Radattest är en funktion för att koppla ett attestflöde till en eller flera konteringsrader baserat på konto, leverantör eller dimensionstillhörighet (dimension är vår benämning på resultatenhet, projekt m.m.).

Kraftfullt när t.ex.:

Istället för att bygga attestflöden med personer bygger man dynamiska attestflöden som plockar upp personerna baserat på just konto, leverantör och/eller konteringsdimension och personer kan också kategoriseras som t.ex. granskare, attestant och slutattestant eller vad man ni själv väljer att kalla dem.

Innan vi ger oss in i att förklara hur allt fungerar och hänger ihop så behöver vi lära oss ett gäng viktiga termer.

Det är under Attestregler, en funktion du hittar på själva användaren under Inställningar ⇒ Användare, som du kopplar en användare till en eventuell Attestkategori och där underliggande dimensionstillhörighet, konto eller leverantör.

Det är attestregeln, alltså den eventuella attestkategorin och underliggande dimensionstillhörighet tillsammans, som avgör när en användare blir vald som attestant.

Under Inställningar ⇒ Attest lägger du till olika attestkategorier. Attestkategorier är ett sätt att skilja olika typer av attestanter. På företaget har du kanske vissa som bara ska granska fakturorna, medan andra de facto ska attestera.

Attesten sker sedan kanske i två steg, “vanlig” attest och sedan betalattest. I en sådan situation kan du skapa de tre attestkategorierna Granskare, Attestant, Betalattestant.

I Attestregler kan man sedan knyta en användare till att vara granskare för t.ex. ett projekt, attestant för en resultatenhet och betalattestant för en avdelning.

Vill du inte kategorisera användare i olika grupper skapar du helt enkelt bara en kategori.

Under Inställningar ⇒ Användare ⇒ Attestregler ⇒ Attestkategori anger du så kallad Dimensionstillhörighet. I enklare ordalag handlar det om att ange t.ex. vilket projekt eller resultatenhet som användaren tillhör. Alltså för vilket projekt eller resultatenhet som användaren ska attestera.

Använder du fler attestkategorier så kan du även ange för vilken kategori som användaren ska vara t.ex. granskare, attestant och/eller slutattestant.

Dynamiskt block är det som i attestflödet sätts för att sedan applicera attestreglerna i ett attestflöde. Det kommer att se ut som i bilden nedan.

Inte mycket mer att orda om än att försöka lägga detta aningen kryptiska begrepp på minnet.

Det är alltså under Inställningar ⇒ Användare ⇒ Attestregler som man anger om denne ska tillhöra en viss kategori och/eller en eller flera dimensioner (alltså t.ex. projekt, resultatenhet etc.). När det jobbet väl är gjort styr vi kosan mot Inställningar ⇒ Attest och därunder Attestflöde för att applicera våra skapade attestregler.

Tryck på knappen för Nytt Flöde. Tryck sedan på blixten för att ange Dynamiskt block istället för Enskild användare.

Du kan sedan ange huruvida du vill att denna del i attesten ska plocka in användare för alla typer av konteringsdimensioner, alltså för resultatenhet, projekt etc. Eller bara för någon av dem.

Jobbar du med attestkategorier väljer du också vilken kategori som ska attestera i detta steg. Exempelvis kanske du i första steget vill att alla granskare ska titta på fakturan, i nästa steg alla attestanter och slutligen alla betalattestanter.

Du kan även ange huruvida en användare i ett steg ska kunna påverka konteringen eller ej. Notera dock att det måste vara förbockat även på den enskilde användaren för att gälla.

Nu är det egentligen bara att köra igång.

Vid utskick av attest kommer nu flödet titta på konteringsraderna på fakturan. Innehåller raderna t.ex. en resultatenhet som där finns en kopplad användare kommer denna användaren bli tilldelad attesten.

När en användare sedan får en faktura för attest fungerar det precis som vanligt. Denne kommer om inloggad på webben se de fakturor som denne är satt att attestera och inne på varje enskilt dokument är de relevanta konteringsraderna upplysta/markerade.

Använder man sig utav radattest så finns det möjlighet att exkludera specifika konton från denna funktionen. Detta innebär att om du exkluderat exempelvis konto 1010 från radattest och lägger till detta i konteringen med tillhörande projekt eller liknande, så kommer ingen användare att läggas till i flödet (som har tillgång till någon av de dimensionerna som läggs till). Det förändrar alltså inte själva attestflödet.

För att exkludera ett konto gå till inställningar ⇒ Konto och klicka på det konto som du vill ändra. Aktivera sedan Exkludera konto och klicka på spara.