Aktivitäten
Aktivitäten sind protokollierte CRM-Ereignisse am Kunden — Anrufe, E-Mails, Termine und Notizen. Sie dokumentieren, was bereits passiert ist oder gerade läuft, und bilden zusammen mit Aufgaben die Timeline im Tab Aktivitäten.
Nutzen Sie Aktivitäten für die lückenlose Kundenhistorie. Aufgaben eignen sich für offene To-dos mit Fälligkeit — beides erscheint in derselben Timeline, ist aber unterschiedlich strukturiert.
Aktivität vs. Aufgabe
| Aktivität | Aufgabe |
Zweck | Dokumentation vergangener oder laufender Kommunikation | To-do mit Fälligkeitsdatum |
Arten / Status | Anruf, E-Mail, Termin, Notiz | Offen, In Bearbeitung, Pausiert, Erledigt |
Bearbeitung | Dialog Aktivität hinzufügen/bearbeiten | Separater Aufgaben-Dialog |
Fälligkeit | Keine | Ja — erscheint auch in Dashboard-Agenda |
Dashboard | Kein Einfluss auf Agenda/Überfällig | Überfällige Aufgaben erscheinen im Dashboard |
Beide Datentypen werden in der Timeline nach Erstellungszeitpunkt chronologisch gemischt (neueste zuerst). Filtern Sie gezielt nach Aufgabe, wenn Sie nur offene To-dos sehen möchten.
Aktivitätsarten
Art | Verwendung |
Anruf | Telefonate dokumentieren — Ergebnis, Rückrufvereinbarung (Standard bei Neuanlage) |
E-Mail-Kontakt festhalten | |
Termin | Besprechungen und Vor-Ort-Termine |
Notiz | Freitext ohne Zuordnung zu einem Kanal — interne Hinweise |
Timeline im Tab Aktivitäten
Ort: Kundendetailansicht → Tab Aktivitäten (Standard-Tab beim Öffnen eines Kunden)
Suche und Filter
Funktion | Beschreibung |
Timeline suchen… | Durchsucht bei Aktivitäten Betreff und Notizen; bei Aufgaben Titel und Beschreibung |
Filter | Art (Alle / Anruf / E-Mail / Termin / Notiz / Aufgabe) und Datum (Beliebig / Heute / Letzte 7 Tage / Letzte 30 Tage / Benutzerdefiniert) |
Hinzufügen | Aktivität oder Aufgabe |
Klicken Sie auf Filter, wählen Sie Art und/oder Datum.
Bestätigen Sie mit Filter anwenden oder setzen Sie mit Zurücksetzen zurück.
Aktive Filter erscheinen als Chips. Ab zwei aktiven Filtern können Sie alle mit Alle löschen entfernen.
Eintragsdarstellung
Jeder Eintrag zeigt Icon nach Art, Betreff (oder Art-Label, wenn kein Betreff), Autor, Erstellungszeitpunkt und Notizen. Klicken Sie auf die Kopfzeile, um Notizen und Anhänge auf- oder zuzuklappen. Über Aktionen bearbeiten oder löschen Sie den Eintrag.
Die Timeline aktualisiert sich bei Änderungen anderer Teammitglieder in Echtzeit — neue Einträge erscheinen ohne manuelles Neuladen.
Pflichtfelder beim Anlegen
Feld | Pflicht | Limit |
Art | Ja | Anruf, E-Mail, Termin oder Notiz |
Notizen | Ja | Max. 5.000 Zeichen |
Betreff | Nein | Max. 200 Zeichen |
Der Autor wird automatisch auf den anlegenden Nutzer gesetzt. Die Sortierung in der Timeline folgt dem Erstellungszeitpunkt — eine spätere Bearbeitung ändert die Position nicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Aktivitäten bearbeiten.
Anhänge
Aktivitäten können optional Dateien enthalten: PDF, Word, Excel, PNG oder JPG, maximal 10 MB pro Datei. Anhänge eignen sich für Protokolle, Screenshots oder eingescannte Schreiben.
Hinweis
Anhänge an Aktivitäten sind getrennt von Dokumenten in der Kunden-Sidebar. Beim Löschen einer Aktivität werden ihre Anhänge mitentfernt.
Typisches Szenario
Nach einem Tarifgespräch legen Sie eine Aktivität Anruf mit den besprochenen Konditionen an und hängen das Angebots-PDF an. Parallel erstellen Sie eine Aufgabe mit Fälligkeit für den Rückruf in zwei Wochen. In der Timeline sehen beide Einträge; nur die Aufgabe erscheint überfällig im Dashboard, wenn die Frist verstreicht.
Zugriff und Berechtigungen
Rolle | Sicht |
Admin, Manager | Alle Aktivitäten sichtbarer Kunden der Organisation |
Nutzer | Nur Aktivitäten zugewiesener Kunden |
Jeder Nutzer mit Kundenzugriff kann alle Aktivitäten dieses Kunden bearbeiten und löschen — nicht nur eigene Einträge. Aufgaben haben eigene Bearbeitungsregeln (Ersteller, Zuständiger, Admin/Manager).
Leere Zustände
Situation | Meldung |
Keine Einträge (weder Aktivität noch Aufgabe) | Noch keine Aktivitäten |
Suche/Filter ohne Treffer | Keine passenden Einträge |
Häufige Fragen
Kann ich eine Aktivität nachträglich in eine Aufgabe umwandeln?
Nein — legen Sie bei Bedarf eine separate Aufgabe an. Die Typen bleiben getrennt.
Wo lege ich Aktivitäten an?
Im Tab Aktivitäten der Kundendetailansicht — es gibt kein separates CRM-Menü Aktivitäten. Aufgaben zusätzlich unter CRM → Aufgaben.
Was passiert beim Löschen des Kunden?
Alle zugehörigen Aktivitäten inklusive Anhänge werden mitgelöscht.