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¿Qué es la configuración de Facturación?
Es la pantalla donde se definen las reglas generales con las que Golfmanager calcula precios, genera ventas, emite facturas y gestiona cobros: si los precios incluyen impuestos, cómo se redondea, qué tipo de factura se emite por defecto, si se envían por email, etc.
Ubicación: Menú Configuración > Facturación > Configuración. Los cambios afectan a todas las ventas y facturas que se generen a partir de ese momento.
¿Qué problema resuelve?
Coherencia fiscal: todas las facturas siguen las mismas reglas de redondeo, impuestos y datos obligatorios.
Menos trabajo manual: tipo de factura por defecto, cliente por defecto y envío automático por email.
Control del cobro: permite limitar el pago rápido, bloquear pagos en TPV de ventas ya facturadas o no facturar ventas futuras.
Arquitectura de las tarifas
Los productos son la pieza clave de la configuración. Para que los informes sean legibles, se agrupan en subfamilias y estas, a su vez, en familias.
Familia: agrupa subfamilias (Golf, Tenis, Restaurante, Tienda).
Subfamilia: agrupa productos (Green Fees Visitantes, Green Fees Socios, Tienda Guantes…).
Producto: todo lo que se vende con precio está ligado a un producto. Contiene precio, impuestos, cuenta contable y otros parámetros. Si quieres revisar o cambiar un precio, se hace en el producto.
Precios dinámicos: el producto tiene un precio por defecto, pero puedes añadir precios que cambian según día, hora, tipo de cliente, canal, etc.
🔗 Flujo general: Impuestos → Familia → Subfamilia → Producto (+ Etiquetas y Precios dinámicos) → Venta → Cobro (Forma de pago) → Factura (Tipo de factura + Serie + Empresa).
Conexión de Facturación con otros módulos
Los productos pueden venderse directamente (TPV, tienda online) o a través de otros módulos. Al crear un tipo de reserva, un tipo de cuota, un tipo de curso o un bono se le asigna un producto: así, cada reserva, recibo o inscripción genera automáticamente su venta, y cualquier cambio posterior queda sincronizado.
El producto se encarga del precio y de la información contable (cuenta contable, impuestos). Cada módulo gestiona sus propios parámetros (por ejemplo, en reservas: cruces, días disponibles o límites).
¿Qué secciones incluye?
Ventas: impuestos incluidos, redondeo, cliente por defecto, pago rápido y pasarelas.
Depósitos: comportamiento al consumir depósitos.
Facturas: datos obligatorios, redondeo, empresa, tipos de factura por defecto, envío por email y facturación de ventas futuras.
Divisas: solo visible con el módulo Multidivisa.
El resto de elementos de facturación tienen su propio artículo: Impuestos, Familias, Subfamilias, Productos, Etiquetas de producto, Precios dinámicos, Formas de pago, Empresas, Tipos de factura, Series de factura, Motivos de descuento, Códigos promocionales y Promociones.
Requisitos previos
Tener creadas al menos una empresa, los tipos de factura y sus series antes de elegir los tipos por defecto.
Para Cliente por defecto: tener creado el cliente en el CRM.
Para la sección Divisas: instalar el módulo Multidivisa desde el App Market.
Para Depósitos: tener activo el módulo de depósitos.
Cómo se configura (paso a paso)
Accede a Menú Configuración > Facturación > Configuración.
En Ventas, decide si los precios incluyen impuestos y cómo tratar los descuadres por redondeo.
En Facturas, elige la Empresa, el Tipo de factura predeterminado y el Tipo de factura al pagar ventas.
Activa las opciones de envío automático, anulaciones y bloqueos según el funcionamiento de tu club.
Si usas varias monedas, configura la sección Divisas.
Guarda los cambios.
⚠️ Recomendación: decide Precios con impuestos incluidos antes de dar de alta los productos. Cambiarlo después altera el importe final de todos los precios.
Los campos de configuración en detalle
Sección Ventas
1) Precios con impuestos incluidos
• Descripción: indica si el precio de los productos incluye impuestos.
• Impacto en el sistema: cambia cómo se calcula el total de la venta.
• Ejemplo de uso: activado, una Coca Cola con precio “5” cuesta 5 € impuestos incluidos. Desactivado, un servicio con precio “200” cuesta 200 € + IVA.
2) Avisar descuadre por redondeo
• Descripción: muestra un aviso cuando, por redondeo, el total calculado no cuadra con la suma de las líneas.
3) Impedir descuadre por redondeo
• Descripción: impide continuar si se produce un descuadre por redondeo.
4) Impuestos obligatorios en el producto
• Descripción: obliga a asignar al menos un impuesto a cada producto.
• Impacto en el sistema: evita vender productos sin impuesto por olvido.
5) Error máximo de redondeo
• Descripción: diferencia máxima admitida por redondeo antes de considerar que hay descuadre.
6) Cliente por defecto
• Descripción: cliente que se asigna automáticamente a las ventas sin cliente.
• Impacto en el sistema: agiliza la facturación y evita errores por falta de cliente o NIF.
7) Pasarela: devolver si no tiene éxito
• Descripción: en pasarelas de pago externas, devuelve el cobro si la operación falla en la plataforma. Activado por defecto.
8) Permitir pago rápido
• Descripción: activado por defecto. Desactívalo si quieres que todas las ventas se cobren desde el TPV.
• Impacto en el sistema: desactivado, desaparece la opción de pago rápido en ocupación, clientes, bonos y reservas.
Sección Depósitos
1) Generar nota de crédito al consumir
• Descripción: genera una nota de crédito cuando se consume saldo de un depósito.
2) Producto predeterminado
• Descripción: producto que se usa por defecto en los depósitos. Selecciónalo del desplegable o crea uno nuevo.
Sección Facturas
1) Forzar dirección completa
• Descripción: exige calle, ciudad, código postal y país del cliente antes de emitir una factura.
2) Modo de redondeo
Redondear líneas: se redondea cada línea.
Redondear totales: se redondea el total. No aplica a las facturas Global, que siempre redondean al generarse a partir de facturas.
3) Empresa
• Descripción: empresa con la que se emiten las facturas por defecto.
• Impacto en el sistema: si la subfamilia del producto tiene empresa asignada, se factura con la empresa de la subfamilia.
4) Mostrar la opción de factura rectificativa al anular facturas completas
• Descripción: muestra una casilla para generar una rectificativa al reembolsar desde el TPV ventas con factura completa.
5) Bloquear pago en TPV para ventas facturadas
• Descripción: las ventas con factura asociada no se pueden cobrar en el TPV; deben cobrarse desde la factura.
6) Formato de número de recibo
• Descripción: define cómo se numeran los recibos.
7) Selector de tipo de factura en TPV
• Descripción: muestra en el TPV un selector para elegir el tipo de factura al cobrar.
8) Imprimir facturas sin impuestos
• Descripción: las facturas impresas no muestran el desglose de impuestos.
9) Permitir anulaciones parciales de líneas
• Descripción: permite anular solo una parte de una línea de venta.
10) Anular simplificadas al emitir factura completa
• Descripción: al emitir una factura completa de ventas que ya tenían factura simplificada, la simplificada se anula automáticamente.
11) Enviar por email automáticamente
• Descripción: envía la factura por email al crearla.
• Impacto en el sistema: solo se envía si el cliente tiene activado Enviar facturas por email (Menú Principal > CRM > Clientes > cliente > Datos de facturación).
12) Mostrar columna descuento
• Descripción: la factura muestra una columna con el descuento aplicado.
13) Tipo de factura predeterminado
• Descripción: tipo de factura que se propone por defecto al emitir una factura. Se puede cambiar manualmente.
14) Tipo de factura al pagar ventas
• Descripción: tipo de factura que se genera al cobrar desde el TPV o desde el pago rápido de la reserva.
15) No facturar ventas futuras
• Descripción: si cobras hoy una venta con fecha futura, el cobro se registra hoy pero la factura no se genera.
• Impacto en el sistema: la factura debe generarse manualmente el día del servicio.
• Ejemplo de uso: cobras el viernes un green fee del domingo; la factura se emite el domingo.
⚠️ Con esta opción no se puede generar una factura simplificada en el cobro, salvo que en el tipo de factura desactives Factura recibo.
Sección Divisas
Visible al instalar el módulo Multidivisa.
Divisa por defecto: divisa principal, configurada previamente en Facturación > Divisas.
Divisa secundaria: segunda divisa, configurada previamente en Facturación > Divisas.
Divisas
Ubicación: Menú Configuración > Facturación > Divisas (requiere el módulo Multidivisa).
Nombre (obligatorio): nombre de la divisa.
Tipo de cambio (obligatorio): si un dólar vale 50 pesos, indica 50.
Símbolo (obligatorio): símbolo de la moneda.
Símbolo a la izquierda: muestra el símbolo delante del importe.
Visible en consumer: la divisa se muestra en la zona de clientes.
El botón Actualizar precios recalcula todos los productos y precios dinámicos tras crear o cambiar un tipo de cambio.
ℹ️ Para usar una divisa secundaria, añade primero la divisa principal con su tipo de cambio y después la secundaria, que va ligada a la principal.
Limitaciones a tener en cuenta
Los cambios no son retroactivos: no modifican ventas ni facturas ya emitidas.
Redondear totales no aplica a facturas Global.
El envío automático requiere también la opción en la ficha del cliente.
Divisas requiere el módulo Multidivisa.
Preguntas frecuentes
No se envían las facturas por email automáticamente.
Revisa que Enviar por email automáticamente esté activo y que el cliente tenga activado Enviar facturas por email y un email válido.
No aparece el pago rápido en las reservas.
Comprueba que Permitir pago rápido esté activado.
¿Con qué empresa se factura un producto?
Con la empresa de su subfamilia, si la tiene. Si no, con la empresa indicada en la configuración.
Cobré hoy una venta de otro día y no se generó factura.
Está activa No facturar ventas futuras. Emite la factura manualmente el día del servicio.
Cómo configurar el "Cierre ciego" para un usuario
El cierre ciego permite que un usuario cierre caja sin ver las diferencias entre lo contado y lo esperado ni el histórico de movimientos.
En Menú Configuración > Sistema > Perfiles, edita el perfil del usuario y desactiva Visualizar datos sensibles del cierre de caja. Guarda.
En Menú Configuración > TPV > Configuración, desactiva Mostrar caja en ocupación (se guarda automáticamente).
Permiso “Visualizar datos sensibles del cierre de caja” | ¿Ve diferencias? | ¿Accede a movimientos de caja? |
✅ Activado | Sí | Sí |
❌ Desactivado (cierre ciego) | No (mensaje genérico si hay descuadre) | No (mensaje de error) |
Buenas prácticas recomendadas
Define la configuración antes de dar de alta productos, especialmente impuestos incluidos y redondeo.
Revisa con tu asesoría el tipo de factura por defecto y el de pago de ventas.
Usa un cliente por defecto si vendes mucho a clientes anónimos.
Prueba los cambios con una venta de prueba antes de aplicarlos en temporada alta.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración de facturación, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.