Om ni har lite olika attestflöden samt använder er av projekt som olika personer ansvarar för så finns det möjlighet att automatisera detta. Du slipper då alltså att manuellt skicka fakturan till ett specifikt attestflöde.
💡 Reda Mera erbjuder något som vi kallar radattest. Med hjälp av detta går det att
koppla specifika användare (attestanter) till projekt, resultatenhet m.m.
⭐ Låter detta intressant så kan du läsa mer om det här: Reda Mera
Är inte Reda Mera det ni är ute efter men ändå vill att specifika attestflöden kopplas till projekt så kan ni följa de steg som vi går igenom i denna artikel!
Koppla projekt och/eller resultatenhet
Inställningar för projekt
Detta är inget du måste göra men för att kunna automatisera flödet så mycket som möjligt så är detta en bra funktion att använda!
Då kan du gå in under inställningar ⇒ Företag och scrolla ned till rubriken Redainställningar och sedan Projekt.
Här kan du sedan bocka i rutan för "Matcha projekt med innehåll på dokument" och tryck spara längst ned på sidan.
Med hjälp av denna inställning så kommer Reda per automatik att matcha projekt mot innehållet på fakturan, vilket innebär att om projektnamnet eller projektnummer finns med på fakturan så matchas det automatiskt in i konteringen.
Skapa attestflöde och koppla
Först skapar du dina attestflöden med de personer som ska vara ansvariga för de olika projekten. I detta exempel använder vi oss utav Öster och Söder.
När du har skapat dina attestflöden och sparat dem så klickar du in på flödet och klickar på Koppla projekt eller Koppla resultatenhet till höger i rubriken.
Därefter väljer du ett eller flera projekt/resultatenheter som ska kopplas till detta attestflödet genom att bocka i rutan till vänster om projektet/resultatenheten.
När du har valt dessa så klickar du på spara uppe till höger på sidan. Du kommer då tillbaka till inställningarna för attestflödet och där klickar du också på spara längst ned till höger för att bekräfta dina ändringar.
Regel
Nästa steg är att skapa en regel som per automatik skickar fakturan till attest. (Om ni vill).
Gör enligt följande.
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Dokumentet har tolkats utan problem
OCH Fält Projekt/Resultatenhet är ifyllt (inget krav)
Då... Aktivera attestflöde
I detta exempel har jag valt att ta med "om fält projekt är ifyllt" då det handlar om att korrekt projekt ska vara ifyllt för att dokumentet ska kunna skickas till rätt attestflöde. Men vill ni alltid att alla dokument ska skickas för attest per automatik så behöver ni inte använda detta fältet i denna regeln.
Det går även att koppla regeln till specifika leverantörer om man hellre vill det. Exempelvis om en leverantör skickar flertalet fakturor men som avser olika avdelningar, vilket gör att olika personer ska attestera. Då kan man istället sätta en regel som säger
När... Nytt dokument har inkommit
Om... Leverantören är "leverantör"
OCH Fält projekt är ifyllt
Då... Aktivera attestflöde
💡 Läs mer om hur det fungerar i vår artikel: Regler - Överblick
Resultat
När du sedan har aktiverat dina regler och inställningar så kommer detta att gå per automatik, vilket du kan se i dokumentloggen.
Om du skulle vilja skicka till attest manuellt
Vill du inte att själva "skicka för attest" ska gå per automatik så behöver du inte sätta upp den regeln. När du då ska skicka ett dokument på attest med det specifika projektet på så kommer det attestflödet (som matchats mot projektet) att hamna överst i listan över attestflöden.
