I Evity hittar du information om din anställning, dina kollegor, dokument, bokar möten, skickar avtal, besvarar undersökningar, hittar åt chefanteckningar och mycket mer.

Så fort det läggs till information som du bör ta del av får du en notifikation via e-post från Evity med en länk direkt till rätt sida. Du behöver alltså inte aktivt gå in och se om det kommit ny information till dig.

Nedan visar vi hur du navigerar och använder de olika funktionerna i Evity. Är du ny till Evity och ännu inte skapat dig ditt lösenord så kan du läsa vidare här och för att ta dig till inloggningssidan så besöker du app.evity.hr i din webbläsare oavsett om det är i telefonen eller på datorn.

När du loggat in i Evity möts du av vyn nedan, din Dashboard. Det är en samlad vy för den viktigaste informationen som behöver nå dig.

Under fliken "Personal" kan du se alla dina kollegor och deras kontaktuppgifter, vilket team de tillhör med mera. Från personallistan får du en översikt över ditt team och har möjlighet att klicka dig vidare till individuella personkort för medarbetare inom ditt team. Vill du dra ut diverse listor så går det även att göra, läs mer här!

Som chef har du åtkomst till både ditt eget personkort och till personkort för de medarbetare som ingår i ditt team. För att komma åt ditt eget personkort, klicka på din profilbild i det övre vänstra hörnet av skärmen. För att hitta en medarbetares personkort kan du antingen söka efter medarbetarens namn i sökfältet eller genom personallistan. Ditt eget personkort liknar till stor del medarbetarnas, med undantag för vissa funktioner som endast du som chef har behörighet till.
​

Grattis till er nya kollega! ​HÄR hittar du en steg-för-steg-guide för hur ni kan hanterar anställningsprocessen i Evity, från att bjuda in medarbetaren till Evity till att påbörja onboarding. Sammanfattningsvis följer processen dessa steg:

HÄR hittar du en steg-för-steg-guide för flödet när en medarbetare ska sluta och hur detta kan hanteras i Evity. Sammanfattningsvis följer processen dessa två steg:

För att boka in möten går du till dashboarden och klickar sedan på "Boka möte".
​⚠️Obs! Vi rekommenderar att du synkroniserar med Outlook/Google kalender för att undvika dubbeladministration. Se här hur du gör!

Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill skapa ett möte utan mall. Klicka på "Visa förhandsgranskning" för att se innehåll och inställningar för era olika mötesmallar.

I mötesinställningarna kan du redigera mötesnamn, agenda och addera en enkät, exempelvis frågor inför medarbetarsamtal. Om du har valt en färdig mötesmall, skapas ett möte med en förifylld agenda och tillhörande enkät, förutsatt att detta är inställt i mallen du valt. Här kan du även justera synligheten för mötet (t.ex. markera det som ett känsligt möte) och ladda upp relevanta dokument.
​

Nu kan du välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress eller söka på deras namn. Du kan även ställa in om både du och din medarbetare ska svara på ett formulär eller ifall du vill dölja mötets innehåll för din medarbetare. Om du väljer att dölja mötesanteckningarna, kommer din medarbetare inte att kunna se mötesagendan eller de kommentarer som skrivs under mötet. När mötet sparas och låses förblir mötesagendan dold för medarbetaren, men öppna kommentarerna blir synliga.

Du kan också välja att någon annan ska vara ägare av mötet genom att trycka på "Sätt som ägare", vilket exempelvis kan vara bra ifall det är någon annan som ska anteckna i mötet eller vid exempelvis lönesamtal där både chef och medarbetare svarar på lönekriterier.
​

Sedan väljer du datum och tid för mötet samt eventuellt kontor för mötet. Sparar genom att trycka på "Schemalägg möte" och då hamnar bokningen i din HR-kalender samt din Outlook/Google kalender förutsatt att du har synkroniserat dem.

När du öppnar ett möte i Evity finns det flera funktioner som hjälper dig att dokumentera och följa upp mötet på ett strukturerat sätt.

Du och din medarbetare kan enkelt följa upp tidigare samtal genom att gå tillbaka till dokumentationen från tidigare möten. Dessa möten hittar du på medarbetarens personkort, under fliken Möten och sparade möten. För att kunna se sparade möten behöver du behörighet att öppna medarbetarens personkort samt att se den medarbetarens möten.

Läs mer om mötesfunktionen här!

I den vänstra menyn kan du välja att gå in i din HR-kalender med alla processer och möten som sker under året. Du kan gå in i dina egna möten från denna vy och även schemalägga nya möten genom att klicka på "Lägg till möte/process" i högra hörnet. Du kan även filtrera på annat så som födelsedagar, bemärkelsedagar och andra möten genom att klicka på "Filter".

Att ansöka om semester eller anmäla sjukfrånvaro, VAB och andra anledningar till att vara borta från jobbet kan du göra genom Evity om er organisation väljer att använda sig av den funktionen.

För att ansöka om eller registrera frånvaro gör du genom att trycka på den svarta knappen nere till vänster, "Registrera frånvaro". När du gjort detta får du välja utifrån de frånvaroanledningar som din organisation satt upp för att sedan lägga till datumintervall, anteckningar eller dokument. Är det så att detta är en frånvaroanledning som behöver attest (ex. semester) så står det att det krävs godkännande.

När frånvaron är registrerad så blir rätt person notifierad om att du registrerat/ansökt om frånvaro. Om det är så att du ansökt om ledighet så kommer du få en bekräftelse på mejl om det är så att din ansökan blir godkänd eller nekad.

För att få en överblick av frånvaro över ditt team och dig själv så kan du gå till Frånvarokalendern genom att trycka HR-planering > Frånvaro. För att se ditt team eller andra avdelningar så kan du använda knappen "Filter". Kom ihåg att du bara ser frånvaro som du har behörighet till.

I samband med att frånvaro registreras blir rätt person notifierad om att det finns en frånvaro att attestera. Som chef kan du attestera väntade frånvaroansökningar från din dashboard och ansökningar om ledighet. Du attesterar ledigheten genom att neka eller godkänna, varpå en notifikation automatiskt skickas till medarbetaren gällande dennes ansökning.

Under fliken "Företagets dokument" hittar du informationsblock, bildgalleri, dokument och mötesanteckningar på organisationsnivå. Det kan exempelvis vara personalhandbok, policys, personalmöten eller skyddsronder. För att själv ladda upp dokument under företagets dokument krävs rätt behörigheter.

Har din organisation slagit igång ärendehanteringsfunktionen i Evity så har du möjlighet att rapportera in ärenden utifrån era ärendemallar. För att göra detta trycker du på "pratbubblan" enligt bild. Läs mer om funktionen här!

Har din organisation slagit igång visselblåsarfunktionen i Evity så kan du rapportera in visselblåsarärenden genom att trycka på varningstriangeln enligt bild. Läs mer om hur detta går till genom att trycka här!

Behöver du hjälp eller ytterligare support så finns möjligheten att läsa fler av våra artiklar eller skriva till oss i chatten.