Automatische accountnummering

Met automatische nummering kan ERP Go accountnummers toewijzen wanneer je nieuwe accounts aanmaakt.

Om automatische nummering te gebruiken, moet je het privilege “Auto nummer” inschakelen voor jouw rol. Zodra het privilege is ingeschakeld, kun je Automatische Nummering activeren in tabblad Systeeminstellingen.

Zodra dat gedaan is, zul je de optie Auto Nummers zien in Systeeminstellingen.

Hier kun je vervolgens de instellingen rond automatische nummering configureren op basis van jouw voorkeur.

Globaal – Deze configuratie stelt je in staat om een oplopend nummer te kiezen dat systeem­breed wordt toegepast bij het aanmaken van een account. Er zijn extra opties om een voorvoegsel en scheidingsteken op te geven voor het gegenereerde accountnummer, samen met een nummerlengte die voorloopnullen toepast op elk nummer dat niet aan de lengte voldoet. Het volgend nummer geeft een indicatie van het eerstvolgende nummer op basis van bestaande accountnummers in het systeem die aan dezelfde opmaak van voorvoegsel en nummer voldoen. Als het systeem geen nummers vindt die aan de opmaak voldoen, wordt standaard 1 gebruikt. Maar dit kan handmatig worden overschreven, zodat accounts kunnen beginnen met een specifiek nummer. Het scheidingsteken wordt alleen toegepast als er een voorvoegsel is ingesteld.

Bedrijf – Deze configuratie stelt je in staat om een scheidingsteken toe te passen samen met een nummerlengte en werkt op een vergelijkbare manier als de globale optie, waarbij de voorvoegsel de code wordt van een account. In dit geval wordt het volgend nummer bepaald op bedrijfsniveau en is het zichtbaar vanuit het account‑scherm. Net als bij de globale nummeringsinstelling kan het volgend nummer handmatig worden ingesteld of wordt het bepaald op basis van de bestaande accountnummers.

Wanneer je een nieuw account aanmaakt, kan auto nummering worden ingeschakeld om automatisch een accountnummer te genereren op basis van de globale configuratie voor auto nummering.