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¿Qué es esta integración?
5Stelle es un sistema de gestión hotelera (PMS) muy utilizado por hoteles en Italia. Esta integración permite cargar las ventas del club directamente a la habitación de un huésped del hotel, desde el TPV de Golfmanager.
Cuando un cliente alojado en el hotel consume en el club (un green fee, alquiler de material, una consumición…), el importe se añade a su cuenta de habitación en lugar de cobrarlo en el momento. El huésped lo paga todo junto al hacer el check-out en el hotel.
A diferencia de una pasarela de pago, 5Stelle no cobra con tarjeta: traslada el importe a la cuenta de la habitación del huésped en el sistema del hotel. El módulo se instala desde el App Market (o con la ayuda de soporte).
¿Qué problema resuelve?
El huésped consume sin pagar en el momento: el importe se carga a su habitación.
Recepción ve qué habitaciones tienen huéspedes alojados (check-in activo) para elegir a quién cargar.
Experiencia cómoda: hotel y club comparten un único pago al final de la estancia.
Trazabilidad: queda un registro de todos los cargos, correctos o fallidos.
¿Qué información se intercambia y en qué dirección?
Información | Dirección | Para qué |
Consulta de habitaciones con check-in activo (del día) | Golfmanager → 5Stelle | Saber a qué habitación se puede cargar |
Lista de habitaciones ocupadas y datos del huésped | 5Stelle → Golfmanager | Mostrar las habitaciones a elegir en el TPV |
Cargo: habitación, importe total y detalle de productos (cantidad, código, descripción, precio) | Golfmanager → 5Stelle | Añadir el cargo a la cuenta del huésped |
Confirmación o rechazo del cargo (con el motivo) | 5Stelle → Golfmanager | Cerrar la venta o mostrar el error |
Cada intento de cargo queda registrado en Golfmanager.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Que el hotel use el PMS 5Stelle y tenga activado su servicio (API REST).
Tener el módulo 5Stelle instalado, junto con los módulos de Facturación y TPV (obligatorios).
Los datos de conexión que facilita 5Stelle: la dirección del servidor (Server URI), el código de hotel y el código de cliente (token).
Que cada producto que se cargue a habitación tenga su código de producto de 5Stelle.
Permisos de gestión de facturación para configurar.
Configuración en Golfmanager (paso a paso)
La configuración tiene tres partes.
Parte 1 — Datos de conexión con 5Stelle
Accede a Golf Manager.
Ve a Configuración > 5Stelle.
Introduce el Server URI, el Hotel code y el Client token.
Guarda los cambios.
Si falta alguno de estos tres datos, la integración avisará de que no está configurada.
Parte 2 — Códigos de producto
Ve a Productos.
Edita cada producto que se vaya a cargar a una habitación.
Rellena el campo 5Stelle Product ID con el código del producto correspondiente en 5Stelle.
Guarda el producto.
Parte 3 — Forma de pago
Al instalar el módulo se crea automáticamente la forma de pago "5Stelle - Room Charge" (cargo a habitación).
Comprueba que está activa y visible en el TPV.
En Formas de pago, edita "5Stelle - Room Charge" y asegúrate de que su código SAF-T está informado.
⚠️ Si un producto incluido en el cargo no tiene su 5Stelle Product ID, el cargo no se realizará. Y el código SAF-T de la forma de pago es necesario para el correcto tratamiento fiscal en Italia.
Detalle de cada campo de configuración
Server URI
Descripción: la dirección del servidor (API) de 5Stelle.
Impacto en el sistema: es la puerta de comunicación con 5Stelle; sin ella, Golfmanager no puede consultar habitaciones ni enviar cargos.
Comportamiento: Golfmanager dirige a esta dirección las consultas de habitaciones y los cargos.
Ejemplo de uso: introduce la dirección que te facilite 5Stelle (por ejemplo,
api.5stelle.net/v1).
Hotel code (Código de hotel)
Descripción: el identificador del hotel (propiedad) en 5Stelle.
Impacto en el sistema: indica a 5Stelle a qué hotel pertenecen las consultas y los cargos.
Comportamiento: se envía en cada petición a 5Stelle.
Ejemplo de uso: el código que te da 5Stelle para tu hotel (por ejemplo,
HOTEL01).
Client token (Código de cliente)
Descripción: el código de autenticación para conectarse a la API de 5Stelle.
Impacto en el sistema: autoriza la conexión; si es incorrecto, 5Stelle rechazará las peticiones.
Comportamiento: acompaña a cada consulta y cargo como credencial.
Ejemplo de uso: el token que te proporciona 5Stelle para tu hotel.
5Stelle Product ID (en cada producto)
Descripción: el código del producto en 5Stelle, que se asigna en cada producto de Golfmanager.
Impacto en el sistema: permite que 5Stelle reconozca cada artículo del cargo. Es obligatorio en todo producto que se cargue a habitación.
Comportamiento: antes de cargar, Golfmanager comprueba que todos los productos del carrito tienen este código; si falta en alguno, no realiza el cargo.
Ejemplo de uso: en la ficha del producto (campo "5Stelle Product ID"), pon el código que corresponda en 5Stelle.
Código SAF-T (en la forma de pago "5Stelle - Room Charge")
Descripción: el código fiscal SAF-T asociado a la forma de pago de cargo a habitación.
Impacto en el sistema: es necesario para el tratamiento fiscal correcto en Italia de los cobros por cargo a habitación.
Comportamiento: se aplica a las operaciones realizadas con esta forma de pago.
Ejemplo de uso: en Formas de pago > 5Stelle - Room Charge, informa el código SAF-T que corresponda.
Cómo comprobar que funciona
Ve a Configuración > 5Stelle y verifica que los tres datos de conexión están guardados.
Comprueba que al menos un producto tiene su 5Stelle Product ID.
Abre el TPV y añade ese producto al carrito.
Elige la forma de pago "5Stelle - Room Charge" y comprueba que se abre el cuadro de selección de habitación con los check-ins activos.
Selecciona una habitación y confirma el cargo.
Verifica que el cargo se procesa, el carrito se cierra y la operación aparece como correcta en el registro de transacciones de 5Stelle.
Cómo se usa en el día a día
El flujo habitual en recepción o en el punto de venta del club es:
En el TPV, añade los productos al carrito como de costumbre.
Al cobrar, selecciona la forma de pago "5Stelle - Room Charge".
Se abre un cuadro de diálogo con un desplegable de las habitaciones con check-in activo y el importe total a cargar.
Selecciona la habitación del huésped y confirma.
Qué ocurre / comportamiento del sistema: al confirmar, Golfmanager (1) comprueba que todos los productos tienen su código de 5Stelle, (2) verifica que el importe coincide con el del carrito, (3) registra el pago y (4) envía el cargo a 5Stelle. Entonces:
Si 5Stelle acepta el cargo, el pago queda vinculado a la transacción y el carrito se cierra.
Si 5Stelle rechaza el cargo, la operación se deshace por completo (no queda ningún cobro a medias) y se muestra el motivo del rechazo.
Consultar las transacciones
Todos los cargos a habitación, correctos y fallidos, quedan en el listado de Transacciones de 5Stelle (acceso de administración). De cada operación se guarda:
El carrito del TPV y el pago asociados.
La habitación a la que se cargó.
Si el cargo fue aceptado o rechazado.
El detalle enviado y la respuesta de 5Stelle, y el mensaje de error si lo hubo.
Es la herramienta principal para revisar cualquier incidencia y ver exactamente qué se envió y qué respondió el hotel.
Limitaciones a tener en cuenta
Es un cargo a la habitación, no un cobro con tarjeta. Requiere que el huésped tenga un check-in activo en 5Stelle.
Funciona desde el TPV. No es una forma de pago de la web de reservas online.
No admite devoluciones desde Golfmanager: cualquier ajuste se gestiona en el hotel, sobre la cuenta de la habitación.
Los cargos deben hacerse el mismo día: 5Stelle rechaza los cargos con una fecha de más de 24 horas.
Cada producto cargado debe tener su código de 5Stelle; si falta, el cargo no se realiza.
Depende de que el servidor de 5Stelle esté disponible y de que los datos de conexión sean correctos. La aceptación o el rechazo los decide 5Stelle, no Golfmanager.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el "cargo a habitación" de cobrar con tarjeta o en efectivo?
En un cargo a habitación no se mueve dinero en el club en ese momento. El importe se añade a la cuenta del huésped en el hotel (su folio en 5Stelle) y el huésped lo paga todo junto al hacer el check-out. El club no cobra con tarjeta ni en efectivo: es el hotel quien finalmente cobra al cliente. Por eso requiere que el huésped esté alojado y con check-in activo.
¿Qué necesito tener listo para empezar a usarlo?
Tres cosas: (1) los módulos de Facturación y TPV y el módulo 5Stelle instalados; (2) los datos de conexión que te da 5Stelle —Server URI, Hotel code y Client token— introducidos en Configuración > 5Stelle; y (3) el 5Stelle Product ID rellenado en cada producto que vayas a cargar a habitación. Además, comprueba que la forma de pago "5Stelle - Room Charge" está activa y tiene su código SAF-T.
Aparece el aviso "5Stelle no está configurado". ¿Por qué?
Significa que falta alguno de los tres datos de conexión. Ve a Configuración > 5Stelle y asegúrate de que están informados el Server URI, el Hotel code y el Client token. Guarda los cambios y vuelve a intentarlo.
Sale un error de que "el servidor de 5Stelle no responde". ¿Qué reviso?
Golfmanager no ha podido contactar con 5Stelle. Comprueba que la dirección del servidor (Server URI) es correcta y que el servidor de 5Stelle está operativo. Si la dirección es correcta y el problema continúa, lo más probable es que sea una incidencia del lado de 5Stelle: contacta con su soporte.
Al elegir "5Stelle - Room Charge" no aparece ninguna habitación en el desplegable. ¿Por qué?
El desplegable solo muestra habitaciones con check-in activo en el día actual. Si está vacío, suele deberse a una de dos cosas: (1) en 5Stelle no hay ningún huésped con check-in activo en ese momento —compruébalo en el PMS—; o (2) no has añadido productos al carrito todavía. Añade los productos y verifica los check-ins en 5Stelle.
Sale "el producto no tiene código de 5Stelle" (o "el producto por defecto no está configurado en 5Stelle"). ¿Qué hago?
Quiere decir que uno de los productos del carrito no tiene su 5Stelle Product ID. Ve a Productos, edita ese producto y rellena el campo 5Stelle Product ID con su código en 5Stelle. Si el aviso indica que "el producto por defecto no está configurado en 5Stelle", significa que el código existe en Golfmanager pero no está dado de alta en 5Stelle: revísalo con el hotel para que lo creen en su sistema.
He seleccionado la habitación, pero el cargo se rechaza diciendo que "no hay check-in". ¿Qué ocurre?
5Stelle ha rechazado el cargo porque la habitación elegida no tiene un huésped con check-in activo. Verifica en 5Stelle que el huésped está correctamente registrado y que su check-in está activo. Una vez corregido en el hotel, vuelve a intentar el cargo.
Sale "la fecha tiene más de 24 horas". ¿Puedo cargar una venta de ayer?
No. 5Stelle no admite cargos con una fecha de más de 24 horas, por lo que los cargos deben procesarse el mismo día en que se produce la venta. Si necesitas cargar una venta antigua, tendrás que gestionarlo directamente con el hotel sobre la cuenta de la habitación.
Sale "el importe a cobrar no coincide". ¿Qué significa?
Es una comprobación de seguridad: el importe total que ve el TPV no coincide con el de las ventas que se van a cargar. Recarga el TPV y vuelve a intentar el cargo. Si se repite, revisa que las ventas del carrito no se hayan modificado durante el proceso (por ejemplo, un descuento o un cambio de cantidad a medio cobro).
¿Puedo hacer una devolución de un cargo a habitación desde Golfmanager?
No. Esta forma de pago no admite devoluciones desde Golfmanager. Cualquier ajuste o devolución debe gestionarse en el hotel, sobre la cuenta de la habitación del huésped en 5Stelle.
¿Puedo usar 5Stelle como forma de pago en la web de reservas online?
No. El cargo a habitación de 5Stelle funciona solo desde el TPV y no aparece como opción de pago en la web de reservas online.
¿Cómo sé si un cargo se realizó correctamente y dónde lo consulto?
En el menú de 5Stelle > Transacciones. Ahí ves cada cargo con la habitación, si fue aceptado o rechazado, el detalle enviado, la respuesta de 5Stelle y el mensaje de error si lo hubo. Es la pantalla de referencia para revisar cualquier incidencia y comprobar exactamente qué se envió y qué respondió el hotel.
¿Qué ocurre exactamente, paso a paso, cuando confirmo un cargo?
Golfmanager: (1) comprueba que todos los productos tienen su código de 5Stelle; (2) verifica que el importe coincide con el del carrito; (3) registra el pago; y (4) envía el cargo a 5Stelle. Si 5Stelle lo acepta, el pago se vincula a la transacción y el carrito se cierra. Si lo rechaza, la operación se deshace por completo (no queda ningún cobro a medias) y se muestra el motivo del rechazo.
¿Para qué sirve el "código SAF-T" de la forma de pago?
El código SAF-T de la forma de pago "5Stelle - Room Charge" es necesario para el correcto tratamiento fiscal en Italia de los cobros realizados por cargo a habitación. Debe estar informado en la propia forma de pago (Formas de pago > 5Stelle - Room Charge).
¿El cargo aparece al momento en la cuenta del huésped en el hotel?
Sí. En cuanto 5Stelle acepta el cargo, queda registrado en la cuenta de la habitación del huésped en el hotel, listo para que lo pague al hacer el check-out.
¿Qué productos puedo cargar a una habitación?
Cualquier producto que vendas desde el TPV y que tenga configurado su 5Stelle Product ID. Conviene rellenar ese código en todos los productos que habitualmente se cargan a habitación (green fees, alquileres, consumiciones, tienda…), para que el cargo no falle por falta de código.