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¿Qué es esta integración?
La integración con Conta3 permite pasar las facturas de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlas una a una. Golfmanager genera un fichero de enlace con los apuntes contables (asientos) de las facturas que selecciones, y ese fichero se importa en Conta3 para automatizar el registro de las ventas.
El fichero se genera en el formato VER013 de Conta3 (un archivo de texto que el programa de contabilidad sabe leer).
⚠️ No la confundas con "a3". Golfmanager tiene también un módulo llamado a3 (otro programa de contabilidad distinto, de Wolters Kluwer). Este artículo trata únicamente de Conta3. Si tu gestoría trabaja con a3, necesitas el otro módulo.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Conta3.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Conta3.
Es una exportación bajo demanda: tú seleccionas las facturas y generas el fichero cuando lo necesitas. No es automática ni hay procesos programados.
Conta3 no devuelve información a Golfmanager. No es una sincronización en tiempo real ni bidireccional.
El "puente" entre ambos sistemas es un fichero de texto (
conta3_AAAAMMDD_HHMMSS.txt) que Golfmanager descarga y que después se carga en Conta3.
¿Qué información se exporta?
Por cada factura, el fichero genera su asiento contable con dos bloques de líneas:
Líneas de venta (asiento de la factura): la cuenta del cliente al Debe por el total; las cuentas de venta por subfamilia al Haber (una línea por cada cuenta de subfamilia, sumando todas las líneas de esa cuenta); y las cuentas de IVA por tipo al Haber (una línea por cada tipo de IVA).
Líneas de cobro: la cuenta del cliente al Haber por el total y la línea de tesorería al Debe. Esta línea de tesorería sale con la cuenta como "0" (un marcador): la cuenta de caja/banco definitiva la asignas en Conta3 al importar.
De cada factura se incluyen también los datos del cliente (nombre, NIF, dirección, municipio, país, teléfono, email) y los importes y la fecha (base imponible, IVA y total). Los importes salen con dos decimales (separador punto) y las fechas en formato AAAAMMDD.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager. La integración trabaja sobre facturas ya emitidas.
Tener el módulo Conta3 instalado desde el App Market. Si no aparece la opción de exportar, contacta con tu responsable o con soporte.
Permisos adecuados: el usuario debe tener permiso de gestión de facturación para ver la opción de exportar y la configuración.
Saber cómo está configurada la contabilidad en Conta3: las cuentas contables y los códigos de IVA deben coincidir con los que usa tu gestoría. Conviene acordarlo con quien lleva la contabilidad.
Cómo se configura en Golfmanager (paso a paso)
Para que el fichero salga con las cuentas correctas, rellena estos datos antes de exportar. Las cuentas se ponen en distintas pantallas (la configuración propia de Conta3 solo tiene la cuenta por defecto; el resto son cuentas de cada cliente, subfamilia e impuesto).
Paso 1 — Cuenta contable por defecto
Accede a Golfmanager con permiso de facturación.
Ve a Facturación > Conta3.
Indica la Cuenta contable por defecto. Se usa para los clientes que no tengan una cuenta contable propia asignada.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Cuenta contable de cada cliente
Ve a CRM > Clientes.
Edita cada cliente.
Asigna su cuenta contable (por ejemplo,
430000001).Guarda. Si un cliente no la tiene, se usará la cuenta por defecto del Paso 1.
Paso 3 — Cuenta de ventas de cada subfamilia
Ve a Productos > Subfamilias.
Edita cada subfamilia.
Asigna su cuenta contable de ventas (por ejemplo,
700000001). Es la cuenta donde se registran los ingresos de cada tipo de producto.Guarda.
Paso 4 — Impuestos (IVA)
Ve a Facturación > Impuestos.
Edita cada impuesto.
Rellena el Código (el código de IVA para Conta3, por ejemplo
Opara el IVA general).Rellena la Cuenta contable del IVA (por ejemplo,
4770000XX).Guarda.
ℹ️ Sobre la línea de cobro: no hace falta configurar una cuenta por forma de pago. En el fichero, la línea de tesorería sale con la cuenta "0" y la cuenta de caja/banco definitiva se asigna en Conta3 al importar.
💡 Consejo de implantación: la primera vez, sentaos con la gestoría y rellenad juntos las cuentas (cliente, ventas por subfamilia e IVA con su código). Después, el mantenimiento es mínimo: solo añadir la cuenta a clientes o subfamilias nuevos.
Detalle de cada campo de configuración
A continuación se explica cada campo que interviene en la exportación: qué es, cómo afecta al sistema, cómo se comporta y un ejemplo de uso con lo que ocurre al utilizarlo.
Cuenta contable por defecto
Nombre del campo: Cuenta contable por defecto, en Facturación > Conta3. Es el único campo de la configuración propia de Conta3.
Descripción: la cuenta de cliente que se usa cuando una factura es de un cliente sin cuenta contable propia.
Impacto en el sistema: evita que las facturas de clientes sin cuenta salgan sin cuenta de cliente en el asiento. Si esta cuenta tampoco está rellena, la cuenta del cliente saldrá como
0en el fichero (inválida en Conta3).Comportamiento del sistema: al exportar, por cada factura el sistema toma la cuenta del cliente; si está vacía, usa esta cuenta por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones una cuenta genérica de clientes (por ejemplo,
430000000). Las facturas de clientes sin cuenta propia se contabilizan contra esa cuenta.
Cuenta contable del cliente
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha del cliente (CRM > Clientes).
Descripción: la cuenta contable propia de ese cliente.
Impacto en el sistema: es la cuenta que aparece en el asiento de sus facturas (al Debe en la venta, al Haber en el cobro). Si está vacía, se usa la cuenta por defecto.
Comportamiento del sistema: se lee en el momento de exportar; no es necesario que esté puesta antes de facturar, solo antes de generar el fichero.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
430000001en un cliente; sus facturas se contabilizan contra esa cuenta concreta.
Cuenta contable de la subfamilia (cuenta de ventas)
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha de la subfamilia (Productos > Subfamilias).
Descripción: la cuenta de ingresos donde se registran las ventas de los productos de esa subfamilia.
Impacto en el sistema: determina la cuenta de venta (al Haber) en el asiento. El fichero genera una línea por cada cuenta de subfamilia, sumando todas las líneas de la factura que correspondan a esa cuenta.
Comportamiento del sistema: agrupa los importes por cuenta de subfamilia. Si una subfamilia no tiene cuenta, esa parte del asiento saldrá con la cuenta vacía.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
700000001en la subfamilia "Green fees"; los ingresos de green fees se contabilizan en esa cuenta de ventas.
Código del impuesto (código de IVA)
Nombre del campo: Código, en la ficha del impuesto (Facturación > Impuestos).
Descripción: el código de IVA que Conta3 espera para clasificar el impuesto (por ejemplo,
Opara el IVA general).Impacto en el sistema: se incluye en las líneas de IVA del asiento para que Conta3 clasifique correctamente el impuesto.
Comportamiento del sistema: se escribe en la línea de IVA correspondiente a ese tipo. Si falta, esa línea saldrá sin código de IVA.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
Oen el IVA del 21 %; las líneas de ese IVA salen con el código que Conta3 reconoce.
Cuenta contable del impuesto (cuenta de IVA)
Nombre del campo: Cuenta contable, en la ficha del impuesto (Facturación > Impuestos).
Descripción: la cuenta de IVA repercutido de ese tipo impositivo.
Impacto en el sistema: es la cuenta (al Haber) de la línea de IVA del asiento. El fichero genera una línea por cada tipo de IVA de la factura.
Comportamiento del sistema: agrupa el IVA por tipo y lo lleva a su cuenta. Si falta, la línea de IVA saldrá con la cuenta vacía.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones
4770000XXen el IVA del 21 %; el IVA repercutido de ese tipo se contabiliza en esa cuenta.
Exportado a Conta3 (marca de la factura)
Nombre del campo: Exportado a Conta3, en la ficha de la factura (es una marca de solo lectura).
Descripción: indica si esa factura ya se ha incluido en una exportación a Conta3.
Impacto en el sistema: evita exportar dos veces la misma factura. Si intentas exportar una factura ya marcada, el sistema lo impide.
Comportamiento del sistema: se marca automáticamente al exportar. Se puede quitar en bloque con la acción "Resetear exportaciones".
Ejemplo de uso / qué ocurre: tras exportar el cierre del mes, esas facturas quedan marcadas y no se volverán a incluir por error en la siguiente exportación.
Resetear exportaciones (acción)
Nombre del campo: es una acción (botón), no un campo: "Resetear exportaciones", en Facturación > Conta3.
Descripción: quita la marca de "exportado" de las facturas para poder volver a exportarlas.
Impacto en el sistema: afecta a todas las facturas a la vez (no solo a una selección). Pide confirmación antes de ejecutarse.
Comportamiento del sistema: al confirmar, marca todas las facturas como "no exportadas" y muestra un aviso de que la operación se ha realizado.
Ejemplo de uso / qué ocurre: si necesitas regenerar un fichero de un periodo, lo usas y vuelves a exportar; ten cuidado de no importar dos veces el mismo periodo en Conta3.
Cómo se usa en el día a día
Exportar facturas
Ve a Facturación > Facturas.
Selecciona las facturas que quieres exportar (con las casillas de verificación).
Pulsa el botón "Exportar a Conta3".
Verás el aviso "Exportadas N facturas correctamente" y se descargará automáticamente un fichero llamado
conta3_AAAAMMDD_HHMMSS.txt.Entrega o importa ese fichero en Conta3 (normalmente lo hace la gestoría).
Control de facturas ya exportadas
Para evitar duplicados, Golfmanager marca las facturas como exportadas. Si intentas exportar una factura que ya se exportó, el sistema muestra el error "No se pueden exportar facturas ya exportadas" y no genera el fichero. Si no seleccionas ninguna, verás "No hay facturas seleccionadas".
Reiniciar el estado de exportación
Ve a Facturación > Conta3.
En el apartado de acciones, pulsa "Resetear exportaciones".
Confirma el aviso ("Esta operación marcará todas las facturas como no exportadas a Conta3. ¿Estás seguro?").
Verás el mensaje de que el estado de exportación se ha reiniciado, y ya podrás volver a exportar.
⚠️ Cuidado: "Resetear exportaciones" afecta a todas las facturas, no solo a una selección. Tras reiniciar, ten cuidado de no importar dos veces el mismo periodo en Conta3, para no duplicar asientos.
Datos que se exportan, en resumen
Dato en Golfmanager | A dónde va en el asiento de Conta3 |
Cliente (nombre, NIF, dirección, municipio, país, teléfono, email…) | Datos de la cuenta del cliente |
Cuenta contable del cliente (o la por defecto) | Cuenta del cliente (Debe en venta, Haber en cobro) |
Subfamilia del producto (su cuenta) | Cuenta de ventas / ingresos (Haber) |
Impuesto / IVA (código y cuenta) | Cuenta y desglose de IVA (Haber) |
Línea de cobro | Cuenta de tesorería "0" (se asigna en Conta3) |
Número, fecha y total de la factura | Cabecera del asiento |
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real, y no hay procesos programados. Conta3 no envía nada de vuelta a Golfmanager.
Se exportan las facturas que selecciones, sin filtro por fecha ni por estado: revisa bien qué facturas marcas (evita incluir borradores o anuladas si no procede).
No se pueden exportar facturas ya exportadas: si necesitas repetir, usa "Resetear exportaciones".
La línea de cobro sale con la cuenta de tesorería "0": la cuenta de caja/banco definitiva se asigna en Conta3.
La calidad del resultado depende de la configuración: cuentas o códigos de IVA mal puestos o vacíos producen asientos incompletos en Conta3. No hay aviso previo a la exportación: la responsabilidad de tener las cuentas bien es tuya.
Evita caracteres especiales (como
;o comillas) en nombres y direcciones: pueden descuadrar el fichero, que usa el punto y coma como separador.Tras un reseteo, evita importar dos veces el mismo periodo en Conta3 para no duplicar asientos.
Preguntas frecuentes
¿Es una sincronización automática o una exportación manual?
Es una exportación manual y bajo demanda: tú seleccionas las facturas y generas el fichero cuando lo necesitas. No hay sincronización automática ni procesos programados.
¿Conta3 devuelve algo a Golfmanager?
No. La integración va en un solo sentido, de Golfmanager hacia Conta3. Conta3 no envía nada de vuelta; el único "puente" es el fichero de texto que descargas.
¿En qué formato sale el fichero?
Es un fichero de texto en formato VER013 de Conta3 (conta3_AAAAMMDD_HHMMSS.txt). Lo descarga Golfmanager y se importa en Conta3.
No quiero confundirla con "a3". ¿Cuál es cuál?
Conta3 (de la que trata este artículo) y a3 (de Wolters Kluwer) son dos programas de contabilidad distintos, con módulos distintos en Golfmanager. Si tu gestoría usa a3, necesitas el otro módulo; este es solo para Conta3.
¿Qué se exporta exactamente de cada factura?
El asiento contable: las líneas de venta (cuenta del cliente, cuentas de ventas por subfamilia y cuentas de IVA por tipo) y las líneas de cobro (cuenta del cliente y la línea de tesorería). También los datos del cliente y los importes y la fecha.
¿Qué facturas entran en la exportación?
Solo las que seleccionas con las casillas. El sistema no filtra por fecha ni por estado, así que revisa bien tu selección y evita incluir, por ejemplo, borradores o anuladas si no procede.
¿Puedo exportar por periodo (mes o trimestre)?
No hay un filtro de fechas en la exportación: seleccionas las facturas concretas. Lo habitual es filtrar el listado de facturas por fecha y luego seleccionar todas las del periodo antes de exportar.
¿Cómo se decide la cuenta contable del cliente en el fichero?
Se usa la cuenta del cliente si la tiene asignada; si no, la cuenta por defecto de la configuración de Conta3. Si tampoco hay cuenta por defecto, la cuenta saldrá como 0 (inválida en Conta3).
¿Tengo que configurar cuentas para cada forma de pago?
No. La línea de cobro sale con la cuenta de tesorería "0" (un marcador), y la cuenta de caja/banco definitiva se asigna en Conta3 al importar. No hace falta configurar nada por forma de pago en Golfmanager.
¿Qué es la "cuenta de ventas" de la subfamilia?
Es la cuenta de ingresos donde se contabilizan las ventas de los productos de esa subfamilia. El fichero genera una línea de venta por cada cuenta de subfamilia, sumando todas las líneas de la factura que correspondan a esa cuenta.
¿Qué es el "código" del impuesto?
Es el código de IVA que Conta3 espera para clasificar el impuesto (por ejemplo, O para el IVA general). Se configura en cada impuesto, junto con su cuenta de IVA.
No aparece el botón "Exportar a Conta3". ¿Qué hago?
Lo más habitual es que el módulo Conta3 no esté instalado o que falte el permiso de facturación. Instálalo desde el App Market, comprueba los permisos del usuario y recarga la página.
Sale "No hay facturas seleccionadas". ¿Qué significa?
No has marcado ninguna factura. Selecciona al menos una con las casillas antes de pulsar "Exportar a Conta3".
Sale "No se pueden exportar facturas ya exportadas". ¿Qué significa?
Alguna de las facturas seleccionadas ya se exportó antes (está marcada como "Exportado a Conta3"). Para evitar duplicados, el sistema no la vuelve a incluir. Si necesitas repetir, usa "Resetear exportaciones".
¿Cómo vuelvo a exportar una factura que ya se exportó?
Ve a Facturación > Conta3 y pulsa "Resetear exportaciones". Esto quita la marca de exportado de todas las facturas y te permite volver a exportarlas.
¿A qué afecta "Resetear exportaciones"?
A todas las facturas, no solo a una selección. Por eso, tras reiniciar, ten cuidado de no importar dos veces el mismo periodo en Conta3, para no duplicar asientos.
¿Dónde veo si una factura ya se ha exportado?
En la ficha (y el listado) de facturas hay una marca "Exportado a Conta3" que indica si esa factura ya se incluyó en una exportación.
El fichero sale con campos vacíos. ¿Por qué?
Normalmente porque faltan cuentas en algún cliente, subfamilia o impuesto. Revisa que todas las cuentas contables y los códigos de IVA estén configurados antes de exportar.
Las fechas salen vacías en el fichero. ¿Qué reviso?
Que las facturas tengan fecha. La exportación usa la fecha de la factura; si no la tiene, sale vacía.
¿Con cuántos decimales y qué separador salen los importes?
Con dos decimales y separador punto (por ejemplo, 123.45). Las fechas van en formato AAAAMMDD (sin separadores).
¿El sistema avisa si me falta alguna cuenta antes de exportar?
No. No hay validación previa: el fichero se genera con lo que haya. Por eso conviene revisar la configuración de cuentas y códigos de IVA antes de exportar, y hacer una primera prueba con pocas facturas.
Un nombre de cliente lleva un punto y coma o comillas. ¿Afecta?
Puede afectar: el fichero usa el punto y coma como separador de campos, así que un ; o unas comillas en un nombre o dirección pueden descuadrar la línea. Conviene evitar estos caracteres en los datos de cliente.
¿Funciona con varias empresas?
La exportación no filtra por empresa: incluye las facturas que hayas seleccionado, cada una con sus propios datos. Si facturas con varias empresas, selecciona y exporta de forma ordenada según convenga a tu gestoría.
¿Quién importa el fichero en Conta3?
Normalmente, la gestoría o quien lleve la contabilidad. Golfmanager genera y descarga el fichero; la importación se hace dentro de Conta3.
¿Qué permisos necesito?
Permiso de gestión de facturación. Con él puedes ver el botón de exportar, acceder a la configuración de Conta3 y usar "Resetear exportaciones".
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas y los códigos de IVA antes de empezar.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre): filtra el listado de facturas por fecha, selecciona todo el periodo y guarda cada fichero con un nombre que lo identifique.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Conta3 antes de adoptar el procedimiento.
Mantén las fichas al día: cada cliente o subfamilia nueva debería llevar su cuenta contable desde el principio.
Usa "Resetear exportaciones" con cuidado y solo cuando necesites regenerar: recuerda que afecta a todas las facturas y que no debes reimportar el mismo periodo dos veces en Conta3.