Índice
¿Qué es esta integración?
La integración con SAP permite pasar las facturas y los tickets de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlos a mano. Golfmanager genera un fichero (normalmente Excel, en algunas versiones CSV) con el formato que SAP sabe importar, con los asientos contables de cada documento.
SAP es uno de los ERP de gestión y contabilidad más usados en grandes organizaciones. Golfmanager genera el fichero con los datos en la estructura contable de SAP (sociedad, claves contables, cuentas, indicadores de IVA, centro de coste…) para su importación.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas y tickets en SAP.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre contable.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en SAP.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia SAP.
Es una exportación bajo demanda: eliges el periodo (o seleccionas los documentos) y generas el fichero cuando lo necesitas.
SAP no devuelve información a Golfmanager.
El "puente" es el fichero que Golfmanager descarga y que después se importa en SAP.
¿Qué información se exporta?
Por cada factura o ticket, el fichero genera su asiento:
Una línea de cliente con el total del documento.
Una línea de cobro por tipo de IVA, con los importes agrupados por impuesto.
El sistema usa claves contables distintas según sea una venta o un abono/devolución. Cada línea lleva su sociedad, su cuenta, el indicador de IVA de SAP y el centro de coste (CEBE). Se excluyen los pagos con bono/monedero. Los importes van en euros por defecto.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo de exportación a SAP instalado (la versión adaptada a tu club).
Permisos de facturación para acceder a la exportación.
Los datos contables de SAP (sociedad, claves contables, cuentas, indicadores de IVA, centro de coste) que use tu organización.
Cómo se configura (paso a paso)
Los campos exactos dependen de la versión de tu club, pero el procedimiento es el mismo.
Paso 1 — Configuración general de SAP
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en la configuración de SAP.
Introduce el Código de sociedad y la Moneda (por defecto EUR).
Indica las claves/cuentas contables de venta y de abono, tanto de la línea de cliente como de la línea de cobro, y la cuenta de mayor.
Rellena el NIF del deudor por defecto y el centro de coste (CEBE) por defecto.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Indicador de IVA por impuesto
Entra en cada impuesto.
Indica su indicador de IVA de SAP (por ejemplo, S1, S2, E1…).
Guarda los cambios.
Paso 3 — Ajustes por TPV y subfamilia (si tu versión los usa)
TPV: puedes sobrescribir el NIF del deudor y el centro de coste por defecto en cada terminal.
Subfamilia: en algunas versiones, puedes indicar su centro de coste y su código de artículo de SAP.
💡 Consejo de implantación: configura junto al equipo financiero la sociedad, las claves contables, las cuentas y los indicadores de IVA antes de empezar. Después, el mantenimiento es mínimo.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema). Según la versión de tu club, algunos pueden no estar presentes.
A) Configuración general de SAP
1. Código de sociedad
Descripción: el código de la sociedad (empresa) de SAP a la que pertenecen los asientos.
Impacto en el sistema: imprescindible. Va en cada línea del fichero.
Ejemplo de uso: introduces el código que te da el equipo financiero (por ejemplo, 1000).
Qué ocurre cuando se utiliza: los asientos se asignan a esa sociedad en SAP.
Comportamiento del sistema: si falta o es incorrecto, SAP rechazará o contabilizará mal el fichero.
2. Moneda
Descripción: la divisa de los importes.
Impacto en el sistema: normalmente EUR por defecto.
Ejemplo de uso: lo dejas en EUR salvo que tu sociedad use otra divisa.
Qué ocurre cuando se utiliza: los importes se exportan en esa moneda.
Comportamiento del sistema: si lo dejas vacío, se usa EUR.
3. Claves/cuentas contables (venta y abono · cliente y cobro)
Descripción: las claves o cuentas con las que se contabiliza cada línea. Hay una para la línea de cliente y otra para la línea de cobro, y se distinguen venta y abono/devolución.
Impacto en el sistema: determinan el debe/haber de cada asiento.
Ejemplo de uso: configuras la clave de venta-cliente, venta-cobro, abono-cliente y abono-cobro que te indique contabilidad.
Qué ocurre cuando se utiliza: las ventas usan unas claves y los abonos otras.
Comportamiento del sistema: un documento de importe negativo (abono/devolución) usa automáticamente las claves de abono.
4. Cuenta de mayor
Descripción: la cuenta de mayor que se usa en las líneas de cobro.
Impacto en el sistema: es la cuenta contra la que se contabiliza el cobro.
Ejemplo de uso: indicas la cuenta de mayor que te facilita contabilidad.
Qué ocurre cuando se utiliza: las líneas de cobro salen con esa cuenta.
Comportamiento del sistema: si falta, el cobro no saldrá en la cuenta correcta.
5. NIF del deudor por defecto
Descripción: el identificador fiscal del deudor/cliente que se usa por defecto.
Impacto en el sistema: identifica al deudor en la línea de cliente.
Ejemplo de uso: pones el NIF genérico del club.
Qué ocurre cuando se utiliza: las facturas se contabilizan contra ese deudor.
Comportamiento del sistema: un TPV puede sobrescribirlo con su propio NIF/tipo de caja.
6. Centro de coste (CEBE) por defecto
Descripción: el centro de coste con el que se imputan las líneas de cobro.
Impacto en el sistema: clasifica los importes por centro de coste en SAP.
Ejemplo de uso: pones el CEBE general del club.
Qué ocurre cuando se utiliza: las líneas salen con ese centro de coste.
Comportamiento del sistema: puede sobrescribirse a nivel de TPV o de subfamilia (la subfamilia tiene prioridad si está configurada).
7. Códigos de documento positivas/negativas y código de proyecto (según versión)
Descripción: en algunas versiones, el código de documento para líneas positivas (venta) y negativas (abono), y un código de proyecto.
Impacto en el sistema: marcan el tipo de documento y el proyecto en SAP.
Ejemplo de uso: los rellenas si tu versión los pide.
Qué ocurre cuando se utiliza: el fichero etiqueta cada línea con su tipo de documento y proyecto.
Comportamiento del sistema: si tu versión no los usa, no aparecerán.
B) Indicador de IVA de SAP (por impuesto)
Nombre del campo: indicador de IVA de SAP (en la ficha del impuesto).
Descripción: el código con el que SAP clasifica ese IVA (por ejemplo, S1, E1…).
Impacto en el sistema: imprescindible para que el IVA se contabilice bien.
Ejemplo de uso: en el impuesto del 21% pones su indicador de SAP.
Qué ocurre cuando se utiliza: la línea de IVA sale con el indicador correcto.
Comportamiento del sistema: si falta, el IVA saldrá mal clasificado en el fichero.
C) Ajustes por TPV y subfamilia
TPV — NIF del deudor / tipo de caja y centro de coste: sobrescriben los valores por defecto para ese terminal. Impacto: permite que distintos TPV vayan con datos contables distintos. Comportamiento: si están vacíos, se usan los valores por defecto.
Subfamilia — centro de coste y código de artículo (según versión): permiten imputar por subfamilia y mapear el artículo de SAP. Impacto: más detalle por familia de producto. Comportamiento: el CEBE de la subfamilia tiene prioridad sobre el del TPV y el general.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Entra en el listado de Facturas.
Pulsa la acción de exportar a SAP (según tu versión: "Exportar a SAP", "Generar documento SAP" o "Exportar SAP Empordà").
Indica el periodo (rango de fechas) o selecciona los recibos a exportar; en algunas versiones, elige además el tipo de fichero (facturas, tickets, cobros o asientos).
Confirma. Se descargará el fichero (Excel o CSV) que después se importa en SAP.
Una integración adaptada a cada club
La conexión con SAP suele estar adaptada a la configuración contable de cada organización (códigos de sociedad, claves contables, cuentas e indicadores propios). Por eso existen versiones específicas por club que se diferencian en:
El formato del fichero: unas versiones generan Excel y otras CSV.
Qué se exporta: algunas exportan solo recibos/tickets; otras permiten elegir entre facturas, tickets, cobros y asientos.
Cómo se elige: por rango de fechas, por una fecha o seleccionando recibos en el listado.
El funcionamiento para el usuario (exportar un fichero para SAP) es el mismo; cambian los datos contables y los detalles. Tu equipo de implantación te indicará la versión que aplica a tu club.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real. SAP no envía nada de vuelta.
El fichero se descarga y se importa en SAP a mano; Golfmanager no lo envía solo.
La calidad del resultado depende de la configuración contable (sociedad, claves, cuentas, indicadores de IVA, CEBE).
Está adaptada por club: usa la versión correspondiente a tu organización.
No hay marca de "exportado": evita exportar dos veces el mismo periodo para no duplicar en SAP.
Se excluyen los pagos con bono/monedero y, en algunas versiones, los recibos con total cero.
Preguntas frecuentes
No aparece la opción de exportar a SAP.
Suele ser porque el módulo (la versión de tu club) no está instalado o tu usuario no tiene permiso de facturación. Comprueba ambos; la acción está en el listado de facturas.
Me pide la fecha.
Aparecen avisos del tipo "La fecha es obligatoria" / "Indica la fecha de inicio" cuando no has rellenado la fecha o el rango. Indícalos y vuelve a exportar.
Me dice que no he elegido ningún tipo de fichero.
En la versión que permite elegir tipo (facturas, tickets, cobros o asientos), debes seleccionar uno antes de exportar.
Aparece "Sólo pueden exportarse recibos".
En la versión que exporta por selección, has marcado algún documento que no es un recibo/ticket. Selecciona solo recibos y vuelve a exportar.
Aparece "No pueden enviarse recibos con total a cero".
Has seleccionado algún recibo con total 0. Quítalos de la selección y vuelve a exportar.
El IVA sale mal en el fichero.
Falta el indicador de IVA de SAP en algún impuesto. Asígnalo en la ficha del impuesto (por ejemplo, S1) y vuelve a exportar.
Las cuentas o la sociedad salen incorrectas.
Falta completar la configuración general: sociedad, claves contables, cuenta de mayor o moneda. Revísalas con el equipo financiero.
Un TPV sale con el cliente o el centro de coste equivocado.
Ese terminal necesita su propio NIF del deudor o su centro de coste. Configúralos en el TPV (o el CEBE en la subfamilia, que tiene prioridad).
¿Qué lleva exactamente el fichero?
Por cada documento, una línea de cliente con el total y una línea de cobro por tipo de IVA. Cada línea incluye la sociedad, la cuenta, el indicador de IVA y el centro de coste.
¿Cómo se tratan los abonos o devoluciones?
Usan claves contables distintas a las de venta. Los importes se exportan en positivo y el tipo de documento (o las claves de abono) indican que es una devolución.
¿Cómo evito duplicar en SAP?
No hay una marca de "exportado": el control lo llevas tú. Exporta por periodos cerrados, identifica cada fichero y evita importar dos veces el mismo en SAP.
¿Qué documentos se exportan?
Según la versión: recibos/tickets y, en algunas, también facturas, cobros y asientos. En todas se excluyen los pagos con bono/monedero.
¿Por qué hay versiones distintas por club?
Porque cada organización tiene su propia configuración contable en SAP (sociedad, claves, cuentas, indicadores). La versión se adapta a esos datos; el uso es el mismo.
¿En qué formato sale el fichero?
En Excel (.xlsx) o CSV según la versión. Las fechas y los decimales se generan en el formato que SAP espera (formato europeo).
¿En qué moneda se exporta?
En euros por defecto, salvo que tu sociedad use otra divisa configurada.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con el equipo financiero la sociedad, las claves contables, las cuentas y los indicadores de IVA antes de empezar.
Revisa los ajustes por TPV y subfamilia si distintos terminales o familias deben ir con datos distintos.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Haz una primera prueba y valídala en SAP antes de adoptar el procedimiento.