Mistä on kyse?
Jos asiakkaallesi tulee henkilöstömuutoksia, niin eTaskuun voi tulla tarve lisätä uusia käyttäjätunnuksia. Uusia käyttäjätunnuksia voi luoda kirjanpitäjän lisäksi asiakasyrityksen eTaskun admin käyttäjä. Tämä ohje on kirjanpitäjälle, asiakkaan eTaskun admin käyttäjälle ohje löytyy täältä.
Miten se toimii?
Kirjanpitäjän tunnuksilla voit luoda jo eTaskussa löytyvään yritykseen uudet käyttäjätunnukset. Uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa eTaskun käyttöönottoviestin ja linkin salasanan asettamiseksi. Mikäli hoidat tunnuksien luonnin asiakasyrityksen puolesta, niin huomioithan infota asiakasta, että laskutamme asiakasyritystä uusista luoduista lisäkäyttäjistä.
Huomioitavaa: Uutta käyttäjätunnusta ei tule lisätä siinä tilanteessa mikäli asiakkaan sähköpostiosoite ja/tai nimi muuttuu eli mikäli henkilö joka käyttää eTaskua pysyy samana mutta hänen tiedot vain muuttuvat. Jos asiakkaan sähköpostiosoite ja/tai nimi muuttuu (esim. asiakas mennyt naimisiin ja sukunimi sekä sähköpostiosoite vaihtuu) niin tästä muutoksesta asiakas voi olla suoraan asiakaspalveluumme yhteydessä joko puhelimitse tai sähköpostitse. Asiakaspalvelustamme saamme sähköpostiosoitteen ja/tai nimen muutettua ilman että lisätään kokonaan uusi tunnus eTaskuun.
Tätä seuraavaa ohjetta ei tule seurata myöskään siinä tilanteessa jos asiakkaalle tarvitsee lisätä uusi kirjanpitäjä tai tilintarkastaja. Tilintarkastajan lisäämiseen löytyy ohjeet täältä, kirjanpitäjän lisäämiseen täältä.
Miten luon uuden käyttäjätunnukset?
1. Siirry kyseisen asiakkaan asiakasasetuksiin. Asiakasasetuksiin pääset klikkaamalla asiakkuuden auki eTaskun etusivulta ja tämän jälkeen painamalla oikean yläreunan kolmea harmaata viivaa eli valikkoa ja sieltä asiakasasetukset painiketta.
2. Valitse Käyttäjät -välilehti
3. Syötä uuden käyttäjän tiedot eli etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
Jos aktivoit Ainoastaan dokumenttikäyttö - painikkeen päälle niin tämä tarkoittaa sitä että kyseinen käyttäjä ei pysty lisäämään itse aineistoa eTaskuun ja hän näkee vain niitä dokumentteja jotka on hänelle asetettu näkyviin. Tälläistä tunnusta käytetään lähinnä vain silloin mikäli eTaskua käytetään vain palkkalaskelmien toimittamiseen. Pääosin siis kyseistä painiketta ei tule aktivoida käyttäjätunnuksen lisäämisen yhteydessä.
4. Kun tiedot ovat täytetty, niin paina "Lisää käyttäjä"
Kun olet painanut "Lisää käyttäjä" painiketta lähtee kyseiselle henkilölle seuraava sähköpostiviesti jonka kautta hän pääsee aktivoimaan eTaskun käyttäjätilin käyttöön:
Mahdolliset virhetilanteet
Jos saat tämän yllä näkyvän virheilmoituksen henkilöllä jota yrität lisätä käyttäjäksi on jo käyttäjätunnus ko. yrityksen alla samalla sähköpostiosoitteella. Mikäli käyttäjätunnukseen tulisi tehdä muutoksia olethan asiakaspalveluumme yhteydessä asian tiimoilta.
Jos saat tämän yllä näkyvän virheilmoituksen henkilöllä jota yrität lisätä käyttäjäksi on jo käyttäjätunnus eTaskussa jossakin muussa yritysympäristössä samalla sähköpostiosoitteella. Esimerkkinä tilanne missä henkilö on omatoimisesti rekisteröitynyt eTaskuun ennen kun hänelle on luotu tunnus pääkäyttäjän tai kirjanpitäjän toimesta. Tällöin henkilöllä on jo eTaskuun tunnus olemassa mutta se näkyy vielä toistaiseksi vain hänelle itselleen tietoturvasyistä. Olethan yhteydessä asiakaspalveluun kohdatessasi tämän virheilmoituksen, katsomme mistä on kyse ja teemme tarvittavat toimenpiteet.
Lisäsin vahingossa dokumenttikäyttäjän kun käyttäjän pitäisi olla normaali käyttäjä tai admin käyttäjä, miten toimin?
Asiakaspalvelusta saamme muutettua dokumenttikäyttäjän peruskäyttäjäksi tai admin käyttäjäksi. Olethan siis yhteydessä asiakaspalveluun asian tiimoilta.