⚠️Obs! Vi rekommenderar att du synkroniserar med Outlook/Google kalender för att undvika dubbeladministration. Se här hur du gör!
Boka ett eget möte i Evity
För att boka in möten går du till dashboarden och klickar sedan på "Boka möte".
Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill skapa ett möte utan mall. Klicka på "Visa förhandsgranskning" för att se innehåll och inställningar för era olika mötesmallar.
I mötesinställningarna kan du redigera mötesnamn, agenda och addera en enkät, exempelvis frågor inför medarbetarsamtal. Om du har valt en färdig mötesmall, skapas ett möte med en förifylld agenda och tillhörande enkät, förutsatt att detta är inställt i mallen du valt. Här kan du även justera synligheten för mötet (t.ex. markera det som ett känsligt möte) och ladda upp relevanta dokument.
Nu kan du välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress eller söka på deras namn. Du kan även ställa in om både du och din medarbetare ska svara på ett formulär eller ifall du vill dölja mötets innehåll för din medarbetare. Om du väljer att dölja mötesanteckningarna, kommer din medarbetare inte att kunna se mötesagendan eller de kommentarer som skrivs under mötet. När mötet sparas och låses förblir mötesagendan dold för medarbetaren, men öppna kommentarerna blir synliga.
Du kan också välja att någon annan ska vara ägare av mötet genom att trycka på "Sätt som ägare", vilket exempelvis kan vara bra ifall det är någon annan som ska anteckna i mötet eller vid exempelvis lönesamtal där både chef och medarbetare svarar på lönekriterier.
Sedan väljer du datum och tid för mötet samt eventuellt kontor för mötet. Sparar genom att trycka på "Schemalägg möte" och då hamnar bokningen i din HR-kalender samt din Outlook/Google kalender förutsatt att du har synkroniserat dem.
⭐Färdig! Du kan nu se dina inbokade möten på din dashboard under möten. Härifrån kan du även öppna mötet när det är dags att genomföra det, alternativt gå direkt via länken i din Outlook/Google kalender.
Boka möte åt andra
Följa samma steg som enligt guide ovan. När du bjudit in samtliga mötesdeltagare till mötet ändrar du ägare av mötet genom att klicka på "Sätt som ägare" på chefen (alternativt medarbetaren om denne ska föra anteckningar i mötet).
Därefter tar du bort dig själv från mötet genom att trycka på krysset till höger om ditt namn i listan. Nu är endast chefen och medarbetaren kvar i mötet och är de enda som har tillgång till mötesanteckningarna. Välj dag och tid för mötet och tryck "Schemalägg möte" för att slutföra mötesbokningen.
Genomför ett möte
När du öppnar ett möte i Evity finns det flera funktioner som hjälper dig att dokumentera och följa upp mötet på ett strukturerat sätt.
Mötesagenda: Här ser du agendan för mötet. Du kan även skriva anteckningar direkt i agendan under mötets gång.
Formulärsvar: Om medarbetaren har fyllt i ett formulär inför mötet kan du se svaren genom att klicka på Visa svar under rubriken Formulärsvar.
Dina kommentarer: Innan eller under mötet kan du lägga till kommentarer som är synliga för alla deltagare. Skriv din kommentar i fältet och klicka på Spara.
Uppföljningsuppgifter: Du och medarbetaren kan lägga till uppföljningsuppgifter, t.ex. en ny utvecklingsplan. Evity skickar automatiskt en påminnelse om uppgiften inte är markerad som klar innan deadline. För varje uppgift anger ni:
Vad som ska göras
Vem som är ansvarig
När det ska vara klart
Privata anteckningar
Under Dina privata anteckningar kan du skriva egna noteringar som bara du ser. Medarbetaren kan också göra egna privata anteckningar, men ni kan inte se varandras.Avsluta och spara mötet
När du är klar med mötet klickar du på Spara och lås för att avsluta. Du får då välja var mötet ska sparas, exempelvis på medarbetarens personkort. Om det finns ett direkt chefskap registrerat mellan dig och medarbetaren i Evity, sparas mötet automatiskt på medarbetarens personkort.
Se tidigare möten och dokumentation
Du och din medarbetare kan enkelt följa upp tidigare samtal genom att gå tillbaka till dokumentationen från tidigare möten. Dessa möten hittar du på medarbetarens personkort, under fliken Möten och sparade möten. För att kunna se sparade möten behöver du behörighet att öppna medarbetarens personkort samt att se den medarbetarens möten.
Lycka till med era möten! 👋🏽