Kontakte
Kontakte sind Ansprechpartner, die einem Kunden zugeordnet sind. Sie speichern Kommunikationsdaten — E-Mail, Telefon, Mobilnummer — und dienen als erreichbare Person im Vertrieb und in der Kundenbetreuung.
Jeder Kontakt erhält eine interne Referenz-Nummer (Format CT-YYYY-NNNN) und gehört immer genau einem Kunden. Ohne gepflegte Kontakte fehlen in Exporten und der organisationsweiten Kontaktliste die Ansprechpartner-Informationen.
Wo finde ich Kontakte?
Ort | Zweck |
Kundendetailansicht → Sidebar → Kontakte | Kontakte anlegen, bearbeiten und löschen |
CRM → Kontakte | Organisationsweite Übersicht aller Kontakte (nur Anzeige) |
Neue Kontakte legen Sie immer in der Kundendetailansicht an — die Liste unter CRM → Kontakte dient der übergreifenden Suche und Navigation, nicht dem Anlegen oder Bearbeiten.
In CRM → Kontakte können Sie nach Name, Position, E-Mail und Telefon suchen, nach Kunde und Erstellt sortieren und zwischen 10, 25 oder 50 Einträgen pro Seite wählen (Standard: 25). Die Spalte Kunde verlinkt zur Kundendetailansicht.
Felder
Feld | Pflicht |
Anrede | Ja (Herr / Frau / Divers) |
Nachname | Ja |
Vorname | Nein |
Position | Nein |
E-Mail, Telefon, Mobilnummer, Geburtsdatum | Nein |
Telefon und Mobilnummer erwarten das internationale Format E.164 (z. B. +4989123456).
Hinweis
Beim Anlegen eines Gewerbekunden mit aktivierter Option Kontakt zum Kunden anlegen sind Anrede, Nachname und Vorname des Kontakts Pflicht — im separaten Dialog Kontakt anlegen ist Vorname optional.
Primärer Kontakt
Ein Kunde hat höchstens einen primären Kontakt. In der UI wird er mit dem Badge Primär gekennzeichnet und erscheint im Kundenexport in der Spalte Primärkontakt.
Regel | Verhalten |
Erster Kontakt | Wird automatisch primär — auch ohne aktivierte Checkbox |
Hauptkontakt wechseln | Als Hauptkontakt festlegen beim Bearbeiten — der bisherige primäre Kontakt verliert den Status |
Primär abwählen | Möglich — der Kunde kann danach keinen primären Kontakt mehr haben |
Sortierung | Primärer Kontakt steht immer an erster Stelle |
Hinweis
Im Formular heißt die Option Als Hauptkontakt festlegen; in Listen und Exporten erscheint der Badge Primär.
Privat vs. Gewerbe
Kundentyp | Kontakt-Anlage |
Privat | Automatisch beim Kunden anlegen; Personendaten in Stammdaten und primärer Kontakt sind verknüpft |
Gewerbe | Optional beim Anlegen (Kontakt zum Kunden anlegen) oder später über Kontakt hinzufügen |
Bei Privatkunden synchronisiert sich Geburtsdatum von den Stammdaten zum primären Kontakt. E-Mail und Telefon pflegen Sie am Kontakt — nicht in den Kundenstammdaten.
Anlegen, bearbeiten, löschen
Aktion | Vorgehen | Rückmeldung |
Anlegen | Sidebar Kontakte → + / Kontakt hinzufügen | Kontakt angelegt |
Bearbeiten | Kontaktkarte → Bearbeiten | Kontakt aktualisiert |
Löschen | Kontaktkarte → Löschen → bestätigen | Kontakt gelöscht |
Details zum Vorgehen: Kunde bearbeiten.
Das Löschen ist endgültig — es gibt keine Pflicht, mindestens einen Kontakt zu behalten. Nach dem Löschen des primären Kontakts wird kein anderer Kontakt automatisch zum Primärkontakt befördert.
Empfehlung
Bei Privatkunden den primären Kontakt nicht löschen, ohne die Stammdaten anzupassen — er ist mit den Personendaten des Kunden verknüpft.
Datensichtbarkeit
Rolle | Kontakte sichtbar |
Admin, Manager | Alle Kontakte der Organisation |
Nutzer | Nur Kontakte zugewiesener Kunden |
Gilt für die Kundendetailansicht und CRM → Kontakte gleichermaßen.
Typisches Szenario
Sie legen einen Gewerbekunden an, aktivieren Kontakt zum Kunden anlegen und erfassen den Einkaufsleiter als primären Kontakt. Später fügen Sie in der Sidebar einen zweiten Kontakt für die Buchhaltung hinzu. Für Vertragsfragen setzen Sie den Einkaufsleiter wieder per Als Hauptkontakt festlegen als primär.
Kontakte vs. Aktivitäten
Kontakte speichern Wer erreichbar ist. Aktivitäten protokollieren Was passiert ist (Anruf, E-Mail, Termin). Beides ergänzt sich in der Kundenbetreuung, erfüllt aber unterschiedliche Zwecke.
Häufige Fragen
Kann ich Kontakte in CRM → Kontakte bearbeiten?
Nein — dort sehen Sie nur die Übersicht. Bearbeiten Sie Kontakte in der Kundendetailansicht.
Was passiert beim Löschen des Kunden?
Alle zugehörigen Kontakte werden mitgelöscht.