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¿Qué es esta integración?
La integración con Sage 50 permite pasar las facturas y los cobros de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlos a mano. Golfmanager genera un fichero con esos datos, listo para importarlo en Sage 50 (el programa de contabilidad que en España sustituye al antiguo Sage ContaPlus).
Sage 50 (antes Sage ContaPlus) es un programa de contabilidad muy extendido. Golfmanager genera el fichero (un texto de ancho fijo) en el formato que Sage sabe leer para incorporar los asientos de facturas y cobros automáticamente.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas y cobros en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Sage.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Sage.
Es una exportación bajo demanda: eliges la fecha y generas el fichero cuando lo necesitas.
Sage no devuelve información a Golfmanager.
El "puente" es el fichero que Golfmanager descarga y que después se importa en Sage.
¿Qué información se exporta?
Exportación | Qué contiene |
Diario (facturas) | Los asientos de las facturas: cargo a la cuenta del cliente y abono al IVA y a las cuentas de ingresos por subfamilia (un fichero de texto) |
Cobros | Los asientos de los pagos/cobros de las facturas, por forma de pago (un fichero aparte) |
Cada asiento cuadra: el debe (cuenta del cliente) iguala al haber (IVA + ingresos). Los importes van en euros.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo de exportación a Sage (Contaplus) instalado.
Permisos de facturación para acceder a la exportación.
Saber cómo está configurada la contabilidad en Sage (plan de cuentas) para asignar las cuentas correctas.
Cómo se configura (paso a paso)
Para que el fichero salga con las cuentas correctas, configura estos datos antes de exportar.
Paso 1 — Cuentas por defecto de la empresa
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en la ficha de tu empresa (en la configuración de Sage/facturación).
Introduce la Cuenta por defecto (la de clientes; se usa cuando un cliente no tiene cuenta propia) y, si procede, la Cuenta de anticipos por defecto.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Cuentas del plan contable
Clientes: en la ficha del cliente, rellena su cuenta contable; si no la tiene, se usa la cuenta por defecto.
Impuestos (IVA/IGIC): indica la cuenta contable de cada impuesto.
Subfamilias: indica la cuenta de ingresos de cada subfamilia.
Formas de pago: indica la cuenta contable de cada forma de pago (para el fichero de cobros).
Paso 3 — Opciones (si las necesitas)
Desglosar productos en el diario: actívalo si quieres separar los ingresos por subfamilia con más detalle.
Desglose por cobros: en la forma de pago, actívalo si quieres una línea por factura en vez de agrupar por método.
💡 Consejo de implantación: configura las cuentas junto a la gestoría antes de empezar. Después, el mantenimiento es mínimo.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Datos del formulario de exportación
1. Tipo (Diario / Cobros)
Descripción: elige qué exportar: el Diario (asientos de facturas) o los Cobros (asientos de pagos).
Impacto en el sistema: determina qué fichero se genera.
Ejemplo de uso: eliges "Diario" para contabilizar las ventas del día.
Qué ocurre cuando se utiliza: se descarga el fichero del tipo elegido (diario o cobros).
Comportamiento del sistema: cada tipo usa sus cuentas (cliente/IVA/ingresos en el diario; formas de pago en los cobros).
2. Fecha
Descripción: la fecha de las facturas/cobros que se van a exportar.
Impacto en el sistema: es obligatoria. Filtra qué documentos entran en el fichero.
Ejemplo de uso: indicas la fecha del cierre que quieres contabilizar.
Qué ocurre cuando se utiliza: el fichero incluye los documentos de esa fecha.
Comportamiento del sistema: si la dejas vacía, aparece "Especifica la fecha" y no se genera.
3. Empresa
Descripción: la empresa cuyos documentos se exportan (útil si gestionas varias).
Impacto en el sistema: filtra por empresa y determina qué cuentas por defecto se usan.
Ejemplo de uso: seleccionas la empresa del club.
Qué ocurre cuando se utiliza: solo se exportan los documentos de esa empresa.
Comportamiento del sistema: cada empresa tiene su cuenta por defecto y su exportación independiente.
4. Número de asiento
Descripción: el número con el que empiezan los asientos del fichero.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Numera los asientos para Sage.
Ejemplo de uso: pones el siguiente número libre de tu diario en Sage.
Qué ocurre cuando se utiliza: los asientos se numeran desde ese valor.
Comportamiento del sistema: si lo dejas vacío, aparece "Especifica el número de asiento".
5. Concepto del asiento
Descripción: el texto/descripción que llevarán los asientos.
Impacto en el sistema: es opcional; ayuda a identificar el asiento en Sage.
Ejemplo de uso: escribes "Ventas del día" o el periodo.
Qué ocurre cuando se utiliza: ese concepto aparece en los asientos.
Comportamiento del sistema: si lo dejas vacío, se usa un concepto por defecto (por ejemplo, "Ventas del día").
B) Cuentas contables
Cuenta por defecto (empresa): la cuenta de clientes que se usa cuando un cliente no tiene cuenta propia. Impacto: evita que falten cargos al cliente. Comportamiento: si un cliente no tiene cuenta, se usa esta.
Cuenta de anticipos por defecto (empresa): la cuenta para anticipos/prepagos. Impacto: se usa en cobros anticipados cuando aplica.
Cuenta del cliente: la subcuenta del cliente (tercero) en Sage. Impacto: es el debe del asiento de la factura. Comportamiento: si falta, se usa la cuenta por defecto de la empresa.
Cuenta del impuesto (IVA/IGIC): la cuenta del impuesto. Impacto: es una de las líneas del haber. Comportamiento: si falta, el IVA no saldrá en la cuenta correcta.
Cuenta de la subfamilia (ingresos): la cuenta de ingresos del producto. Impacto: es la línea de haber de ingresos. Comportamiento: si falta, los ingresos no saldrán en la cuenta correcta.
Cuenta de la forma de pago: la cuenta del medio de cobro. Impacto: se usa en el fichero de cobros. Comportamiento: si falta, los cobros no saldrán en la cuenta correcta.
Ejemplo de uso: configuras 430… para clientes, 477 para el IVA, 705 para ingresos y la cuenta de caja/banco para cada forma de pago. Qué ocurre cuando se utiliza: cada asiento queda cuadrado y con sus cuentas. Comportamiento del sistema: las cuentas deben existir en tu plan de Sage antes de importar.
C) Opciones de desglose
Desglosar productos en el diario: separa los ingresos por subfamilia con más detalle. Impacto: más líneas de ingreso por asiento. Comportamiento: desactivado, se agrupan; activado, se desglosan.
Desglose por cobros (forma de pago): genera una línea por factura en lugar de agrupar por método. Impacto: más detalle en el fichero de cobros. Comportamiento: se activa en la ficha de la forma de pago.
D) "Exportada a Contaplus" (marca interna)
Nombre del campo: Exportada a Contaplus (en la factura).
Descripción: indica si la factura ya se ha exportado al diario de Sage.
Impacto en el sistema: evita exportar dos veces la misma factura; se marca sola al exportar.
Ejemplo de uso: tras exportar el diario, las facturas quedan marcadas.
Qué ocurre cuando se utiliza: en exportaciones posteriores, esas facturas no vuelven a salir.
Comportamiento del sistema: puedes resetear la marca (acción "Resetear exportadas a Contaplus" por fecha) o ponerla en "No" en una factura concreta para reexportarla.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Entra en el listado de facturas.
Abre la acción "Exportar a Sage Contaplus".
Elige el Tipo ("Diario" para facturas o "Cobros" para pagos), la Fecha, la Empresa, el Número de asiento y, si quieres, el Concepto.
Pulsa exportar. Se descargará el fichero correspondiente.
Importa el fichero en Sage con su herramienta de importación de asientos.
Repite el proceso eligiendo "Cobros" para contabilizar los pagos.
Control de facturas exportadas
Para no contabilizar dos veces lo mismo, las facturas quedan marcadas como "Exportada a Contaplus" al exportar el diario, y las siguientes exportaciones excluyen automáticamente las ya exportadas:
Si vuelves a exportar la misma fecha, solo saldrán las facturas nuevas (las que aún no se habían exportado).
Si todo estaba ya exportado, verás un aviso del tipo "Las facturas … ya se han exportado".
Para volver a exportar, usa la acción "Resetear exportadas a Contaplus" (indicando la fecha) o pon la columna "Exportada a Contaplus" en "No" en una factura concreta.
Variantes de Sage disponibles
Golfmanager admite varias salidas hacia productos Sage. La adecuada depende de tu programa:
Sage 50 / ContaPlus: exportación de facturas (diario) y cobros (la descrita en este artículo).
Sage Murano 200: exportación a Excel para Sage Murano.
Sage (genérico): exportación en formato Sage para otros entornos/países.
Tu equipo de implantación te indicará cuál aplica a tu club.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real. Sage no envía nada de vuelta.
El fichero se descarga y se importa en Sage a mano; Golfmanager no lo envía solo.
La calidad del resultado depende de las cuentas configuradas (cliente, impuesto, forma de pago, subfamilia).
Las cuentas deben existir en tu plan de Sage antes de importar.
Las facturas ya exportadas se excluyen automáticamente; usa "Resetear" si necesitas repetir.
Opera en euros y hay varias variantes de Sage: usa la que corresponde a tu programa.
Preguntas frecuentes
No aparece la opción de exportar a Sage.
Suele ser porque el módulo no está instalado o tu usuario no tiene permiso de facturación. Comprueba ambos; la acción "Exportar a Sage Contaplus" está en el listado de facturas.
Me dice "Especifica el número de asiento" o "Especifica la fecha".
Falta rellenar esos campos del formulario de exportación. Indica la fecha y el número de asiento de inicio y vuelve a exportar.
Aparece "No se han encontrado facturas para la fecha indicada".
No hay facturas en esa fecha, o ya estaban todas exportadas. Revisa la fecha; si necesitas repetir, usa "Resetear exportadas a Contaplus".
Aparece "Las facturas … ya se han exportado".
Esas facturas ya se marcaron como exportadas y no vuelven a salir para no duplicar. Si necesitas reexportarlas, resetéalas (por fecha) o pon "Exportada a Contaplus" en "No" en la factura concreta.
Aparece "No se han encontrado cobros para la fecha indicada".
No hay pagos registrados en esa fecha para la empresa elegida. Comprueba la fecha y la empresa.
Las cuentas salen mal en el fichero.
Falta alguna cuenta contable: del cliente, del impuesto (IVA/IGIC), de la subfamilia (ingresos) o de la forma de pago (cobros). Configura las cuentas que falten y vuelve a exportar.
¿Cómo evito duplicar facturas en Sage?
La marca "Exportada a Contaplus" excluye automáticamente lo ya exportado. Mientras no resetees, no se duplica. Evita importar dos veces el mismo fichero en Sage.
¿Qué diferencia hay entre "Diario" y "Cobros"?
El Diario exporta los asientos de las facturas (venta: cliente al debe, IVA e ingresos al haber). Los Cobros exportan los asientos de los pagos recibidos, por forma de pago. Suelen importarse ambos.
¿Qué lleva cada asiento de factura?
Una línea de debe con la cuenta del cliente por el total, y líneas de haber con el IVA y con los ingresos por subfamilia. El asiento siempre cuadra (debe = haber).
¿Qué cuenta se usa si un cliente no tiene cuenta?
La cuenta por defecto configurada en la empresa. Por eso conviene tenerla bien definida.
¿Se exportan los abonos o notas de crédito?
Sí: una factura de importe negativo invierte el debe y el haber, de modo que el asiento refleja el abono correctamente.
Gestiono varias empresas. ¿Cómo separo la contabilidad?
Selecciona la empresa en el formulario de exportación: cada una tiene su cuenta por defecto y su exportación independiente.
¿Qué formato tiene el fichero?
Es un texto de ancho fijo (.txt) preparado para la importación de asientos de Sage. Se descarga y se importa en Sage con su herramienta de importación.
¿Para qué sirve "Desglosar productos en el diario"?
Para separar los ingresos por subfamilia con más detalle en el asiento. Si está desactivado, los ingresos se agrupan.
¿Funciona con IGIC (Canarias)?
Sí. El IGIC funciona igual que el IVA en la exportación; solo necesitas que el impuesto tenga su cuenta contable correspondiente.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas antes de empezar.
Mantén las cuentas al día (cliente, impuesto, subfamilia, forma de pago) para que los asientos salgan correctos.
Exporta por periodos cerrados (día, mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Apóyate en la marca "Exportada a Contaplus" para no duplicar, y usa "Resetear" solo cuando de verdad necesites repetir.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Sage antes de adoptar el procedimiento.