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¿Qué es el módulo de Mantenimiento?
El módulo de Mantenimiento es el centro de control para todo el cuidado diario del campo de golf. Reúne en un solo sitio lo que normalmente vive en cuadernos, hojas de cálculo y conversaciones de pasillo:
La planificación del trabajo: qué hay que hacer, dónde, con qué máquinas y con qué frecuencia.
La ejecución por parte de los operarios: empezar y terminar tareas, fichar el tiempo y anotar lo realizado en el campo.
El control de gestión: cuadros de mando, alertas, costes, estado de las zonas y rendimiento del personal.
En pocas palabras: convierte el mantenimiento del campo en algo planificado, medible y trazable, en lugar de depender de la memoria y la rutina de cada persona.
¿Por qué usarlo? Ventajas clave
A diferencia de una simple lista de tareas, este módulo conecta el plan con la realidad:
Se planifica a partir de tus plantillas. Defines una vez los bloques de trabajo recurrentes (segar greens, rastrillar bunkers, fumigar…) con su frecuencia, y el sistema arma el parte del día con las tareas que tocan, repartiendo operarios y máquinas automáticamente. Puedes generarlo con un clic o dejarlo programado para que se cree cada mañana.
Mide el trabajo real, no el previsto. El operario ficha el inicio y el fin de cada tarea desde el móvil. El sistema calcula los minutos reales y los compara con lo estimado (informe Previsto vs. Real).
Cuida la maquinaria antes de que se rompa. Lleva las horas de uso, el consumo de combustible y los mantenimientos preventivos, y avisa cuando una máquina necesita revisión o se acerca al final de su vida útil.
Vigila el estado del campo. Cada zona (green, tee, calle, bunker, instalación…) tiene un estado (bueno / atención / malo) y un histórico para detectar deterioros.
Hace responsable al personal. Registra la ubicación por GPS (si se activa) y genera avisos automáticos cuando una tarea queda sin terminar.
Da visión de negocio. Un cuadro de mando con indicadores, alertas y recomendaciones, que incluso cruza la carga de juego (reservas) con el esfuerzo de mantenimiento de cada zona.
En resumen: menos improvisación, menos averías por sorpresa, un campo en mejor estado y datos reales para decidir.
Las dos formas de usarlo: supervisor y operario
El supervisor / responsable de mantenimiento (oficina)
Desde el menú de Golfmanager tiene acceso a:
Plan diario: ver y organizar las tareas del día (o de la semana/mes), asignarlas a operarios y reorganizarlas arrastrando.
Cuadro de mando: indicadores clave, alertas y recomendaciones de un vistazo.
Previsto vs. Real: comparar las horas planificadas con las realmente trabajadas.
Estado del campo: histórico de la condición de cada zona, con puntuaciones y comentarios.
Aplicaciones: registro de fitosanitarios y abonos aplicados.
Uso de maquinaria y Registros de combustible: horas de uso, repostajes y consumos.
Seguimiento GPS: recorridos y ubicación de los operarios (si está activado).
Avisos a operarios: incidencias y sanciones registradas.
Y en la parte de configuración define los bloques de trabajo (tareas recurrentes), las categorías, las zonas del campo, la maquinaria y los mantenimientos preventivos. Tienes el detalle paso a paso en la Guía de configuración.
El operario de campo (móvil)
El trabajador entra desde su móvil y ve:
Su lista de tareas del día, con botones para empezar, pausar y terminar cada una (con cronómetro del tiempo trabajado).
La posibilidad de anotar lo realizado: productos aplicados, máquinas usadas y sus horas, repostajes y la valoración del estado de cada zona.
Su historial personal de los últimos 90 días.
Seguimiento GPS de su recorrido, si el club lo tiene activado.
Cómo se planifica el trabajo
Bloque de trabajo: la "plantilla" de una tarea recurrente (p. ej. "Segar greens"). En él defines su frecuencia (diaria, semanal, quincenal, mensual o según necesidad), los días de la semana, las zonas afectadas, los operarios y máquinas habituales, el tiempo estimado por zona y la prioridad. Incluso puede programarse al amanecer más un margen de minutos.
Plan diario: la tarea concreta de un día, generada a partir del bloque.
Asignación al operario: cada plan se reparte entre uno o varios operarios, que son quienes fichan el tiempo.
El recorrido de una tarea es: Planificada → En curso → Completada (o Cancelada).
El día a día del operario, paso a paso
Abre la app y ve sus tareas del día.
Pulsa Empezar y arranca el cronómetro.
Puede pausar y reanudar sin perder el tiempo acumulado.
Al acabar pulsa Terminar: el sistema guarda los minutos reales y, si procede, el consumo de combustible.
Anota lo realizado: aplicaciones, máquinas, repostajes y valoración de zonas.
Avisos y control del personal
Si al final del día una tarea queda sin terminar, el sistema genera automáticamente (en la comprobación diaria de las 05:00) un aviso al operario. El nivel depende de cuántos avisos acumule en los últimos días: informativo, advertencia, sanción leve o sanción grave (los umbrales se configuran; ver Umbrales de avisos). Todos los avisos quedan registrados con su motivo y notas, para tener trazabilidad de la responsabilidad de cada tarea.
Maquinaria y mantenimiento preventivo
Cada máquina (cortacésped, tractor, pulverizadora, aireador, vehículo utilitario…) tiene su ficha con:
Horas de uso y estado: operativa, en mantenimiento o fuera de servicio.
Combustible: tipo (gasolina, diésel, eléctrico), repostajes y consumo.
Vida útil esperada: el cuadro de mando avisa cuando una máquina se acerca al final de su vida.
El mantenimiento preventivo es la revisión periódica de una máquina, programada por horas de uso o por días. El sistema calcula la próxima revisión y marca cada máquina como OK, Próxima o Vencida, generando el aviso correspondiente. Cómo configurarlo en Mantenimientos preventivos.
Estado del campo y análisis
Estado de las zonas: cada zona se valora como buena / atención / mala, con puntuación (1-10) y comentarios, y guarda un histórico para ver tendencias.
Índice de presión: cruza el número de reservas con los minutos de mantenimiento por zona y señala las zonas con riesgo, para reequilibrar el trabajo.
Cuadro de mando: indicadores de tareas completadas, uso del personal, estado de la maquinaria y recomendaciones.
Guía de configuración (para administradores)
Estas pantallas están en el menú de Mantenimiento, en su zona de configuración, y requieren el permiso Gestionar mantenimiento. El orden recomendado para empezar es: primero las zonas y la maquinaria, luego las categorías y los bloques de trabajo, y por último los mantenimientos preventivos y los ajustes.
Bloques de trabajo
Es la pieza central: la plantilla de cada tarea recurrente. Al crear un bloque puedes definir:
Nombre y Categoría a la que pertenece.
Minutos estimados por zona y Operarios necesarios.
Frecuencia: Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual o Según necesidad.
Días de la semana en los que se realiza (disponible cuando la frecuencia no es diaria ni "según necesidad").
Cada N días: intervalo personalizado, disponible cuando la frecuencia es "Según necesidad".
Hora de inicio por defecto, o bien Empezar al amanecer con un Margen (min) antes o después del amanecer.
Prioridad: Crítica, Alta, Normal o Baja.
Coste por hora, Zonas a las que aplica, Descripción, Orden y Activo.
Una vez creado el bloque, puedes añadirle sus Operarios por defecto (con una prioridad que marca el orden de asignación) y su Maquinaria por defecto. Estos son los que el sistema repartirá automáticamente al generar el plan diario.
Categorías
Sirven para agrupar y ordenar los bloques de trabajo. Cada categoría tiene Nombre, Color (para identificarla visualmente) y Orden.
Zonas del campo
Define cada área que se mantiene. Campos principales:
Nombre y Tipo: Green, Tee, Calle, Bunker, Rough, Instalación, Riego u Otro.
Hoyo al que pertenece (si aplica) y Superficie (m²).
Color, Orden y Activo.
Estado actual: Bueno, Atención o Malo (se va actualizando con las valoraciones de los operarios).
Maquinaria
El registro de todas las máquinas. Para cada una puedes indicar:
Nombre y Tipo: Cortacésped, Tractor, Pulverizadora, Aireador, Vehículo utilitario u Otro.
Marca, Modelo, Número de serie y Fecha de compra.
Estado: Operativa, En mantenimiento o Fuera de servicio.
Horas totales de uso acumuladas.
Combustible: tipo (Gasolina, Diésel o Eléctrico), Capacidad del depósito (L) y Consumo medio (L/h).
Imagen de la máquina y Activo.
Mantenimientos preventivos
Son las revisiones periódicas que quieres programar para cada máquina (p. ej. "Cambio de aceite"). Defines:
Equipo al que aplica y Nombre de la revisión.
Intervalo en horas y/o Intervalo en días entre revisiones.
Última realización y Horas en la última revisión.
Notas y Activo.
El sistema calcula solo la próxima fecha/próximas horas y el estado: aparece como Próxima cuando queda un 20% o menos de los días previstos, o cuando se ha usado un 80% o más de las horas del intervalo; y pasa a Vencida al llegar a la fecha o a las horas previstas. El resto del tiempo está en OK.
Generar el plan diario
El parte de trabajo de un día se crea a partir de tus bloques: el sistema mira qué bloques tocan ese día (según su frecuencia y días de la semana) y genera las tareas correspondientes. Si dejas activada la asignación automática, también reparte los operarios y la maquinaria por defecto de cada bloque y fija la hora de inicio (o el amanecer). La generación puede lanzarse manualmente cuando quieras o dejarse programada para que el parte aparezca creado cada mañana. Las tareas que queden sin operario se pueden asignar después, de forma manual o con la asignación automática.
Ajustes generales (combustible)
En los ajustes del módulo se indica la capacidad del depósito central de gasolina (L) y la del depósito de diésel (L). Con estos valores el sistema puede mostrar el nivel disponible de los depósitos a medida que se registran repostajes y consumos.
Umbrales de avisos a operarios
Aquí decides cuándo un aviso escala a sanción:
Ventana de avisos (días): período que se mira hacia atrás para contar los avisos recientes (por defecto, 30).
Avisos para sanción leve: número de avisos en esa ventana que eleva el caso a sanción leve (por defecto, 3).
Avisos para sanción grave: número de avisos que eleva a sanción grave (por defecto, 5).
La comprobación se ejecuta automáticamente cada día a las 05:00, revisando las tareas del día anterior que quedaron sin completar.
Permisos de acceso
Hay dos niveles de permiso que se asignan a cada perfil de empleado:
Usar mantenimiento: ver y gestionar el día a día (plan diario, estado del campo, registros).
Gestionar mantenimiento: configurar zonas, maquinaria, bloques de trabajo y ajustes del módulo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Tengo que crear el parte de trabajo cada mañana a mano?
No hace falta crear cada tarea a mano. Defines una vez los bloques de trabajo con su frecuencia y el sistema arma el plan del día por ti. La generación puede lanzarse con un clic cuando quieras o quedar programada para que el parte aparezca creado cada mañana.
¿Qué pasa si un día no toca una tarea (por ejemplo, los domingos)?
Cada bloque permite indicar los días de la semana en los que se realiza. Los días que no correspondan simplemente no se generan.
Un operario no terminó su tarea. ¿Me entero?
Sí. El sistema revisa cada madrugada (a las 05:00) las tareas del día anterior y crea un aviso automático para el operario cuya tarea quedó sin completar.
¿Puedo saber si lo que planificamos se cumple de verdad?
Sí, con el informe Previsto vs. Real, que compara las horas estimadas con las realmente fichadas, por día, tarea, operario o zona.
¿Cómo controlo las máquinas?
Cada máquina tiene su ficha con horas de uso, combustible, estado y vida útil esperada. El cuadro de mando avisa cuando una máquina se acerca al final de su vida o cuando toca un mantenimiento preventivo.
¿Qué es el mantenimiento preventivo y cómo funciona?
Es la revisión periódica de una máquina, programada por horas de uso o por días. El sistema calcula la próxima fecha/horas de revisión y marca cada máquina como OK, Próxima o Vencida, generando el aviso correspondiente.
¿El GPS es obligatorio?
No. El seguimiento GPS es opcional; cada club decide si lo activa. Si se usa, permite ver recorridos, distancias, zonas visitadas y tiempos.
¿Necesito cobertura todo el rato en el campo?
La app está pensada para el trabajo de campo: el operario puede registrar tareas, aplicaciones, maquinaria y combustible, y los datos se sincronizan cuando recupera conexión.
¿Se conecta con el control de stock?
Sí. Cuando un operario registra una aplicación de producto, puede descontarse del almacén si tienes configurada la integración con el módulo de stock.
¿Quién puede ver y configurar todo esto?
Depende de los permisos Usar mantenimiento y Gestionar mantenimiento asignados a cada perfil de empleado.
¿Puedo saber qué zonas reciben mucho juego pero poco mantenimiento?
Sí. El módulo cruza el número de reservas con los minutos de mantenimiento por zona y genera un índice de "presión" que señala las zonas con riesgo, para reequilibrar el trabajo.