ERP Go ondersteunt Pay by Link met drie verschillende betalingsproviders voor verschillende geografische regio’s.

Voordat Pay by Link kan worden ingeschakeld, moet je een handel-account hebben bij één van de drie providers. Raadpleeg de onboardingpagina’s van de betalingsproviders voor meer details.

Wanneer je de relevante configuratie hebt ingesteld, kun je doorgaan met het gebruiken van deze functie.

Om je inloggegevens in te voeren bij je voorkeurbetalingsprovider, ga je naar:

Systeeminstellingen > Integraties

Hier zie je de providers die in jouw regio zijn ingeschakeld. Je kunt slechts één actieve betalingsprovider tegelijk hebben.

In dit voorbeeld gaan we CCV opzetten. Activeer eenvoudig de integratie en voer vervolgens jouw inloggegevens in, in dit geval jouw handels-wachtwoord.

Je kunt een betalingslink versturen voor:

Je kunt ook een terugbetaling verwerken voor:

Om een betalingslink te versturen, moet je klant één van de volgende instellingen ingeschakeld hebben:

Er moet ofwel "Contantklant" of "Kan betalingen aannemen" worden geselecteerd.

Wanneer je een betaling voor een order verwerkt, kun je een aanbetaling toevoegen – wanneer je een betaling verwerkt, doe je dit tegen een geboekte factuur, en de betalingen die tegen een order worden gedaan, worden automatisch toegewezen aan de oudste factuur eerst. Als er een koppeling is met een financieel systeem, worden de betalingen daar ook automatisch toegewezen aan de facturen.

De juiste betaalmethode is automatisch ingesteld vanwege de optie Standaard Betaalmethode op de betalingsintegratie. Als er meer dan één factuur aan een order gekoppeld is, kun je een betaling doen voor meerdere facturen.

Indien gewenst kun je een lager betalingsbedrag invoeren, maar het systeem zal standaard de volledige openstaande waarde van de facturen met betrekking tot de bestelling weergeven.

Wanneer je op Bevestigen klikt, wordt de betalingslink naar het e-mailadres van de klant op het account gestuurd. Je kunt in het tabblad betalingen van de bestelling zien dat de status "In afwachting van betaling" is.

Let op dat je een betalingslink die op “In afwachting van betaling” staat, kunt annuleren.

De klant ontvangt een e‑mail zoals hieronder weergegeven – deze bevat hun bedrijfsnaam, jouw bedrijfsnaam, het te betalen bedrag, samen met de betalingsreferentie (bijvoorbeeld het ordernummer of het factuurnummer en een unieke code).

De klant moet vervolgens op de knop “Betaling uitvoeren” klikken.

Zodra dat is gedaan, wordt de gehoste betaalpagina van de betreffende betaaldienstverlener geladen.

Wanneer de klant zijn kaartgegevens heeft ingevoerd en de betaling is voltooid, wordt hij doorgestuurd naar de volgende pagina.

Ze ontvangen ook automatisch een e-mail ter bevestiging van de betaling.

De betaling verschijnt daarna als ontvangen in het betalingsgeschiedenis‑scherm van ERP Go.

Betaling mislukt

Als het volgende bericht wordt weergegeven wanneer de klant op de link klikt, betekent dit dat de betaallink is geannuleerd in ERP Go of dat de betaallink is verlopen. In dat geval moet je de klant een nieuwe link sturen. Hetzelfde geldt wanneer een klantbetaling is geweigerd.

Dit wordt als volgt weergegeven in de sectie Betalingen van ERP Go:

Het terugbetalen van de aanbetaling

Je kunt de volledige aanbetaling of een deel ervan terugbetalen wanneer je een order verwerkt, net zoals je dat kunt bij het verwerken van betalingstransacties zonder Pay by Link te gebruiken.

Terugbetalen via een creditnota

Om een terugbetaling te verwerken op een factuur, moet er altijd een creditnota bestaan. De waarde van de creditnota mag lager zijn dan de oorspronkelijke factuur, maar je kunt nooit meer terugbetalen dan het totale bedrag aan creditnota’s dat aan de order is gekoppeld.

Dit betekent dat er eerst een creditnota moet worden aangemaakt voordat er een terugbetaling kan worden uitgevoerd. Hierdoor kun je alleen terugbetalingen doen wanneer er door een aangewezen gebruiker een creditnota is aangemaakt — je kunt de mogelijkheid om een creditnota aan te maken per rol uitschakelen.

Om de terugbetaling te verwerken, ga je naar het betalingsscherm, selecteer je Terugbetaling, en kies je je Pay by Link‑optie. Het systeem vult dan automatisch het bedrag in dat overeenkomt met de creditnota’s die aan de order zijn gekoppeld, of met de creditnota zelf wanneer je vanuit de creditnota rechtstreeks naar het betalingsscherm bent gegaan.

De terugbetaling wordt vervolgens uitgevoerd en het bedrag wordt rechtstreeks teruggestort op de rekening van de klant. De klant hoeft geen nieuwe betaalgegevens in te voeren — er is geen betaallink nodig.

De status van de betaling verandert naar Terugbetaald, zoals hieronder wordt weergegeven.

De terugbetalingen gaan altijd terug naar de kaart waarmee betaald is, en je kunt nooit meer terugbetalen dan oorspronkelijk is gefactureerd.

Je ziet op een order, factuur of creditnota een tabblad Betalingen.

Deze is alleen zichtbaar als je de rol‑privilege “Betalingstransacties” hebt ingeschakeld.

Je kunt deze pagina ook openen via het menu Financiën > Betalingstransacties.

Wanneer je hierop klikt, kom je op een detailpagina met alle transacties die via de betaalservice zijn verzonden. (Let op: dit is iets anders dan de betaaldetails die je bij orders in ERP Go ziet.)

Het is een diepere duik in het controletraject van elke betaling en wat ermee is gebeurd en wanneer. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit scherm regelmatig te controleren om te zien of je klant de betaallink heeft ontvangen en of deze is betaald. Dit helpt je om een order naar de volgende fase te brengen en bijvoorbeeld de goederen te verzenden.

Wanneer je dit scherm opent vanuit een order, factuur of creditnota, worden de zoekfilters automatisch vooraf ingevuld met de relevante gegevens.

Als je een van de vestigingen uitvouwt, kun je precies zien welke statuswijzigingen, datums en tijden bij elke betaling horen, waardoor volledige traceerbaarheid mogelijk is.