opción de productos y haremos click en siguiente.
Desde este apartado, vamos a descargar el archivo
🚨IMPORTANTE🚨
Es requisito obligatorio que el archivo debe estar en formato Excel 97-2003. En caso de que tu Excel tenga otro formato, no vas a poder a utilizar ese para subir, debes copiar la información del mismo y copiarla.
-CARGA DE INFORMACIÓN
Los campos con (*) son obligatorios.
Los campos pueden ser completados tanto en minúsculas como en mayúsculas, con o sin tildes. Sin embargo, una vez generado el producto, este se creará en mayúsculas y sin tildes.
🚨El Excel no debe contener formulas o símbolos (%, $), los decimales se separan con coma🚨
CÓDIGO (*): acá vas a poner el código con el que vas a identificar a tu producto/servicio, que puede ser numérico o alfanumérico. Puede tener puntos, guiones y/o barras. Puede tener un máximo de 100 caracteres.
A tener en cuenta
El código es único e irrepetible, es decir no podes tener dos o mas productos con el mismo código. Una vez cargado no es posible editarlo o eliminarlo, en caso de que no quieras tenerlo mas podes deshabilitarlo para que no te aparezca en la base:
COD BARRA: podrás cargar un código de barra, además podes añadir múltiples códigos de barra separando con comas cada uno.
>Podes tener mas de un producto con el mismo código de barras, y al momento de buscar por ese código de barras te va a traer todos los productos que lo tengan.
PRODUCTO (*): acá vas a ingresar el nombre que identifique tu producto/servicio. Este nombre es el que saldrá en los comprobantes que generes.
PORCENTAJE IVA (*): acá vas a poder configurar el IVA de tu producto, que será el que el sistema tomará luego para facturar.
Las opciones disponibles son:
*0%
*10,5%
*21%
*27%
🚨
>Si sos responsable inscripto el IVA de tus productos debe estar configurado con el 21%. Si no tus facturas se van a generar sin IVA.
>Si sos monotributista, tus productos deben tener IVA 0%.
STOCK MINIMO: Cantidad que siempre debemos tener siempre de stock (en caso de no agregar nada, el sistema pone por defecto "0").
STOCK IDEAL: Cantidad recomendada de productos para tener en existencia.
Si usamos mas de un deposito, la cantidad que coloquemos en estos dos campos (stock ideal-stock mínimo) se va a configurar para todos las mismas.
Si queremos manejar diferentes, debemos hacerlo manualmente desde dentro del producto.
CANTIDAD DISPONIBLE/STOCK REAL: Cantidad de unidades que tenes en stock de un producto.
RUBRO: aquí vamos a definir el nombre del rubro que tenga nuestro producto, es útil para poder clasificar por categorías o en familias de productos. Por ejemplo: Accesorios.
SUB RUBRO: aquí vamos a definir el nombre del sub rubro, es útil para dividir los rubros en familias. Por ejemplo: dentro del rubro Accesorios podemos tener los sub rubros Accesorios acero, Billeteras, etc. (en caso de que no existan en el sistema se crean automáticamente al importar).
PROVEEDOR: aquí debemos definir el nombre del proveedor quien nos vende la mercadería. Recorda que tiene que estar cargado previamente en el sistema, ingresando a Base de datos > proveedores.
>La celda debe completarse con lo configurado como APELLIDO RAZON SOCIAL en el proveedor.
UNIDAD MEDIDA: unidad en que se mide el producto, por ejemplo kilos, gramos, litros etc. Si el campo no es completo por defecto tomara Unidad (corresponde a un producto) . Recuerda que tiene que estar cargado previamente en el sistema, ingresando a Configuración>Producto>Unidad de medida.
ACEPTA STOCK NEGATIVO: en caso de marcarlo, si no tienes existencia el sistema te permite facturar y que el stock quede negativo. Los valores disponibles son:
*S o SI: en caso que el producto si acepte.
*N o NO: en caso que el producto no acepte.
STOCKEABLE: define si el sistema controla la cantidad de stock del producto. Los valores disponibles son:
*S o SI: en caso que maneje stock.
*N o NO: en caso que no maneje stock.
>En caso de no completar la celda, por defecto se va a subir como NO.
>Para los servicios, debe estar sin configurar esta opción.
COSTO: sería el costo al que compramos el producto al proveedor, recordar que el costo siempre va sin IVA.
IMPUESTO INTERNO: corresponde a un monto fijo que se trasladará al Precio de Venta (lista de precio), ya sea con o sin IVA. No afectará al costo de compra ni a ningún otro ítem. Por ejemplo: el impuesto interno en los cigarrillos. El impuesto no es afectado por el IVA, este se va a calcular sobre el precio de venta.
Para incluirlo, deberás habilitar la función en Configuración > General > Empresa > Configuración Avanzada, tildar la opción "Utiliza impuesto interno" y guardar cambios. Podrás obtener mas información sobre esta función, en la siguiente guía Carga Impuesto Interno a tus productos.
MARCA: aquí debes ingresar el nombre de la marca del producto (en caso de que no existan en el sistema se crean automáticamente al importar).
MONEDA: moneda en que se expresa el costo de compra. Los valores posibles son Pesos o Dólares. Si no se completa el apartado, por defecto toma PESOS.
UTILIZA VARIANTES: aquí deberás definir si el producto va a manejar variantes de talles y colores. Los valores posibles son S, N (si no se carga el sistema toma N por defecto).
En el caso de que haber colocado la opción "S", tendrás la posibilidad de ingresar las diferentes variantes de los productos que desees a través de un segundo archivo de Excel, en la opción Importar variantes de talles y colores.
Tipo de productos: los valores posibles son;
Simple: se utiliza cuando el producto es único, su stock depende de si mismo, corresponde a una unidad. Por ejemplo: un mate o un termo.
Combo : se compone por 1 o más productos simples. Su stock y su costo de compra se calculan en base a los datos de los productos que lo compongan. Por ejemplo: combo mate + termo / combo de 2 mates. Para mas información sobre este tipo de productos, podes acceder a la siguiente guía: Importar Componentes de Productos Compuestos.
De producción: son productos que fabricamos nosotros, los cuales manejan una especie de receta o proceso, compuesta por productos simples. Por ejemplo, el pan sería el producto de producción y los componentes serían los productos simples como harina, levadura y agua. Para mas información sobre este tipo de producto, podes acceder a la siguiente guía: Funcionamiento de un Producto de Producción.
Los productos combos no pueden tener como componente un producto con variantes, deben ser productos simples.
DESCRIPCIÓN: observaciones internas del producto que no se verán reflejadas en el comprobante a emitir.
FECHA DE VENCIMIENTO: dato adicional que sirve para clasificar por fecha de vencimiento, es solo a modo informativo para el usuario. No genera alertas de vencimiento.
CÓDIGO EXTERNO: se utiliza cuando el proveedor maneja un código diferente al nuestro y queremos dejarlo registrado también.
TRAZABLE: los valores posibles son S / N, al marcarlo podremos agregar números de serie por cada producto. Se utiliza sobre todo para productos como celulares o computadoras.
NÚMERO TRAZABLE: añadir cada número de serie separado por comas.
DISPONIBLE PARA: aquí se coloca si queremos que el producto esté disponible para las funcionalidades de VENTAS o COMPRAS y en el caso de ambos colocaremos TODOS, para habilitarlo en todas las funciones de la plataforma.
HABILITADO: si está habilitado para todas las funcionalidades del sistema. Los valores posibles son S/SI, N/NO.
INDICA CTD BULTO: acá podrás configurar, a modo informativo, si el producto va a manejar bulto o no. Las cantidades seguirás siendo manejadas a través de stock.
UNIDADES POR BULTO: es a modo informativo para calcular la cantidad de unidades de un producto que van a entrar en cada bulto. Por ejemplo, cuántas botellas van a entrar en un determinado pack.
-IMPORTAR ARCHIVO
Una vez que completamos todos los campos del Excel, vamos a proceder a subir el archivo Excel al sistema.
>SUBIR EL EXCEL
Desde la pantalla del importador, vamos a seleccionar el archivo que acabamos de completar y hacer click en SIGUIENTE.
Una vez ya cargado el archivo Excel, le haces click en siguiente y nos muestra la tabla con la Cabecera archivo que son las columnas que previamente definimos en el Excel, las cuales deben coincidir con la columna de Campo. Tendrás que seleccionar en la primera columna con un tilde los datos que vamos a importar.
Luego hace click en siguiente.
Una vez dado a siguiente te va a pedir si le quieres asignar un nombre a la importación y un correo electrónico para que te llegue un aviso al mail cuando se finalizó el proceso y si se subió todas las filas correctamente.
Por último se nos va a presentar un cuadro con el historial de todas importaciones que hemos hecho.
En el caso de que el archivo Excel que intentamos subir se haya subido con algún error, en la columna errores de nuestro cuadro nos figura la cantidad de errores.
>El archivo de errores, se envía al mail puesto en el paso 3 y podrás descargarlo. Si no, también, podrás descargarlo haciendo click en la nubecita, como en la imagen anterior.>Podrás corregir los errores que te haya dado, y volver a subir el archivo para que esos productos puedan crearse en sistema.
>POSIBLES ERRORES
En este apartado, veremos los posibles errores que nos puede dar la importación.
EL PROVEEDOR NO EXISTE: si el archivo nos arroja este error, puede ser porque:
-El proveedor no fue cargado previamente en el sistema.
-No se completo el apartado con la información de APELLIDO RAZON SOCIAL del proveedor. Por ejemplo: si en sistema el proveedor tiene como apellido razón social "DUX SOFTWARE" y en el Excel solo completamos con "DUX" o con otro nombre, nos va a arrojar error porque la información no coincide.
EL CÓDIGO DE ITEM ESTA DUPLICADO: este error puede darse, porque en el Excel hay 2 o mas productos cargados con el mismo código de producto, y como mencionamos anteriormente, el código es único.
LA UNIDAD DE MEDIDA NO EXISTE: nos va a arrojar este error, si no hemos creado previamente la unidad de medida que necesitamos. Para crear las unidades de medida, podrás hacerlo ingresando a Configuración>Producto>Unidad de medida.
LA MONEDA NO EXISTE: nos va a arrojar este error, si no hemos agregado previamente otra moneda que no sea PESOS (que trae por defecto el sistema). Para agregarla, podrás hacerlo con el siguiente tutorial.
EL PORCENTAJE DE IVA INGRESADO NO EXISTE: los valores posibles son: 0 - 2,5 - 10,5 - 21 - 27, si colocamos otro valor distinto a uno de estos, nos va a arrojar este error.
Los productos que hayan dado error, no se crearan en sistema hasta que no se corrija el error y se suba nuevamente el archivo.
-EXPORTAR BASE DE DATOS
Con esta opción, podrás descargar la información de tus productos en una planilla Excel.
Ir a base de datos > productos, podrás editar las columnas que quieras tener en la exportación y filtrar por determinada información, en caso que no necesitemos descargar todos los productos.
>Desde el botón de columnas dinámicas (marcado con una flecha en la imagen), podrás elegir que columnas mostrar y en que orden hacerlo.
Luego, haremos click en ACCIONES > EXPORTAR.
Y ¡listo! Tendrás descargada la base de tus productos.
Podes escribir a nuestra mesa de ayuda si tienes inquietudes sobre esta u otras funcionalidades, y acceder a los recursos de aprendizaje disponibles: