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Para quién es este artículo: Aplica a los clubes que llevan su gestión en Microsoft Dynamics NAV (Navision).
¿Qué es esta integración?
La integración con Navision permite enviar datos de Golfmanager al servidor de Microsoft Dynamics NAV (Navision) de tu club, sin teclearlos a mano. Golfmanager se conecta a un servicio web de Navision y le entrega la información.
Se pueden enviar cinco tipos de datos: clientes, facturas, pagos, bonos y transacciones de bonos.
Microsoft Dynamics NAV (Navision) es un ERP de gestión empresarial. Esta integración le pasa los datos de facturación y clientes de Golfmanager para que la contabilidad y la gestión estén centralizadas en Navision.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de clientes, facturas y pagos en Navision.
Reduce errores de tecleo.
Centraliza la gestión en Navision con los datos generados en Golfmanager.
Controla qué se ha enviado: cada registro queda marcado como enviado, de modo que solo se manda lo que aún no se ha mandado.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Navision.
Golfmanager envía los datos al servicio web del servidor de Navision.
Navision no devuelve datos a Golfmanager.
Es un envío manual y bajo demanda: tú lanzas el envío cuando lo necesitas; no hay sincronización automática programada.
¿Qué información se envía?
Datos | Qué incluye |
Clientes | Código, nombre, NIF, email, dirección, ciudad, provincia, código postal, país y teléfono |
Facturas | Número, fecha, cliente, empresa, líneas (concepto, familia/subfamilia, cantidad, precio, descuento, IVA) y totales |
Pagos | Importe, fecha, forma de pago, venta y factura asociada |
Bonos | Cliente, tipo, precio unitario, saldo y fecha de caducidad |
Transacciones de bonos | Concepto, tipo, importe, saldo resultante y venta asociada (recargas/consumos) |
Todos estos datos viajan de Golfmanager hacia Navision.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener un servidor Microsoft Dynamics NAV (Navision) con el servicio web habilitado y accesible.
Tener el módulo Navision instalado en tu Golfmanager.
Las credenciales del servicio (usuario y contraseña), la URL y el Code Unit que facilita tu equipo de Navision.
La etiqueta que marca a los socios en Golfmanager.
Permisos de administrador para configurar.
Cómo se configura (paso a paso)
Accede a Golfmanager con un usuario administrador.
Entra en la configuración de Navision.
Introduce el Usuario del servicio web.
Introduce la Contraseña del servicio web.
Introduce la URL de Navision (la dirección del servicio web del servidor).
Introduce el Code Unit (la unidad de código de Navision que recibe los datos).
Introduce la Etiqueta de socio (el texto de la etiqueta que marca a los clientes como socios).
Guarda los cambios.
⚠️ Todos estos datos son necesarios. Si falta alguno (usuario, contraseña, URL, Code Unit o la etiqueta de socio), el envío dará error indicando cuál falta. Pide los datos de conexión a tu equipo de Navision.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
1. Usuario
Nombre del campo: Usuario.
Descripción: el nombre de usuario con el que Golfmanager se identifica ante el servicio web de Navision.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Forma parte de las credenciales de acceso; sin él, Navision no acepta la conexión.
Ejemplo de uso: introduces el usuario que te ha dado tu equipo de Navision y guardas.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada envío se autentica con ese usuario.
Comportamiento del sistema: si está vacío, al enviar aparece "Falta el campo usuario en la configuración de Navision" y no se envía nada. Si es incorrecto, Navision responde con un error de autorización (401).
2. Contraseña
Nombre del campo: Contraseña.
Descripción: la contraseña asociada al usuario del servicio web de Navision.
Impacto en el sistema: es obligatoria. Junto con el usuario, autoriza la conexión.
Ejemplo de uso: introduces la contraseña del servicio y guardas.
Qué ocurre cuando se utiliza: se usa en cada envío para autenticarse.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Falta el campo contraseña en la configuración de Navision". Si es incorrecta, Navision devuelve "401: No autorizado".
3. URL de Navision
Nombre del campo: URL Navision.
Descripción: la dirección (URL) del servicio web del servidor de Navision al que se envían los datos.
Impacto en el sistema: es obligatoria. Determina a qué servidor se conecta Golfmanager (puede ser uno de pruebas o el de producción).
Ejemplo de uso: pegas la URL del servicio que te facilita tu equipo de Navision y guardas.
Qué ocurre cuando se utiliza: todos los envíos viajan a esa dirección.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Falta el campo URL en la configuración de Navision". Si es incorrecta o el servicio no responde, el envío falla y el detalle queda registrado en las transacciones.
4. Code Unit
Nombre del campo: Code Unit (unidad de código).
Descripción: el nombre de la unidad de código de Navision que recibe y procesa los datos enviados.
Impacto en el sistema: es obligatorio. Indica a Navision qué proceso debe ejecutar al recibir cada envío.
Ejemplo de uso: introduces el nombre del Code Unit que te indica tu equipo de Navision y guardas.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada envío se dirige a esa unidad de código en el servidor.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Falta el campo Code Unit en la configuración de Navision". Si el Code Unit no coincide con el del servidor, Navision rechaza el envío.
5. Etiqueta de socio
Nombre del campo: Etiqueta de socio.
Descripción: el texto de la etiqueta del cliente que identifica a los socios/abonados del club.
Impacto en el sistema: es obligatorio rellenarlo; si falta, el envío da error.
Ejemplo de uso: escribes el nombre de la etiqueta con la que marcas a tus socios y guardas.
Qué ocurre cuando se utiliza: el sistema valida que el campo esté relleno antes de permitir cualquier envío.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Falta la etiqueta en la configuración de Navision". Ten en cuenta que, actualmente, el envío de clientes incluye a todos los clientes (no solo a los socios), porque las recargas pueden aplicarse a cualquiera; aun así, el campo debe estar relleno.
6. "Enviado a Navision" (marca por registro)
Nombre del campo: Enviado a Navision.
Descripción: una marca interna que cada cliente, factura, pago, bono y transacción de bono lleva para indicar si ya se ha enviado.
Impacto en el sistema: es la base del control de duplicados. Solo se envían los registros que aún no están marcados como enviados.
Ejemplo de uso: no se rellena a mano; el sistema lo gestiona automáticamente.
Qué ocurre cuando se utiliza: cuando un registro se envía correctamente, queda marcado como enviado y no se vuelve a mandar.
Comportamiento del sistema: el botón "Resetear" quita esta marca a todos los registros, de modo que el siguiente envío los vuelve a mandar todos (ver la advertencia en "Cómo se usa").
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Entra en la configuración de Navision.
Pulsa Enviar clientes (conviene enviarlos antes que las facturas, para que estas puedan asociarse a sus clientes).
Pulsa Enviar facturas.
Pulsa Enviar pagos.
Pulsa Enviar bonos y, después, Enviar transacciones de bonos (si trabajas con bonos).
Revisa el aviso de cada botón: te indica cuántos registros se han enviado o si no había nada pendiente.
Cada botón envía solo lo que aún no se ha enviado: una vez mandados, los registros quedan marcados como enviados y no se repiten.
Reenviar datos (Resetear)
Si necesitas volver a enviar todo, usa el botón "Resetear", que marca todos los registros como no enviados. La próxima vez que pulses los botones de envío, se volverán a mandar.
⚠️ Cuidado con "Resetear": reenviarás datos que Navision ya tenía. Úsalo solo cuando de verdad necesites repetir el envío y coordínalo con tu equipo de Navision, para no duplicar registros allí.
Consultar las transacciones
Con el botón "Ver transacciones" accedes al registro de envíos a Navision, donde verás si cada operación fue correcta o fallida y el detalle del error si lo hubo. Es la primera pantalla que debes revisar cuando un envío no se ha completado.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido: Golfmanager envía a Navision; Navision no envía datos de vuelta, y no hay envío automático programado.
Solo se envía lo no enviado: los registros ya mandados no se repiten (salvo que uses "Resetear").
El "Resetear" afecta a todo y puede provocar duplicados en Navision si se reenvía sin control.
Algunos textos se recortan a 50 caracteres (nombre de cliente, dirección y descripciones de línea/concepto) al enviarse.
Los pagos que se envían son los asociados a facturas.
Depende del servidor de Navision: si su servicio web no está disponible, el envío fallará.
No gestiona cuentas contables ni dimensiones: esos mapeos se configuran en el propio Navision.
Preguntas frecuentes
Al enviar me dice que falta el usuario, la contraseña, la URL, el Code Unit o la etiqueta. ¿Qué hago?
Falta algún dato en la configuración. Entra en la configuración de Navision, completa los cinco campos (usuario, contraseña, URL, Code Unit y etiqueta de socio), guarda y vuelve a enviar. Si no tienes alguno de los datos, pídeselo a tu equipo de Navision.
Me aparece "401: No autorizado".
Navision ha rechazado las credenciales. Revisa que el usuario y la contraseña del servicio web sean correctos (sin espacios sobrantes) y vuelve a guardarlos. Si persiste, confirma con tu equipo de Navision que ese usuario tiene permiso sobre el servicio web.
Me aparece "500: Error interno del servidor".
El servidor de Navision ha devuelto un error al procesar el envío. El mensaje incluye el detalle que devuelve Navision. Revísalo en "Ver transacciones" y compártelo con tu equipo de Navision, ya que suele indicar un problema en el lado del servidor (por ejemplo, en el Code Unit o en los datos esperados).
Me aparece un "Error HTTP" al conectar con el servidor de Navision.
Golfmanager no ha podido comunicarse correctamente con el servidor. Comprueba que la URL es correcta y que el servicio web está activo y accesible. Consulta el detalle en "Ver transacciones".
El envío muestra un mensaje que empieza por "Navision …".
Es un error devuelto por el propio Navision al validar un registro concreto; el mensaje incluye el identificador del registro afectado ("ID:…"). Revisa ese registro en Golfmanager y el detalle en las transacciones, y coordínalo con tu equipo de Navision.
Pulso un botón de envío y dice que no hay nada pendiente.
Es normal: significa que todos los registros de ese tipo ya se habían enviado. Solo se manda lo que aún no se ha enviado. Si necesitas reenviarlos, usa "Resetear" (con cuidado).
¿Qué significa el mensaje "X enviados"?
Confirma cuántos registros se han mandado en ese envío. Si un envío se interrumpe por un error, el número indica cuántos se enviaron antes del fallo; esos quedan marcados como enviados y no se repetirán.
¿En qué orden debo enviar los datos?
Lo recomendable es enviar primero los clientes, luego las facturas, después los pagos y, por último, los bonos y sus transacciones. Así, cuando lleguen las facturas y los pagos, sus clientes ya existen en Navision.
¿Se duplican los datos si vuelvo a pulsar un botón de envío?
No. Cada registro queda marcado como enviado, así que volver a pulsar no lo reenvía. Los duplicados solo pueden producirse si usas "Resetear" y vuelves a enviar lo que Navision ya tenía.
¿Para qué sirve exactamente "Resetear" y cuándo debo usarlo?
Quita la marca de "enviado" a todos los registros, de forma que el siguiente envío los mande todos de nuevo. Úsalo solo cuando necesites repetir un envío completo (por ejemplo, tras un problema en Navision) y coordínalo con tu equipo, porque puede generar duplicados allí.
¿La integración envía datos sola, de forma automática?
No. Es un envío manual: los datos se mandan cuando pulsas los botones. No hay sincronización automática programada.
¿Navision devuelve información a Golfmanager?
No. El flujo es de un solo sentido (Golfmanager → Navision). Lo que ocurra después en Navision no se refleja en Golfmanager.
¿Se envían todos los clientes o solo los socios?
Actualmente se envían todos los clientes, aunque el campo "Etiqueta de socio" deba estar relleno. El motivo es que las recargas de bonos pueden aplicarse a cualquier cliente, no solo a los socios.
¿Por qué algunos nombres o direcciones aparecen recortados en Navision?
Algunos textos (nombre del cliente, dirección y las descripciones de las líneas/conceptos) se recortan a 50 caracteres al enviarse, por compatibilidad con Navision. Si necesitas el texto completo, conviene acortarlo en origen de forma que los 50 primeros caracteres sean significativos.
¿Qué pagos se envían?
Se envían los pagos asociados a facturas, con su importe, fecha, forma de pago y la venta y factura relacionadas. Por eso conviene enviar antes las facturas.
¿Dónde veo si un envío ha fallado y por qué?
En "Ver transacciones": cada envío queda registrado como correcto o fallido, con el detalle del error. Es el primer sitio donde mirar cuando algo no se ha enviado.
¿Puedo apuntar a un Navision de pruebas antes de usar el de producción?
Sí. La URL, el Code Unit y las credenciales determinan a qué servidor te conectas. Puedes configurar primero los datos de un entorno de pruebas, validar los envíos y, cuando todo sea correcto, cambiar a los datos de producción.
¿La integración lleva las cuentas contables o las dimensiones?
No. Golfmanager envía los datos de clientes, facturas, pagos y bonos; los mapeos contables (cuentas, centros de coste, dimensiones) se configuran en el propio Navision.
Buenas prácticas recomendadas
Reúne los datos de conexión con tu equipo de Navision antes de configurar.
Envía en orden: clientes, facturas, pagos y, por último, bonos y transacciones.
Envía con regularidad (por ejemplo, al cierre diario o por periodos) para mantener Navision al día.
Revisa las transacciones tras cada envío para detectar errores cuanto antes.
Usa "Resetear" con cuidado y solo cuando sea imprescindible, coordinándolo con tu equipo de Navision.
Valida primero en un entorno de pruebas si es posible, antes de enviar a producción.