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¿Qué es esta integración?
La integración con Contawin permite pasar las facturas y los cobros de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlos a mano. Golfmanager genera ficheros CSV con la información contable de un periodo, y esos ficheros se importan en Contawin.
Ofrece tres exportaciones distintas según lo que necesite tu contabilidad: libro de IVA, diario (asientos) y cobros.
Un CSV es un fichero de texto con los datos separados por un carácter (en este caso, punto y coma). Es el formato que Contawin sabe leer para incorporar los apuntes automáticamente.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas y cobros en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Contawin.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Contawin.
Es una exportación bajo demanda: eliges el periodo y generas el fichero cuando lo necesitas. No es automática ni hay procesos programados.
Contawin no devuelve información a Golfmanager. No es una sincronización en tiempo real ni bidireccional.
El "puente" entre ambos sistemas son los ficheros CSV que Golfmanager descarga y que después se cargan en Contawin.
¿Qué información se exporta?
Según la exportación que elijas, el fichero incluye:
Libro de IVA: una línea por cada tipo de IVA de cada factura (cliente, base imponible, porcentaje y cuota de IVA, cuenta de venta).
Diario: el asiento contable de cada factura, con sus líneas de Debe y Haber (cliente, cuentas de venta por subfamilia y cuentas de IVA).
Cobros: los apuntes de cobro de las facturas (con la descripción "Cobro factura n …").
En todos los casos se incluyen los datos del cliente (nombre, NIF), el número y la fecha de factura y los importes con dos decimales (las fechas, en formato dd/MM/aaaa). Las facturas rectificativas (abonos) invierten el Debe y el Haber y el signo de los importes.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager. Solo se exportan facturas confirmadas.
Tener el módulo Contawin instalado desde el App Market. Tras instalarlo, aparece la sección Contawin en la configuración.
Permisos adecuados: el usuario debe tener permiso de gestión de facturación.
Saber cómo está configurada la contabilidad en Contawin: las cuentas contables deben coincidir con las que usa tu gestoría. Conviene acordarlo con quien lleva la contabilidad.
Cómo se configura en Golfmanager (paso a paso)
Para que los ficheros salgan con las cuentas correctas, rellena estos datos antes de exportar.
Paso 1 — Cuenta contable por defecto
Accede a Golfmanager con permiso de facturación.
Ve a Facturación > Contawin (Configuración).
Indica la Cuenta contable por defecto. Se usa para los clientes que no tengan una cuenta contable propia asignada.
Guarda los cambios.
⚠️ La cuenta por defecto es obligatoria para las exportaciones de libro de IVA y de cobros. Sin ella, esas exportaciones darán error. El diario no la necesita (usa la cuenta de cada cliente).
Paso 2 — Cuenta contable de cada cliente
Ve a CRM > Clientes.
Edita cada cliente.
Asigna su cuenta contable. Si no la tiene, se usará la cuenta por defecto.
Guarda.
Paso 3 — Cuenta de ventas de cada subfamilia
Ve a Productos > Subfamilias.
Edita cada subfamilia.
Asigna su cuenta contable de ventas (ingresos). Determina la cuenta de cada línea de factura.
Guarda.
Paso 4 — Cuentas de IVA
Ve a Facturación > Impuestos.
Edita cada impuesto.
Asigna su cuenta contable de IVA.
Guarda.
El código de tipo de IVA de Contawin no se configura a mano: Golfmanager lo deduce automáticamente del porcentaje del impuesto, según esta tabla:
IVA en Golfmanager | Código en Contawin |
0% | 130 |
4% | 104 |
10% | 170 |
21% | 171 |
Otro porcentaje | 9999999 (desconocido) |
Si un producto usa un IVA distinto de 0%, 4%, 10% o 21%, saldrá como tipo "desconocido". Procura usar los porcentajes estándar.
💡 Consejo de implantación: la primera vez, configura junto a la gestoría las cuentas de cliente, ventas e IVA. Después, el mantenimiento es mínimo: solo añadir la cuenta a clientes o subfamilias nuevos.
Detalle de cada campo de configuración
A continuación se explica cada campo que interviene en la exportación (tanto los de configuración de cuentas como los de la ventana de exportación): qué es, cómo afecta al sistema, cómo se comporta y un ejemplo de uso.
Cuenta contable por defecto
Nombre del campo: Cuenta contable por defecto, en Facturación > Contawin. Es el único campo de la configuración propia de Contawin.
Descripción: la cuenta de cliente que se usa cuando una factura es de un cliente sin cuenta contable propia.
Impacto en el sistema: es obligatoria para las exportaciones de libro de IVA y de cobros (sin ella dan error). El diario no la necesita.
Comportamiento del sistema: al exportar, por cada factura se toma la cuenta del cliente; si está vacía, se usa esta cuenta por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones una cuenta genérica de clientes (por ejemplo,
430000000); las facturas de clientes sin cuenta propia se contabilizan contra ella.
Cuenta contable del cliente
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha del cliente (CRM > Clientes).
Descripción: la cuenta contable propia de ese cliente.
Impacto en el sistema: es la cuenta del cliente en sus asientos y apuntes. Si está vacía, se usa la cuenta por defecto.
Comportamiento del sistema: se lee en el momento de exportar; basta con tenerla antes de generar el fichero.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
430000001en un cliente; sus facturas se contabilizan contra esa cuenta concreta.
Cuenta de ventas de la subfamilia
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha de la subfamilia (Productos > Subfamilias).
Descripción: la cuenta de ingresos donde se registran las ventas de los productos de esa subfamilia.
Impacto en el sistema: determina la cuenta de venta de cada línea de la factura en los tres ficheros.
Comportamiento del sistema: se toma del producto a través de su subfamilia. Si una subfamilia no tiene cuenta, esa línea saldrá con la cuenta vacía.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
700000001en la subfamilia "Green fees"; sus ingresos se contabilizan en esa cuenta de ventas.
Cuenta de IVA del impuesto
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha del impuesto (Facturación > Impuestos).
Descripción: la cuenta de IVA repercutido de ese tipo impositivo.
Impacto en el sistema: es la cuenta de las líneas de IVA en el diario y el libro de IVA.
Comportamiento del sistema: se agrupa el IVA por tipo y se lleva a su cuenta. El código de tipo de IVA de Contawin lo deduce el sistema del porcentaje (ver la tabla del Paso 4).
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
4770000XXen el IVA del 21 %; ese IVA se contabiliza en esa cuenta y sale con el código171.
Inicio (fecha de inicio del periodo)
Nombre del campo: Inicio, en la ventana Exportar a Contawin.
Descripción: la primera fecha del periodo que vas a exportar.
Impacto en el sistema: es obligatoria; sin ella la exportación no se ejecuta y muestra un aviso.
Comportamiento del sistema: incluye las facturas confirmadas desde esa fecha (hasta la fecha de fin, o solo ese día si no indicas fin).
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones el día 1 del mes; se exportan las facturas desde ese día.
Fin (fecha de fin del periodo)
Nombre del campo: Fin, en la ventana Exportar a Contawin.
Descripción: la última fecha del periodo que vas a exportar.
Impacto en el sistema: es opcional. Si la dejas vacía, se exporta solo el día de inicio.
Comportamiento del sistema: acota el periodo junto con la fecha de inicio.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones el último día del mes; se exporta todo el mes.
Empresa emisora
Nombre del campo: Empresa emisora, en la ventana Exportar a Contawin.
Descripción: permite limitar la exportación a las facturas de una empresa concreta.
Impacto en el sistema: es opcional. Si gestionas varias empresas, filtra por una; si la dejas vacía, se incluyen todas.
Comportamiento del sistema: filtra las facturas del periodo por la empresa elegida.
Ejemplo de uso / qué ocurre: seleccionas una de tus empresas para generar su fichero por separado.
Exportado a ContaWin (marca de la factura)
Nombre del campo: Exportado a ContaWin, en la ficha de la factura (es una marca de solo lectura).
Descripción: indica si esa factura ya se ha incluido en alguna exportación a Contawin.
Impacto en el sistema: es informativa, para que sepas qué facturas ya enviaste. A diferencia de otras integraciones, no impide volver a exportarlas.
Comportamiento del sistema: se marca automáticamente al exportar (en cualquiera de las tres exportaciones).
Ejemplo de uso / qué ocurre: tras exportar el cierre del mes, esas facturas quedan marcadas; sirve de control, pero el propio sistema te dejaría volver a exportarlas si lo necesitas.
Cómo se usa en el día a día
Ve a Facturación > Facturas.
En la barra de acciones, pulsa "Exportar a ContaWin".
En la ventana, indica el periodo: Inicio (obligatorio), Fin (opcional; si lo dejas vacío, exporta solo el día de inicio) y, si procede, la Empresa emisora.
Pulsa el botón de la exportación que necesites (libro de IVA, diario o cobros). Verás el aviso "Se han exportado N facturas" y se descargará el fichero correspondiente.
Importa ese fichero en Contawin (normalmente lo hace la gestoría).
Las tres exportaciones
Botón | Qué genera | Fichero |
Exportar libro de IVA | El libro de IVA (una línea por tipo de IVA y factura) |
|
Exportar diario | El asiento contable de cada factura (Debe/Haber) |
|
Exportar cobros | Los apuntes de cobro de las facturas con cobros |
|
Cuál usar (una, varias o todas) depende de cómo trabaje tu contabilidad en Contawin; conviene confirmarlo con la gestoría. Al exportar, las facturas incluidas quedan marcadas como exportadas (como control informativo).
Datos que se exportan, en resumen
Dato en Golfmanager | A dónde va en Contawin |
Cliente (nombre, NIF) | Datos de la cuenta del cliente |
Cuenta contable del cliente (o la por defecto) | Cuenta del cliente en el asiento |
Subfamilia del producto (su cuenta) | Cuenta de ventas (ingresos) |
Impuesto / IVA (cuenta y porcentaje) | Cuenta de IVA y código de tipo de IVA |
Cobros de la factura | Apuntes de cobro (exportación de cobros) |
Total, fecha y número de factura | Asiento / libro de IVA |
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real, y no hay procesos programados. Contawin no envía nada de vuelta a Golfmanager.
Solo se exportan facturas confirmadas y líneas no canceladas con importe distinto de cero.
La cuenta por defecto es obligatoria para el libro de IVA y los cobros (el diario no la necesita).
Los tipos de IVA deben ser los estándar (0%, 4%, 10%, 21%); otros porcentajes salen como tipo desconocido (
9999999).No hay bloqueo de reexportación ni botón de "resetear": el sistema te deja volver a exportar las mismas facturas, así que controla tú no importar dos veces el mismo periodo en Contawin para no duplicar.
La calidad del resultado depende de la configuración: cuentas mal puestas o vacías producen apuntes incompletos en Contawin. No hay aviso previo de cuentas que falten.
Preguntas frecuentes
¿Es una sincronización automática o una exportación manual?
Es una exportación manual y bajo demanda: eliges el periodo y generas el fichero cuando lo necesitas. No hay sincronización automática ni procesos programados.
¿Contawin devuelve algo a Golfmanager?
No. La integración va en un solo sentido, de Golfmanager hacia Contawin. El único "puente" son los ficheros CSV que descargas.
¿En qué formato salen los ficheros?
Son ficheros CSV (texto con campos separados por punto y coma). Los importes salen con dos decimales y las fechas en formato dd/MM/aaaa.
¿Cuáles son las tres exportaciones y cuál uso?
Libro de IVA (iva0101.csv): una línea por tipo de IVA y factura. Diario (EXTRA01.csv): el asiento contable de cada factura (Debe/Haber). Cobros (PAYMENTS01.csv): los apuntes de cobro. Cuál necesitas (una, varias o todas) depende de cómo trabaje tu gestoría; conviene confirmarlo con ella.
¿Tengo que usar las tres exportaciones?
No necesariamente. Usa las que pida tu contabilidad. Cada botón genera su fichero de forma independiente; puedes generar solo el libro de IVA, solo el diario, etc.
¿Qué facturas se exportan?
Solo las facturas confirmadas del periodo, con sus líneas no canceladas y de importe distinto de cero. Los borradores y las anuladas no se incluyen.
¿Cómo elijo el periodo? ¿Qué pasa si dejo "Fin" vacío?
En la ventana de exportar indicas la fecha de inicio (obligatoria) y, opcionalmente, la de fin. Si dejas la fecha de fin vacía, se exporta solo el día de inicio.
¿Puedo exportar solo las facturas de una de mis empresas?
Sí. En la ventana de exportar, usa el campo Empresa emisora para filtrar por una empresa. Si lo dejas vacío, se incluyen todas.
Sale "Especifique la fecha de inicio". ¿Qué hago?
No has indicado la fecha de inicio, que es obligatoria. Selecciona una fecha de inicio antes de pulsar el botón de exportar.
Sale "Configure la cuenta por defecto". ¿Qué significa?
Falta la cuenta contable por defecto, que es obligatoria para el libro de IVA y los cobros. Ve a Facturación > Contawin y rellénala. (El diario no la necesita.)
El fichero descargado está vacío. ¿Por qué?
Porque no hay facturas confirmadas en el periodo seleccionado (o, en la exportación de cobros, no hay cobros). Verás un aviso de que el fichero está vacío. Comprueba las fechas y que existan facturas/cobros en ese rango.
¿Cómo se decide la cuenta del cliente en el fichero?
Se usa la cuenta del cliente si la tiene asignada; si no, la cuenta por defecto (en el libro de IVA y los cobros). En el diario, si el cliente no tiene cuenta, esa línea sale con la cuenta vacía.
¿Cómo se decide el código de tipo de IVA?
Lo deduce automáticamente Golfmanager del porcentaje del impuesto: 0% → 130, 4% → 104, 10% → 170, 21% → 171. No se configura a mano.
El tipo de IVA sale como 9999999. ¿Por qué?
Porque el porcentaje del impuesto no es 0%, 4%, 10% ni 21%, así que sale como tipo "desconocido". Revisa que los productos usen los tipos de IVA estándar.
¿Cómo se tratan las facturas rectificativas (abonos)?
Las rectificativas invierten el Debe y el Haber y el signo de los importes en el asiento, de modo que se contabilizan correctamente como abonos.
¿Puedo volver a exportar las mismas facturas?
Sí. Contawin no bloquea la reexportación: aunque las facturas queden marcadas como exportadas, el sistema te deja volver a generarlas. Ten cuidado de no importar dos veces el mismo periodo en Contawin para no duplicar asientos.
¿Hay un botón de "resetear exportaciones"?
No. A diferencia de otras integraciones contables, Contawin no tiene botón de resetear, porque tampoco impide volver a exportar. La marca "Exportado a ContaWin" es solo informativa.
¿Dónde veo si una factura ya se ha exportado?
En la ficha de la factura hay una marca "Exportado a ContaWin". Recuerda que es informativa: no impide volver a exportarla.
Las cuentas salen incorrectas o vacías en las líneas. ¿Qué reviso?
Normalmente faltan cuentas en algún cliente, subfamilia o impuesto. Revisa que todas las cuentas contables estén configuradas antes de exportar; no hay validación previa.
¿Con cuántos decimales y en qué formato de fecha salen los datos?
Los importes con dos decimales; las fechas en formato dd/MM/aaaa (por ejemplo, 15/01/2025).
¿El sistema avisa si me falta alguna cuenta antes de exportar?
No hay validación de las cuentas de cliente, subfamilia o IVA: el fichero se genera con lo que haya. Solo se valida la fecha de inicio y la cuenta por defecto (para IVA y cobros). Por eso conviene revisar la configuración y hacer una prueba con pocas facturas.
¿Funciona con varias empresas?
Sí. Puedes filtrar por empresa emisora en la ventana de exportar, o dejarlo en blanco para incluir todas.
¿Hay exportación automática programada?
No. Todas las exportaciones son manuales, las lanzas tú desde el listado de facturas cuando lo necesitas.
¿Quién importa los ficheros en Contawin?
Normalmente, la gestoría o quien lleve la contabilidad. Golfmanager genera y descarga los CSV; la importación se hace dentro de Contawin.
¿Qué permisos necesito?
Permiso de gestión de facturación. Con él puedes ver el botón de exportar, acceder a la configuración de Contawin y generar los ficheros.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas y qué exportaciones necesita (libro de IVA, diario, cobros) antes de empezar.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Usa los tipos de IVA estándar para evitar que salgan como desconocidos.
Lleva tú el control de lo ya exportado: como no hay bloqueo de reexportación, anota qué periodos has enviado y no los reimportes en Contawin.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Contawin antes de adoptar el procedimiento.