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¿Qué es esta integración?
La integración con Prodelfi conecta Golfmanager con las máquinas de vending de Prodelfi (por ejemplo, máquinas expendedoras de bolas en el campo de prácticas o de productos). El cliente se identifica con su número de teléfono y, desde la máquina, puede recargar su saldo (monedero) o comprar productos que se descuentan de ese saldo.
Todo queda registrado en Golfmanager como recargas y ventas, con el saldo del cliente siempre actualizado.
El saldo (monedero) es un bono de tipo dinero asociado al cliente. La máquina lo recarga (el cliente añade dinero) y lo consume (al comprar). Así el cliente paga sin tarjeta ni efectivo en la máquina, solo con su teléfono.
¿Qué problema resuelve?
Autoservicio: el cliente recarga y compra sin pasar por recepción.
Identificación sencilla con el número de teléfono, sin tarjetas físicas.
Prepago: el cliente gasta de su saldo, sin manejar efectivo en la máquina.
Todo sincronizado: recargas y ventas quedan registradas y el saldo siempre al día.
¿Cómo funciona?
Operación | Qué ocurre |
Identificación | La máquina envía el teléfono y Golfmanager devuelve el cliente y su saldo. Si no existe, puede darse de alta automáticamente. |
Recarga | El cliente añade dinero a su saldo; se registra como recarga (normal o promocional). |
Compra de producto | En las máquinas que venden, la compra se cobra descontando del saldo del cliente. |
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta las máquinas Prodelfi con Golfmanager:
La máquina pregunta a Golfmanager por el cliente (por su teléfono) y recibe sus datos y saldo.
La máquina informa de cada recarga o compra, y Golfmanager las registra y actualiza el saldo.
Cada petición va firmada con una clave secreta compartida (hash) para garantizar que procede de una máquina autorizada.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener máquinas de vending Prodelfi instaladas.
Tener el módulo Prodelfi instalado, junto con los módulos de clientes y facturación.
Un producto para las ventas de Prodelfi (sin control de stock) y un tipo de bono "dinero" para el saldo.
La clave secreta (hash) compartida con las máquinas.
Que los clientes tengan su teléfono en la ficha (y que sea único).
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Configuración general
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en Prodelfi > Configuración.
Introduce la Clave secreta (hash), que debe coincidir con la configurada en las máquinas.
Revisa los códigos Colectivo, Tarifa y Tarifa móvil (por defecto, 1).
Selecciona el Producto de las ventas de Prodelfi (sin control de stock) y el Tipo de bono "dinero" para el saldo.
(Opcional) Selecciona el TPV / caja y rellena Avisar errores a con uno o varios correos.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Dar de alta las máquinas
Entra en Prodelfi > Máquinas.
Añade cada máquina con su Descripción, Número y Ubicación (site).
Marca "Generar ventas" si la máquina debe cobrar productos del saldo; déjala sin marcar si solo informa de uso sin facturar.
Guarda los cambios. (La combinación de ubicación + número debe ser única.)
Paso 3 — Teléfonos de los clientes
Comprueba que cada cliente tiene su Teléfono en la ficha (es su identificador en la máquina).
Asegúrate de que no se repite entre clientes.
🔒 La clave secreta (hash) protege la comunicación con las máquinas: cada petición se firma con ella. Manténla segura y asegúrate de que coincide con la de las máquinas.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Configuración general (Prodelfi > Configuración)
1. Clave secreta (hash)
Descripción: la clave secreta compartida con las máquinas con la que se firma cada petición.
Impacto en el sistema: es obligatoria. Garantiza que las peticiones proceden de máquinas autorizadas.
Ejemplo de uso: introduces la misma clave que está configurada en las máquinas.
Qué ocurre cuando se utiliza: las peticiones bien firmadas se aceptan y se procesan.
Comportamiento del sistema: si no coincide, las peticiones se rechazan con "La firma es incorrecta".
2. Colectivo, 3. Tarifa y 4. Tarifa móvil
Descripción: códigos que Golfmanager devuelve a las máquinas al identificar al cliente.
Impacto en el sistema: informativos para la máquina; su valor por defecto es 1.
Ejemplo de uso: los dejas en 1 salvo que tu instalación de Prodelfi requiera otros valores.
Qué ocurre cuando se utiliza: la máquina recibe esos códigos junto con los datos del cliente.
Comportamiento del sistema: no afectan al saldo ni a las ventas; solo viajan en la respuesta.
5. Producto
Descripción: el producto que se usa en las ventas de Prodelfi (tanto recargas como compras).
Impacto en el sistema: es obligatorio. No debe gestionar stock.
Ejemplo de uso: creas un producto genérico "Prodelfi" y lo seleccionas aquí.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada operación genera una venta sobre ese producto.
Comportamiento del sistema: si no está configurado o no existe, la transacción falla ("El producto no existe").
6. Tipo de bono
Descripción: el bono de tipo "dinero" donde se guarda el saldo del cliente.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Es el monedero que se recarga y del que se descuenta.
Ejemplo de uso: creas un tipo de bono "dinero" (por ejemplo, "Saldo Prodelfi") y lo seleccionas.
Qué ocurre cuando se utiliza: las recargas suman saldo y las compras lo restan.
Comportamiento del sistema: si no está configurado o no existe, la transacción falla ("El tipo de bono no existe").
7. TPV / caja
Descripción: la caja/TPV asociada a las transacciones.
Impacto en el sistema: opcional; sirve para encuadrar las operaciones.
Ejemplo de uso: seleccionas la caja que usáis para Prodelfi.
Qué ocurre cuando se utiliza: las transacciones quedan asociadas a esa caja.
Comportamiento del sistema: si la dejas vacía, la integración sigue funcionando.
8. Avisar errores a
Descripción: uno o varios correos a los que avisar si una transacción falla.
Impacto en el sistema: opcional; activa avisos por correo ante errores.
Ejemplo de uso: pones el correo del responsable de caja o de soporte.
Qué ocurre cuando se utiliza: al fallar una transacción, se envía un correo con el detalle del error.
Comportamiento del sistema: si lo dejas vacío, no se envían avisos (pero el fallo sí queda en Transacciones).
B) Datos de cada máquina (Prodelfi > Máquinas)
9. Descripción, 10. Número y 11. Ubicación (site)
Descripción: identifican la máquina. La Descripción es un nombre amigable; el Número y la Ubicación son los que envía la máquina física.
Impacto en el sistema: el número y la ubicación son obligatorios y su combinación debe ser única; con ellos se reconoce la máquina en cada petición.
Ejemplo de uso: das de alta "Máquina prácticas 1" con su número y ubicación.
Qué ocurre cuando se utiliza: Golfmanager reconoce de qué máquina viene cada operación.
Comportamiento del sistema: si la máquina no está dada de alta, la transacción falla ("La máquina no existe").
12. Generar ventas
Descripción: indica si la máquina cobra productos del saldo del cliente.
Impacto en el sistema: si está marcada, las compras generan una venta pagada del monedero; si está sin marcar, la máquina solo informa de uso (no cobra).
Ejemplo de uso: la marcas en una máquina que vende productos y la dejas sin marcar en una que solo dispensa bolas registrando el uso.
Qué ocurre cuando se utiliza: con "Generar ventas", la compra se descuenta del saldo.
Comportamiento del sistema: sin "Generar ventas", la operación se registra pero no crea venta ni descuenta saldo.
C) Teléfono del cliente (ficha del cliente)
Nombre del campo: Teléfono.
Descripción: el número con el que el cliente se identifica en la máquina.
Impacto en el sistema: es el identificador en Prodelfi y no puede repetirse entre clientes.
Ejemplo de uso: rellenas el teléfono del cliente en su ficha.
Qué ocurre cuando se utiliza: la máquina lo reconoce y muestra su saldo.
Comportamiento del sistema: si intentas guardar dos clientes con el mismo teléfono, aparece "Ya existe un cliente con ese número de teléfono"; si la máquina no lo encuentra, no identifica al cliente.
Cómo se usa en el día a día
El cliente se acerca a la máquina e introduce su número de teléfono.
La máquina muestra su saldo (Golfmanager lo devuelve). Si es nuevo, puede registrarse automáticamente.
El cliente recarga saldo o compra un producto (que se descuenta del saldo).
Golfmanager registra la operación y actualiza el saldo del cliente.
Las recargas pueden ser normales o promocionales (con su propio método de pago), según lo que indique la máquina.
Consultar las transacciones
En Prodelfi > Transacciones verás todas las operaciones recibidas de las máquinas (identificaciones, recargas y ventas), con su detalle y resultado (correcto o con error). Es la primera pantalla a revisar cuando algo no cuadra. También puedes recibir un aviso por correo si una transacción falla (si lo configuraste).
Limitaciones a tener en cuenta
El cliente se identifica por teléfono, que debe estar en su ficha y ser único.
Solo cobran productos las máquinas con "Generar ventas" activado.
La clave secreta (hash) debe coincidir con la de las máquinas, o se rechazan las peticiones.
Las compras se pagan del saldo: si no hay saldo suficiente, no se puede comprar.
Se ignoran transacciones duplicadas (misma máquina, cliente y fecha) para no contar dos veces.
Depende de las máquinas Prodelfi y de su conexión.
Preguntas frecuentes
La máquina no identifica al cliente.
Casi siempre es porque el teléfono no está en su ficha o no coincide con el que introduce. Comprueba que el cliente tiene su teléfono guardado, correcto y sin espacios. Si no existe, aparece "No hay ningún cliente registrado con ese número".
Se rechazan todas las peticiones de una máquina.
Suele ser que la clave secreta (hash) de Golfmanager y la de la máquina no son iguales; en ese caso aparece "La firma es incorrecta". Asegúrate de que ambas claves coinciden exactamente.
No se crea la venta del producto.
La máquina no tiene activado "Generar ventas". Edítala en Prodelfi > Máquinas y marca esa opción para que las compras se cobren del saldo. Sin ella, la operación se registra pero no genera venta.
La compra se rechaza por saldo.
El cliente no tiene saldo suficiente; aparece "Saldo insuficiente" con el importe necesario y el disponible. El cliente debe recargar saldo antes de comprar.
Aparece "La máquina no existe".
Esa máquina no está dada de alta o su número/ubicación no coinciden. Añádela en Prodelfi > Máquinas con el número y la ubicación exactos que envía (la combinación debe ser única).
Al guardar un cliente me dice que el teléfono ya existe.
Aparece "Ya existe un cliente con ese número de teléfono". El teléfono es único en Prodelfi: dos clientes no pueden compartirlo. Localiza el cliente que ya lo tiene y corrige el que proceda.
¿Puede registrarse un cliente nuevo desde la máquina?
Sí. Si la máquina lo permite (alta automática), un cliente que no existe se da de alta al identificarse, con su teléfono y, si los facilita, nombre y correo. A partir de ahí ya puede recargar y comprar.
¿Qué diferencia hay entre recarga normal y promocional?
Ambas suman saldo, pero se registran con un método de pago distinto ("Prodelfi Web" para la normal y "Prodelfi Web Promo" para la promocional). Así puedes diferenciarlas en los informes. Lo decide la máquina según el tipo de recarga.
¿Cómo se paga la compra de un producto?
Del saldo del cliente (su monedero). La venta se paga con el saldo del bono, no con las recargas; por eso primero hay que tener saldo.
¿Dónde reviso lo que ha pasado en las máquinas?
En Prodelfi > Transacciones están todas las operaciones (identificaciones, recargas y ventas) con su resultado y, si hubo error, el detalle. Es la pantalla de referencia para diagnosticar.
Una operación parece haberse contado dos veces. ¿Puede pasar?
No debería: el sistema detecta y descarta los duplicados (misma máquina, cliente y fecha-hora), de modo que un mismo movimiento no se registra dos veces aunque la máquina lo reintente.
¿El producto de Prodelfi necesita stock?
No. El producto configurado para Prodelfi no debe gestionar stock, porque se usa para todas las ventas/recargas.
¿Qué tipo de bono debo usar para el saldo?
Un bono de tipo "dinero". Es el monedero del cliente: se recarga al añadir saldo y se descuenta al comprar.
¿Necesitan las máquinas conexión a internet?
Sí. Las máquinas consultan e informan a Golfmanager en tiempo real; si pierden conexión, no podrán identificar clientes ni registrar operaciones en ese momento.
Buenas prácticas recomendadas
Mantén los teléfonos de los clientes al día y sin duplicados.
Guarda bien la clave secreta (hash) y revisa que coincide con las máquinas.
Configura los avisos por correo para enterarte enseguida de transacciones fallidas.
Revisa las transacciones periódicamente para detectar incidencias.