Ao conciliar uma Nota Fiscal de Entrada, o Demetra atualiza o estoque e o financeiro com base nas informações da nota. Os produtos podem ser vinculados aos itens já cadastrados ou, caso ainda não existam, você pode criar novos produtos durante a conciliação.
Com isso, você consegue também manter o estoque sempre atualizado, registrar as compras no financeiro e reduzir a necessidade de lançamentos manuais. Assim, fica mais fácil acompanhar as entradas de produtos e manter a gestão da propriedade organizada.
Temos também um artigo que ensina como importar Notas Fiscais de Entrada para o sistema, apresentando as diferentes formas de importação disponíveis. Para acessá-lo, clique no botão abaixo.
Para conciliar uma Nota Fiscal de Entrada, primeiro acesse o módulo Notas Fiscais no menu lateral esquerdo e clique em Entrada.
Ao abrir a página, serão exibidas as notas pendentes de conciliação, além dos filtros para localizar as notas já importadas. Caso necessário, também é possível arquivar uma nota para organizá-la.
Clique sobre a nota que deseja conciliar. Será aberta uma tela com todas as informações importadas da nota fiscal, como fornecedor, número, série, chave de acesso, produtos e demais dados.
Na seção Parcelas, serão exibidas as parcelas da nota, cada uma com seu valor e data de vencimento. Caso a nota não possua parcelamento, será apresentada apenas uma parcela com o valor total.
Se necessário, clique em Regenerar Conjunto para editar as parcelas. Você poderá alterar os valores e as datas de vencimento, além de adicionar ou excluir parcelas. Ao finalizar, a soma de todas as parcelas deve ser igual ao valor total da nota fiscal.
Ao arquivar uma nota, ela não será excluída do sistema, apenas será movida para a aba Arquivadas.
Se desejar restaurá-la, acesse a aba Arquivadas, localize a nota, clique no menu de três pontos e selecione Desarquivar. A nota voltará para a mesma situação em que estava antes de ser arquivada.
Conciliando o estoque
Dentro da página da nota, clique no botão verde Conciliar, localizado no canto superior direito.Você será direcionado para a tela de Conciliação de Itens, onde será possível relacionar os produtos da nota fiscal com os produtos cadastrados no Demetra e definir a unidade de conversão quando necessário.
Nesta tela, os itens estarão divididos em duas partes:
Lado esquerdo: produtos que vieram na Nota Fiscal de Entrada (informações do XML).
Lado direito: produtos correspondentes cadastrados no Demetra, ou seja, os itens já existentes no seu estoque.
O sistema irá sugerir automaticamente produtos que podem estar relacionados. Caso a sugestão esteja correta, basta selecioná-la.
Se o produto correto não aparecer na sugestão, você pode pesquisar pelo nome, código ou nome alternativo do produto.
Caso seja um produto novo que ainda não está cadastrado no Demetra, clique em Registrar novo Produto. Após o cadastro, o produto ficará automaticamente selecionado para a conciliação.
Após selecionar o produto correspondente, a sinalização que estava em laranja ficará verde, indicando que o item foi conciliado corretamente. Nesse momento, será exibido o campo Fator de Conversão para configurar a relação entre a unidade da nota e a unidade utilizada no Demetra.
O Fator de Conversão ajuda o sistema a entender como o produto foi comprado e como ele deve ser registrado no estoque.
Exemplo: se um produto é comprado em uma embalagem com 5 unidades, mas o estoque é controlado por unidade, informe no fator de conversão que 1 embalagem desse produto equivale a 5 unidades. Essa informação poderá ser utilizada automaticamente nas próximas compras do mesmo produto e fornecedor.
Durante a conciliação, também estão disponíveis algumas opções:
Não estocável: utilize quando o produto não deve gerar movimentação no estoque.
Recebido sem custo: utilize quando deseja registrar o recebimento do produto, mas sem atualizar o valor no financeiro.
Após realizar a conciliação de todos os itens da nota, clique em Salvar, no canto inferior direito, para finalizar o processo.
Lançando o estoque e o financeiro
Após salvar a conciliação, a nota terá o status alterado e ficará disponível na aba Conciliadas. Neste momento, os produtos ainda não serão adicionados ao estoque e os valores ainda não serão lançados no financeiro.
Para realizar esses lançamentos, abra novamente a nota conciliada. Caso a nota tenha sido conciliada recentemente, o sistema também irá direcionar automaticamente para essa tela após o salvamento da conciliação.
Para finalizar o processo e atualizar o estoque e o financeiro, clique no botão Lançar, localizado no canto superior direito.
Após realizar o lançamento, a nota ficará disponível na aba Lançadas.
Nessa etapa, será possível acessar as informações da nota, baixar a DANFE e o arquivo XML, além de realizar o arquivamento quando necessário.
Atenção: Ao arquivar uma nota que já foi lançada, as movimentações geradas no Estoque e no Financeiro serão estornadas automaticamente.