Er zijn vier hoofdmethoden om een factuur te genereren. ERP Go biedt flexibele facturatiemogelijkheden die verschillende scenario’s ondersteunen:

Orderfacturen kunnen worden uitgereikt voor artikelen op een bevestigde order zodra deze zijn geleverd, zowel volledig als gedeeltelijk. Facturatie is strikt gebaseerd op de levering van goederen. Dit betekent dat je op elk moment na de levering een factuur kunt genereren.

Let op: facturatie is alleen beschikbaar voor bevestigde orders. Offertes moeten eerst worden omgezet naar orders voordat je kunt factureren.

Om een orderfactuur aan te maken, ga naar de order en selecteer in de actielijst de optie Factureer order
​

Je krijgt vervolgens het volgende scherm te zien

Selecteer de factuurdatum en de datum tot waarop je wilt factureren, en kies vervolgens OK. Hiermee wordt een factuur gegenereerd die je kunt afdrukken of e‑mailen naar de klant.

Let op: het veld Omschrijving is alleen bedoeld voor je eigen referentie en verschijnt standaard niet op het document.

Je kunt slechts één conceptfactuur per order hebben. Om meerdere facturen voor verschillende datums of ad‑hoc facturen aan te maken, moet je eerdere facturen eerst bevestigen, uitgeven of boeken.

Een factuurrun is een krachtig hulpmiddel waarmee je meerdere orders in één keer kunt factureren. Hierdoor hoef je niet elke order afzonderlijk te factureren.

Voor meer informatie over dit proces, raadpleeg je onze factuurrun‑handleiding.

Handmatige facturen zijn handig voor het aanrekenen van een voorschot, transportkosten of andere diverse kosten.

Om een handmatige factuur aan te maken, navigeer je naar Financiën > Facturen & Credit nota's > Factuur toevoegen

Selecteer Factuur toevoegen en je gaat automatisch door naar het factuuroverzichtscherm.

Je kunt hier alle factuurregels toevoegen, inclusief verkoopartikelen en niet‑voorraadartikelen.

Belangrijk: Het rechtstreeks toevoegen van voorraadartikelen aan een factuur zonder deze te koppelen aan een verkooporder omzeilt de voorraadcontrole. Dit betekent dat de voorraadniveaus niet worden bijgewerkt, wat kan leiden tot verschillen in je voorraadadministratie. Om een correcte voorraadregistratie te garanderen, is het aanbevolen om voorraadartikelen altijd te factureren via een verkooporder.

Om voorraadbeheer via handmatige facturen en creditnota’s te ondersteunen, zijn er twee relevante bedrijfinstellingen beschikbaar. Deze vind je onder Bedrijfsgegevens.

Het systeem voert tijdens het facturatieproces een voorraadbeschikbaarheids-controle uit.

Opmerking

Je kunt zichtbare tekst aan je factuur toevoegen via de velden Omschrijving en Externe beschrijving in het tabblad Opmerkingen. De externe beschrijving verschijnt standaard onderaan op het factuurdocument. Het veld Omschrijving is bedoeld voor je eigen gebruik en verschijnt niet standaard op het document.

Wanneer je klaar bent met het toevoegen van artikelen, kun je de factuur afdrukken of e‑mailen naar de klant.

Zodra je een factuur hebt aangemaakt, is de volgende stap om deze naar je klant te versturen. Voor meer informatie over dit proces kun je onze handleiding Hoe je een factuur / credit per e‑mail verstuurt raadplegen.

Handige tip: ERP Go kan facturen ook in batch versturen. Zie hiervoor onze handleiding Facturen in bulk e‑mailen.

Als je ERP Go hebt gekoppeld aan een boekhoudpakket, zoals Xero, Sage of een ander systeem, dan kun je je facturen posten/exporteren door naar de factuur te navigeren en Boeken factuur te selecteren. Zodra je deze actie bevestigt, verschijnt de factuur (inclusief alle financiële gegevens) automatisch in je boekhoudpakket.

Als je niet gekoppeld bent aan een boekhoudpakket, dan genereert Factuur boeken een CSV‑bestand met de financiële gegevens voor elk artikel op die factuur.

Dit kan handig zijn als je je boekhouding handmatig bijhoudt of als je werkt met software waarmee ERP Go nog niet integreert, aangezien deze pakketten vaak gegevens uit CSV-bestanden kunnen importeren.

Let op: Zodra je een factuur hebt geboekt, kun je deze niet meer bewerken of verwijderen. Dit voorkomt dat er verschillen ontstaan tussen ERP Go en je boekhoudpakket. Als je toch aanpassingen moet doen, kun je nog altijd een creditfactuur uitreiken.

Heb je hulp nodig? Start een gesprek via de help‑bubbel rechtsonder in je scherm.