I detta avsnitt förklarar vi allt du behöver veta om attestering 🤗

Vi börjar med hur du aktiverar attest på bolaget för att komma igång. Detta är information som en bart rör dig som är administratör. Vi går sedan vidare till hur man sätter upp ett attestflöde och avslutar med hur attest fungerar i praktiken. Med andra ord "hur funkar det egentligen"?

Till att börja med så kan vi gå igenom hur du aktiverar attest på bolaget!

Först och främst måste du berätta för Reda att ni vill använda attest genom att aktivera "Använder attest" på knappen högst upp till höger.

I nästa steg ska du bestämma om Reda ska kräva attest innan inskick till ekonomisystemet. Välj mellan Alltid, När attest påbörjats eller Aldrig.

Du kan även välja att sätta en specifik person som attestant. Genom att ange den användaren i rutan för "Förvald attestant".

Såhär ser det ut inne på fakturan när du ska skicka den för attest och du har en förvald attestant. Antingen klickar du på knappen "Skicka till X för attest" eller så kan du lägga till en annan användare genom att klicka på det blå pluset.

När du klickat på det blå pluset får du upp alternativen i bilden ovan. Välj den användare som ska attestera fakturan och lägg till en kommentar (om du vill) och klicka på knappen "Lägg till".

När du klickat på "Lägg till" går fakturan vidare till attestanten och du kan då se vilken användare vi väntar på samt kommentaren som du skrev. Vill du ta bort personen igen så klickar du på det röda krysset till höger. Vill du påminna attestanten klickar du på den blå megafonen. Vill du attestera åt användaren (om denne plötsligt blivit sjuk eller av annan anledning inte har möjlighet att attestera) så klickar du på den gröna pennan.

Du kan lägga till fler användare som ska attestera, men då blir det genast lättare att istället använda sig av ett attestflöde som du läser mer om i nästa steg.

En stor skillnad på denna varianten och ett attestflöde är också att samtliga attestanter kan se fakturan och attestera den, oavsett vilken ordning som de har blivit tillagda. Använder du ett attestflöde så kommer attestanterna enbart få tillgång till fakturan när användaren före dem har godkänt sin attest.

Under inställningar ⇒ företag så finns det möjlighet att välja vilka dagar en attestant ska få mail angående dokument att attestera. Scrolla längst ned på sidan och bocka i de dagar ett mail ska komma.

Om en attestant har ett dokument att attestera så kommer denne att få ett mail från Reda med information om att det finns dokument att attestera. Använder de appen så kommer det ett push-meddelande varje timme om nytt dokument har tillkommit.

Mailen skickas ut på morgonen runt kl.05 och innehåller även en länk till Reda som de kan klicka på.

Börja med att aktivera knappen till höger så att Reda vet att du vill använda attestflöden. Se till att den lyser grönt som på bilden!

Klicka sedan på knappen "Nytt flöde".

Börja med att döpa ditt flöde till ett passande namn och välj sedan om detta ska vara ert standardflöde som kommer att användas allra mest genom att bocka i rutan "Standardflöde".

Sedan kommer den roliga delen!

Först ska du välja om du vill ha olika attestanter beroende på vilket belopp fakturan har genom att klicka på "Lägg till beloppsgräns". Här kan du lägga till fler beloppsgränser också om så önskas!

Du får då upp ett flöde som ser ut som bilden ovan.

Vill du inte använda beloppsgräns ser det ut såhär!

Sedan är det helt enkelt bara till att lägga till de steg och användare i flödet som du önskar. Exempelvis:

Om ni arbetar mycket med olika projekt där det finns ansvariga projektledare som ska attestera så kan det bli väldigt många attestflöden att skapa. Då kan ni använda er av {Projektledare} i attestflödet.

I detta exempel så har vi en grupp av personer som ska attestera en faktura och sedan ska alltid projektledaren attestera sist för att kontrollera så att blivit rätt.

Då kan flödet se ut såhär.

Det som sedan sker när detta attestflödet är aktiverat är att Projektledare kommer att matchas per automatik när ett projekt anges i konteringen. Hur man anger vilka projekt en projektledare ska vara ansvarig för fungerar lite olika beroende på vilket affärssystem som ni använder.

När ni använder Fortnox eller Visma Admin så anges projektledaren på era projekt inne i ekonomisystemet. De namnen som anges där kommer sedan att matchas mot användarna som finns inlagda i Reda.

I Reda så kommer det sedan att se ut såhär.

Här ser man i listan vem som är projektledare. Klickar du sedan in på projektet så ser det ut såhär.

Här kan man se att namnet är gråmarkerat och innebär att detta måste anges i ekonomisystemet.

I resterande affärssystem (förutom Visma.Net) så sätter ni projektledare på projekten inne i Reda.

Gå till inställningar ⇒ Projekt och klicka in på det projektet som du vill redigera. Klicka sedan på drop-down-listan för att välja projektledare och klicka sedan på spara.

Att använda "Er referens" är ungefär samma princip som med "Projektledare". Det är ett dynamiskt fält vilket innebär att Reda matchar in attestanten beroende på vilken referens som finns angiven i fältet "Er referens" inne på fakturan.

I detta attestflödet har vi lagt till att den person som finns angiven under Er referens ska attestera dokumentet.

När vi sedan applicerar detta attestflöde på ett dokument så kommer Reda kontrollera fältet Er referens och sedan matcha den referensen mot en användare som finns angiven i Reda.

Här kan vi se att Reda har identifierat referensen och sedan matchat in korrekt användare i attestflödet.

När ett attestflöde är klart så kan du koppla detta till olika leverantörer, projekt eller resultatenheter. Klicka in på ett attestflöde. Du hittar dessa knapparna uppe till höger.

När du klickar på en av dessa knappar så kommer du sedan till en vy av det registret i Reda. Här får du bocka i de leverantörer, projekt eller resultatenheter som ska vara kopplade till attestflödet.

Tidigare i denna artikel nämnde vi standardflödet. Det är detta som kommer gälla så länge inte ett annat attestflöde matchar mot leverantör, projekt eller resultatenhet. Då kommer detta prioriteras före standardflödet.

Skickas dokument på attest via regel så kommer följande prioritet att gälla när Reda ska matcha ett attestflöde:

Reda tittar först efter om det finns en koppling till projektet. Alltså det som finns angivet i fältet "Projekt" under konteringstabellen.

Sedan tittar den efter resultatenhet. Samma gäller här, alltså det som finns angiven i fältet "Resultatenhet" under konteringstabellen.

Efter det är det leverantören.

Finns ingen koppling till någon av dessa så är det ert standardflöde som gäller.

När du känner dig klar klickar du på "Spara" och du har nu skapat ett attestflöde.

Går du nu in på en faktura och klickar på "Skicka för attest" längst ned på sidan så får du upp en dialogruta.

Du får då möjlighet att skriva en kommentar och sedan välja vilket flöde du vill använda för att skicka iväg fakturan till attest. Har du ett större antal flöden så kan du använda sökrutan för att söka efter det flöde du vill använda.

När dokumentet är ivägskickat på attest så ser det ut som på bilden ovan.

Vill du påminna attestanten klickar du på den blå megafonen. Vill du attestera åt användaren (om denne plötsligt blivit sjuk eller av annan anledning inte har möjlighet att attestera) så klickar du på den gröna pennan.

Vill du ta bort attestflödet igen och ersätta med ett annat så klickar du på "Ta bort attestflödet".

Uppdatera attestflöde tillhör funktionen Reda Mera som du kan läsa mer om längre ned.

När användarna skriver kommentarer så ser det lite olika ut beroende på om de godkänner, vidarebefordrar eller nekar attesten.

De olika varianterna kan se ut enligt följande:

I det första steget så har Nils godkänt fakturan och har lagt en kommentar.

Sedan har Klara vidarebefordrat.

Efter detta så har Gustav nekat där sedan Linnéa har godkänt hans nekande för att få fakturan att gå vidare i flödet. (Detta kan administratörerna göra).

Slutligen så är det Dennis som ska attestera för att fakturan ska räknas som klar!

Att skicka en faktura för sakgranskning innebär att man inte ger bort sin attesträtt. När du vidarebefordrar din attest så innebär ju detta att du ger bort din rätt att attestera till någon annan. En sakgranskning är helt enkelt bara att du vill skicka en fråga till någon annan angående dokumentet. När den personen sedan har svarat så får du tillbaka din rätt att attestera igen och kan då välja att godkänna den (eller något av de andra alternativen).

Välj fliken "Begär sakgranskning" och skriv ditt meddelande. Sedan klickar du på "Välj användare".

Här får du då valet om du vill skicka en fråga till en användare internt på ditt bolag.

Om du vill skicka en fråga till en extern part.

Eller om du vill skicka en fråga till själva leverantören.

För att skicka till en intern användare så väljer du helt enkelt den användaren i listan.

För at skicka till en extern granskare eller leverantör så väljer du det alternativet och sedan ska du fylla i namn och en e-postadress. När du väl har fyllt i en e-postadress så kommer Reda att komma ihåg denna till nästa gång så att du kan välja den igen.

När en sakgranskning har skickats ut så kommer mottagaren att få ett mail med själva dokumentet, möjligheten att lägga en kommentar och sedan välja om den är ok eller ej.

Är du redan användare och har fått ett dokument att sakgranska så får du upp detta i Reda precis som vanligt. Bara det att attesten sedan går tillbaka till användaren som skickade dokumentet vidare till dig.

Här kan du se att Linnéa har fått ett dokument skickat till sig via sakgranskning. Hon kan då göra som vanligt när ett dokument ska attesteras. Godkänna, Neka eller Vidarebefordra. När hon sedan är klar och i detta exempel då godkänner så går den tillbaka till Gustav igen.

När det skickas ett mail till en extern part eller leverantör så kan det se ut något i stil med:

Utseendet kan variera beroende på om du använder branding i Reda.

När man väl klickar på "Till dokumentet" så ser det ut såhär:

När personen i fråga sedan har svarat så ser det ut såhär i Reda:

Här kan du se att Linnea har godkänt granskningen och skrivit en kommentar. Fakturan har sedan kommit tillbaka till Gustav för attest.

Vill du avbryta en sakgranskning så kan du göra det genom att klicka på det röda krysset och det kommer då att se ut såhär:

Precis som tidigare så kommer attesten då gå tillbaka till Gustav igen.

Attestkategorier används för att kategorisera attestanter utefter olika parametrar.

Exempelvis: Alla användare som är administratörer tillhör en egen kategori som ni döper till "Administratörer".

Du använder dig då utav något vi kallar för dynamiska block för att skicka för attest till olika kategorier.

När du skapar en ny kategori är det egentligen bara att sätta ett passande namn på kategorin dit du sedan kopplar enskilda användare. Exempelvis "Administratörer" eller "Attestant".

Efter att du har skapat en ny attestkategori är det dags att koppla ihop de användare du önskar med den kategorin.

Då klickar du på knappen för "Attestregler".

Då får du upp dialogrutan som visas i bilden ovan.

Först ska du välja vilken kategori användaren ska tillhöra. I detta exempel "Attestant" eller "Godkännande".

Efter det ska du bestämma vilka dimensioner som ska kopplas till användaren. En användare kan vara kopplad till flera olika samtidigt.

Du kan välja mellan: Projekt, Resultatenhet, Konto och Leverantör.

I den vänstra delen under "Tillgängliga" visas de projekt, resultatenheter, konton eller leverantörer som finns att välja mellan. För att koppla användaren till exempelvis ett projekt så klickar du på projektet i listan över "Tillgängliga" så hoppar det över till "Aktiva". Sedan klickar du på "Spara" högst upp på sidan.

Vill du föra över samtliga projekt på användaren klickar du på pilen i mitten som pekar åt höger. Då hoppar samtliga projekt över till "Aktiva". Klicka sedan på "Spara".

När du har kopplat dina användare till kategorier och tilldelat exempelvis projekt så är du nu redo att skapa ett nytt attestflöde med dynamiskt block, ett så kallat dynamiskt standardflöde!

Gå till "Inställningar" ⇒ "Attest" ⇒ "Nytt flöde". Namnge ditt flöde, exempelvis "Dynamiskt Standardflöde". Boka i rutan för "Standardflöde", förutsatt att detta flödet kommer användas flitigt.

Klicka på "blixten" för att välja om du vill ange enskild användare eller ett dynamiskt block. Välj "Dynamiskt block" i drop-down-listan.

Du får då fram dialogen i bilden ovan.

Sedan kan du välja om alla dimensioner ska gälla eller endast en enskild dimension. (Projekt, Resultatenhet, Konto eller leverantör).

Efter det väljer du vilken kategori det gäller. I detta exempel "Attestant" eller "Godkännande".

Sist ska du välja om användare som har rättigheter att ändra kontering fortfarande ska ha möjlighet till det om detta flödet är aktiverat. Då sätter du ja, om du vill att användare med rättigheter ska kunna ändra kontering. Annars sätter du "Nej". Klicka sedan på "Spara".

Då kommer alla användare som ingår i kategorin "Attestant" att bli valda.

Skulle det ta lång tid för en attestant att attestera sin faktura eller om det skulle vara bråttom så finns det möjlighet att skicka en påminnelse till en specifik attestant.

Detta gör du via själva attestflödet och knappen som ser ut som en megafon.

När du klickar på megafonen så kommer det upp en dialogruta.

Här uppmärksammas du på att ett e-postmeddelande kommer skickas till attestanten och du får också möjligheten att skicka med ett eget personligt meddelande.

Mailet kommer sedan att skickas iväg till attestanten omgående. När attestanten sedan tar emot mailet så kommer det se ut som i exemplet i bilden nedan.

Om du har valt att inkludera ett meddelande till attestanten så kommer detta att synas överst i mailet. Sedan kommer information om själva fakturan som du efterfrågar att de ska attestera.