Mistä on kyse?
Jos asiakkaallesi tulee henkilöstömuutoksia, niin Finago eTaskuun voi tulla tarve lisätä uusia käyttäjätunnuksia. Uusia käyttäjätunnuksia voi luoda kirjanpitäjän lisäksi asiakasyrityksen Finago eTaskun admin eli pääkäyttäjä. Asiakasyritystä laskutetaan uusista käyttäjätunnuksista hinnastomme mukaisesti. Tämä ohje on kirjanpitäjälle, asiakkaan Finago eTaskun admin käyttäjälle ohje löytyy täältä.
Voit myös arkistoida käyttäjätunnuksen pois käytöstä, jos asiakasyritykseen lisätty käyttäjä ei enää tarvitse Finago eTaskun tunnuksia. Kun käyttäjätunnus on arkistoitu, kyseinen käyttäjä ei pääse enää jatkossa kirjautumaan palveluun sisään, mutta kaikki käyttäjän lisäämät tiedot kuitenkin säilyvät järjestelmässämme vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Arkistoitu käyttäjä ei myöskään enää sisälly asiakasyrityksen seuraavaan laskuun, kun tilausjakso uusiutuu.
Miten luon uuden käyttäjätunnuksen?
1. Siirry kyseisen asiakkaan asiakasasetuksiin. Asiakasasetuksiin pääset klikkaamalla asiakkuuden auki Finago eTaskun etusivulta ja tämän jälkeen painamalla oikean yläreunan kolmea harmaata viivaa eli valikkoa ja sieltä asiakasasetukset painiketta.
2. Valitse Käyttäjät -välilehti
3. Syötä uuden käyttäjän tiedot eli etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja valitse käyttäjän kieli. Henkilötunnus on valinnainen tieto ja se tulee syöttää vain mikäli aineistoa lähetetään Finago eTaskusta tulorekisteriin tai tehdään maksuvientejä matkalaskuista ja/tai kulukorvauksista.
Jos aktivoit Ainoastaan dokumenttikäyttö - painikkeen päälle niin tämä tarkoittaa sitä, että kyseinen käyttäjä ei pysty lisäämään itse aineistoa Finago eTaskuun ja hän näkee vain niitä dokumentteja dokumenttiarkistosta, jotka on hänelle asetettu näkyviin. Tälläistä tunnusta käytetään lähinnä vain silloin mikäli Finago eTaskua käytetään vain palkkalaskelmien toimittamiseen.
4. Kun tiedot ovat täytetty, niin paina "Lisää käyttäjä"
Kun olet painanut "Lisää käyttäjä" painiketta lähtee kyseiselle henkilölle seuraava sähköpostiviesti, jonka kautta hän pääsee aktivoimaan Finago eTaskun käyttäjätilin käyttöön:
Miten arkistoin käyttäjätunnuksen?
Jos asiakasyrityksen Finago eTaskussa on käyttäjä, joka ei enää tarvitse Finago eTaskun tunnuksia, käyttäjätunnus voidaan arkistoida pois käytöstä. Arkistoinnin jälkeen käyttäjä ei pääse kirjautumaan palveluun sisään, mutta kaikki lisätty aineisto säilyy kirjanpitolain vaatiman ajan.
1. Siirry asiakasasetusten kautta Käyttäjät-välilehdelle
2. Arkistoi haluttu käyttäjä painamalla käyttäjätunnuksen perässä olevaa painiketta "ARKISTOI"
3. Vahvista käyttäjän arkistointi painamalla avautuneen pop upin painiketta "OK"
Arkistoitu käyttäjä löytyy edelleen Käyttäjät-välilehdeltä kohdasta "Arkistoidut käyttäjät", josta tunnuksen pääsee myös tarvittaessa palauttamaan takaisin käyttöön. Huomiona kuitenkin, että käyttöön palautettavan käyttäjätunnuksen laskutus alkaa automaattisesti.
Huomioitavaa
Uutta tunnusta ei tule luoda, jos asiakkaan sähköpostiosoite tai nimi muuttuu. Asiakas voi ottaa yhteyttä asiakaspalveluun muutosten tekemiseksi ilman uuden tunnuksen luomista. Tätä seuraavaa ohjetta ei tule seurata myöskään siinä tilanteessa, jos asiakkaalle tarvitsee lisätä uusi kirjanpitäjä tai tilintarkastaja. Tilintarkastajan lisäämiseen löytyy ohjeet täältä, kirjanpitäjän lisäämiseen täältä.
Mahdolliset virhetilanteet
Jos saat tämän yllä näkyvän virheilmoituksen henkilöllä jota yrität lisätä käyttäjäksi on jo käyttäjätunnus ko. yrityksen alla samalla sähköpostiosoitteella. Mikäli käyttäjätunnukseen tulisi tehdä muutoksia olethan asiakaspalveluumme yhteydessä asian tiimoilta.
Jos saat tämän yllä näkyvän virheilmoituksen henkilöllä jota yrität lisätä käyttäjäksi on jo käyttäjätunnus Finago eTaskussa jossakin muussa yritysympäristössä samalla sähköpostiosoitteella. Esimerkkinä tilanne missä henkilö on omatoimisesti rekisteröitynyt Finago eTaskuun ennen kun hänelle on luotu tunnus pääkäyttäjän tai kirjanpitäjän toimesta. Tällöin henkilöllä on jo Finago eTaskuun tunnus olemassa, mutta se näkyy vielä toistaiseksi vain hänelle itselleen tietoturvasyistä. Olethan yhteydessä asiakaspalveluun kohdatessasi tämän virheilmoituksen, katsomme mistä on kyse ja teemme tarvittavat toimenpiteet.
Lisäsin vahingossa dokumenttikäyttäjän kun käyttäjän pitäisi olla normaali käyttäjä tai admin käyttäjä, miten toimin?
Asiakaspalvelusta saamme muutettua dokumenttikäyttäjän peruskäyttäjäksi tai admin käyttäjäksi. Olethan siis yhteydessä asiakaspalveluun asian tiimoilta.