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¿Qué es esta integración?
La integración con Cashlogy conecta el TPV de Golfmanager con la máquina de gestión automatizada de efectivo Cashlogy, fabricada por Azkoyen. Cashlogy es un cajón inteligente que acepta billetes y monedas, calcula y entrega el cambio automáticamente y lleva el control del efectivo en caja. La integración permite:
Cobrar en efectivo desde el TPV de Golfmanager usando la forma de pago Cashlogy: el importe se envía a la máquina y el cliente paga directamente en ella.
Devolver efectivo (dispensar) desde el TPV cuando se hace una devolución con esta forma de pago.
Acceder al BackOffice de Cashlogy (gestión propia de la máquina: cargas, retiradas, arqueos…) desde la configuración de Golfmanager.
Es una conexión bidireccional: Golfmanager envía a Cashlogy la orden de cobro o devolución y Cashlogy devuelve a Golfmanager el resultado de la operación, que queda registrado como una transacción.
En la versión 3 el módulo está pensado para ser plug and play: una vez instalado, no requiere rellenar campos de configuración. En la configuración se mantienen los botones Cashlogy BackOffice y Probar conexión.
¿Qué problema resuelve?
Elimina errores en el cambio: la máquina calcula y entrega el cambio exacto, sin intervención del personal.
Reduce descuadres y hurtos internos: el efectivo no pasa por las manos del empleado y queda controlado por la máquina.
Agiliza los cierres y cuadres de caja: cada cobro y devolución queda registrado automáticamente en Golfmanager.
Evita la doble gestión: no hay que teclear el importe en la máquina; Golfmanager se lo envía directamente desde la venta.
Mejora la higiene y la experiencia de pago del cliente.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta el TPV de Golfmanager con el servicio/software de Cashlogy instalado en el ordenador al que está conectada la máquina, en ambos sentidos:
Golfmanager → Cashlogy: al cobrar o devolver con la forma de pago Cashlogy, Golfmanager envía la orden (comando) con el importe a la máquina.
Cashlogy → Golfmanager: la máquina devuelve la respuesta del servicio (importe cobrado o entregado, éxito, error o aviso) y Golfmanager registra el cobro o la devolución.
¿Qué información se intercambia?
Información | Dirección | Para qué |
Orden de cobro (importe de la venta) | Golfmanager → Cashlogy | Que la máquina acepte el efectivo y entregue el cambio |
Orden de devolución / dispensar efectivo (importe) | Golfmanager → Cashlogy | Que la máquina entregue el importe devuelto al cliente |
Resultado de la operación (éxito, error o aviso, respuesta del servicio) | Cashlogy → Golfmanager | Registrar el cobro o la devolución y dejar traza de la transacción |
Estado de la conexión con el servicio | Golfmanager ↔ Cashlogy | Comprobar que la máquina está disponible antes de operar |
Formulario de autorización
Para autorizar la integración entre tu club y Cashlogy, antes de empezar tendrás que enviar a Golfmanager el documento de autorización cumplimentado y firmado por ambas partes. Encontrarás el documento y el procedimiento en este enlace.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener una máquina Cashlogy by Azkoyen instalada y operativa en el punto de venta.
Un ordenador con el software/servicio de Cashlogy instalado (lo instala Azkoyen) y la máquina conectada por USB. Normalmente es el mismo equipo donde se usa el TPV de Golfmanager.
Tener instalado el módulo Cashlogy en Golfmanager (lo instala el equipo de Golfmanager), junto con los módulos de TPV y facturación.
Haber enviado el formulario de autorización firmado por ambas partes.
Una red estable entre el ordenador de la máquina y Golfmanager.
Permisos de configuración de TPV y formas de pago para revisar y administrar la integración.
Cómo se configura (paso a paso)
La puesta en marcha tiene dos bloques: (A) preparar el equipo y la máquina Cashlogy y (B) activar y comprobar el módulo en Golfmanager. Más abajo, en «Explicación de cada opción», tienes el detalle de cada botón.
A) Preparar el equipo y la máquina Cashlogy
Comprueba con Azkoyen que el software/servicio de Cashlogy está instalado en el ordenador del punto de venta.
Verifica que la máquina está encendida y conectada por USB a ese ordenador.
Revisa las opciones de energía de Windows para que el equipo y los puertos USB no entren en suspensión durante la jornada.
B) Activar y comprobar el módulo en Golfmanager
Solicita al equipo de Golfmanager la instalación del módulo Cashlogy. Al instalarse se añade la forma de pago Cashlogy.
Accede a Configuración > Facturación > Formas de pago, abre la forma de pago Cashlogy y comprueba que está disponible en TPV y, si vas a devolver efectivo, que tiene activada la Devolución en TPV.
Asigna la forma de pago Cashlogy a los TPV que tengan una máquina conectada.
Accede a Configuración > Cashlogy > Configuración y pulsa Probar conexión para verificar que Golfmanager se comunica con la máquina.
Haz un cobro de prueba de importe pequeño desde el TPV y una devolución de prueba para validar el circuito completo.
⚠️ Asigna la forma de pago Cashlogy solo a los TPV que tengan máquina conectada. Si se usa desde un TPV sin máquina, la operación no podrá completarse.
Explicación de cada opción de configuración
Estas son las opciones del módulo en Configuración > Cashlogy > Configuración. De cada una se indica qué es, su impacto, un ejemplo y cómo se comporta el sistema.
1. Cashlogy BackOffice
Nombre de la opción: Cashlogy BackOffice (botón).
Descripción: abre la interfaz de gestión propia del software de Cashlogy (cargas y retiradas de efectivo, arqueos, niveles de monedas y billetes…). Sus funciones están documentadas por Azkoyen.
Impacto en el sistema: permite gestionar la máquina sin salir de Golfmanager.
Ejemplo de uso: al empezar la jornada, abres el BackOffice para cargar el fondo de cambio.
Qué ocurre cuando se utiliza: la ventana de Cashlogy se muestra por encima de Golfmanager; al cerrarla, el control vuelve a Golfmanager.
Comportamiento del sistema: mientras la ventana de Cashlogy está abierta, se queda en primer plano y no se puede usar otra aplicación hasta cerrarla.
2. Probar conexión
Nombre de la opción: Probar conexión (botón).
Descripción: comprueba que Golfmanager puede comunicarse con el servicio de Cashlogy.
Impacto en el sistema: confirma que la máquina está lista para cobrar y devolver.
Ejemplo de uso: tras encender el equipo por la mañana, o si un cobro falla, pulsas Probar conexión.
Qué ocurre cuando se utiliza: Golfmanager envía una petición al servicio de Cashlogy y muestra el resultado.
Comportamiento del sistema: si la prueba falla, revisa que el ordenador y la máquina estén encendidos, que el software de Cashlogy esté en marcha y que el USB esté conectado.
Forma de pago Cashlogy en el TPV
El módulo añade una forma de pago Cashlogy que se usa en el TPV como cualquier otra. Al seleccionarla:
Golfmanager comprueba que el servicio de Cashlogy está disponible.
Se abre la ventana de Cashlogy, que monitoriza la operación en la máquina.
El cliente introduce el efectivo o recoge el importe en la máquina.
Al finalizar, Cashlogy devuelve el resultado y Golfmanager registra el cobro o la devolución.
Una vez abierta la conexión, las siguientes operaciones con Cashlogy se inician de forma casi instantánea, hasta que se cierre la sesión de la máquina.
Cómo se usa en el día a día
Cobrar una venta en efectivo
En el TPV, añade los productos o abre la venta a cobrar.
Pulsa Cobrar y selecciona la forma de pago Cashlogy.
Se abre la ventana de Cashlogy con el importe. El cliente introduce billetes y monedas en la máquina.
La máquina entrega el cambio automáticamente.
Al terminar, la ventana se cierra y la venta queda cobrada en Golfmanager.
Devolver efectivo
Desde el TPV, haz la devolución de la venta seleccionando la forma de pago Cashlogy.
Golfmanager envía la orden y la máquina dispensa el importe al cliente.
La devolución queda registrada en Golfmanager.
Apertura y cierre de jornada
Al empezar: enciende el equipo y la máquina, pulsa Probar conexión y, si hace falta, carga el fondo de cambio desde el Cashlogy BackOffice.
Al terminar: tras el cierre y cuadre de caja, cierra la sesión de Cashlogy y no dejes la máquina conectada y desatendida durante la noche.
Consultar las transacciones, ventas y cobros
Tienes tres sitios donde revisar lo que genera la integración:
Cashlogy > Transacciones: el registro de cada operación enviada a la máquina. Por cada transacción verás el código, el importe, el estado (pendiente, éxito, error o aviso), el comando enviado y la respuesta del servicio. Es la primera pantalla a revisar cuando un cobro o una devolución no se completa.
Listado de ventas: la venta cobrada con Cashlogy aparece como cualquier otra venta.
Cobros / cobros desglosados: el cobro o la devolución aparece con la forma de pago Cashlogy, lo que facilita el cuadre de caja.
Limitaciones a tener en cuenta
Solo funciona en el TPV que tenga una máquina Cashlogy conectada.
Depende del ordenador local donde está instalado el software de Cashlogy: si está apagado, suspendido o sin conexión, no se puede operar.
La ventana de Cashlogy bloquea el equipo mientras está abierta: no se pueden usar otras aplicaciones hasta cerrarla.
La devolución al datáfono de Cashlogy (refund con tarjeta) no está disponible por el momento; la integración cubre cobros y devoluciones en efectivo.
La gestión interna de la máquina (cargas, retiradas, arqueos) se hace desde el BackOffice de Cashlogy, no desde las pantallas de Golfmanager.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Tengo que configurar IP, puerto u otros campos?
No. En la versión 3 el módulo es plug and play. Solo tienes que tenerlo instalado y comprobar la comunicación con el botón Probar conexión.
La prueba de conexión falla. ¿Qué reviso?
Comprueba que el ordenador y la máquina están encendidos, que el software de Cashlogy está en marcha, que el USB está conectado y que el equipo tiene red. Si sigue fallando, reinicia el software de Cashlogy y vuelve a probar.
No me aparece la forma de pago Cashlogy en el TPV. ¿Por qué?
Revisa en Configuración > Facturación > Formas de pago que Cashlogy está disponible en TPV y que está asignada al TPV que estás usando.
Un cobro se ha quedado a medias. ¿Por dónde empiezo a mirar?
Abre Cashlogy > Transacciones y localiza la operación. Mira su estado (pendiente, éxito, error o aviso) y la respuesta del servicio: ahí suele estar el motivo. Antes de repetir el cobro, comprueba en la máquina si el efectivo llegó a introducirse.
¿Qué significa el estado «Aviso»?
La operación terminó pero la máquina devolvió una incidencia (por ejemplo, falta de cambio o importe distinto al esperado). Revisa la respuesta del servicio y verifica el importe cobrado o devuelto.
¿Puedo devolver efectivo con la máquina?
Sí. Al hacer una devolución desde el TPV con la forma de pago Cashlogy, la máquina dispensa el importe automáticamente.
¿Puedo devolver a tarjeta a través del datáfono de Cashlogy?
Por el momento no. La integración cubre cobros y devoluciones en efectivo. Para devoluciones con tarjeta usa la forma de pago de tarjeta habitual del club.
¿Dónde veo el cobro de una venta hecha con Cashlogy?
En el listado de ventas y en cobros / cobros desglosados (con la forma de pago Cashlogy). El detalle técnico de la operación está en Cashlogy > Transacciones.
¿Cómo cargo el fondo de cambio o retiro efectivo de la máquina?
Desde el botón Cashlogy BackOffice en la configuración del módulo. Esas funciones son propias del software de Cashlogy y están documentadas por Azkoyen.
La ventana de Cashlogy no me deja usar otras aplicaciones. ¿Es normal?
Sí. La ventana de Cashlogy se coloca por encima de todas mientras dura la operación. Termina la operación y ciérrala para volver a Golfmanager.
¿Por qué se recomienda cerrar la sesión de Cashlogy cada día?
Porque intervienen una conexión de red y una conexión USB en un equipo Windows. Tras largos periodos de inactividad, las políticas de energía pueden suspender el USB, o una actualización o un programa residente pueden provocar un cuelgue o reinicio. Cerrar la sesión al final de la jornada evita estos problemas.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba la conexión al empezar cada jornada.
Cierra la sesión de Cashlogy cada día tras el cierre y cuadre de caja.
Desactiva la suspensión del equipo y de los USB en las opciones de energía de Windows.
Programa las actualizaciones de Windows fuera del horario de apertura.
Asigna la forma de pago Cashlogy solo a los TPV con máquina conectada.
Revisa las Transacciones ante cualquier cobro o devolución que no se complete, antes de repetir la operación.
Datos de contacto
Cashlogy by Azkoyen
Servicio técnico: +34 948 709 670