Índice
¿Qué es una venta?
Una venta (también llamada albarán o pedido) es cada línea de producto o servicio que el club vende a un cliente. Contiene el cliente, el producto, las unidades, el precio, los descuentos, los impuestos y la fecha de uso, entre otros datos.
Las ventas se crean manualmente desde su listado o automáticamente desde otros módulos (TPV, Reservas, Cuotas, Bonos, Escuela…). Por ejemplo, al crear una reserva el sistema crea una venta ligada a ella; ambas se sincronizan si editas cualquiera de las dos.
Las ventas están en Menú Principal > Facturación > Ventas. Desde una venta se generan después los cobros y las facturas.
¿Qué problema resuelve?
Un único registro de todo lo vendido, venga del módulo que venga.
Control de deuda: cada venta indica si está pendiente de pago, pagada o anulada.
Trazabilidad: las anulaciones generan una línea nueva, sin alterar la original, para que los informes históricos no cambien.
Cobro a distancia: el link de pago permite al cliente pagar online sin pasar por el club.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Creación de ventas | Desde el listado, el TPV o automáticamente desde otros módulos |
Pago rápido | Cobrar una o varias ventas sin pasar por el TPV |
Link de pago | Enviar al cliente un enlace para pagar online, con o sin caducidad |
Anulación con trazabilidad | Genera una línea de anulación y, si estaba pagada, rectificativa y cobro negativo |
Cupón de TTOO | Asociar el localizador del turoperador a cada línea |
Listados y dashboards | Filtros personalizados, listados guardados y precios dinámicos |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Ventas (Menú Principal > Facturación > Ventas): listado y detalle de cada línea vendida.
TPV (Menú Principal > TPV): carrito desde el que se crean, editan, cobran y anulan ventas.
Reservas (Menú Principal > Reservas): cada reserva genera su venta ligada.
Cobros y Facturas: documentos que se generan a partir de la venta.
🔗 Flujo general: Módulo (Reserva, TPV, Cuota…) → Venta pendiente de pago → Cobro → Factura. También puedes facturar antes de cobrar.
Requisitos previos
Tener creados los productos (Menú Configuración > Facturación > Productos).
Tener configuradas las formas de pago que vayas a usar.
Para enviar links de pago: tener instalado el módulo Link de pago y una pasarela de pago online.
Para registrar cupones de TTOO: tener un botón Añadir Cupón en el TPV.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Productos
Accede a Menú Configuración > Facturación > Productos.
Crea los productos con su precio, familia/subfamilia e impuestos.
Paso 2 — Botón de cupón en el TPV (opcional)
Accede a Menú Configuración > TPV > Listado de TPVs y abre el TPV.
En la sección Botones, pulsa Nuevo.
En Función, elige Añadir Cupón y guarda.
Paso 3 — Link de pago (opcional)
Instala el módulo Link de pago. Si no lo tienes contratado, consulta con soporte.
Revisa la plantilla de email de pagos online.
Los campos de la venta en detalle
Ubicación: Menú Principal > Facturación > Ventas > detalle de una venta
1) Estado
Estado | Significado |
Borrador | Venta temporal, por ejemplo con link de pago con caducidad (franja amarilla) |
Sin coste | Venta con importe 0 |
Pendiente de pago | Deuda del cliente |
Pagada | Venta cobrada |
Anulada | Línea original que ha sido anulada |
Anulación | Línea nueva, en negativo, que registra la anulación (campo Cancelación de) |
2) Tipo
• Descripción: Venta, Recargo o Propina.
3) Resto de campos
Campo | Descripción |
Cliente / Beneficiario | Quién paga y quién disfruta el servicio |
Producto, Descripción, Unidades, Minutos | Qué se vende y en qué cantidad |
Precio unitario, % Descuento, Importe de descuento, Motivos de descuento | Precio y descuentos aplicados |
% Impuestos, Total, Total sin impuestos, Exento de impuestos | Cálculo fiscal de la línea |
Fecha de uso / Fecha de vencimiento / Vencimiento | Cuándo se disfruta, cuándo vence el pago y, si es temporal, cuándo caduca |
Empresa | Empresa que factura la venta (multiempresa) |
Permitir pendiente de pago | Si la venta puede quedar como deuda |
Domiciliar | La venta se incluirá en el próximo Q19/SEPA |
No facturar / Solicita factura | Excluye la venta de facturación o indica que el cliente pide factura |
Suplidos | Importe cobrado por cuenta de un tercero |
Online / Es agencia | Origen de la venta |
Línea de la que depende / Enlazada a | Relación con otras líneas (extras, paquetes) |
Observaciones / Observaciones públicas | Notas internas o visibles para el cliente |
Fecha link de pago | Se rellena automáticamente al enviar un link de pago |
Cómo se usa en el día a día
Crear una venta
Desde el listado de ventas (Menú Principal > Facturación > Ventas):
Pulsa Nueva.
Elige el Producto y escribe el Total (impuestos incluidos).
Pulsa Guardar.
Desde el TPV (Menú Principal > TPV):
Añade productos al carrito (botón, código de barras o buscador).
Pulsa Finalizar y elige la Forma de pago o Pendiente de pago.
Desde Reservas (Menú Principal > Reservas > Ocupación): selecciona día y hora, cliente y tarifa, y pulsa Reservar. La venta se crea automáticamente.
Editar una venta desde el TPV
Busca la venta y entra en su Referencia.
Pulsa TPV y luego el icono Editar de la línea.
Modifica Cantidad, Precio, Descuento o Descripción. El cambio se guarda automáticamente.
Pagar una venta
Desde | Pasos |
Listado de ventas | Selecciona la/s venta/s > Acciones > Pago rápido > Forma de pago > Aceptar |
TPV | Abre la venta en TPV. Sin seleccionar líneas pagas todas; seleccionando, solo esas. Finalizar > Forma de pago |
Ficha del cliente | CRM > Clientes > pestaña Ventas > selecciona ventas > TPV o Pago rápido |
Ocupación / Listado de reservas | Abre la reserva > TPV o Pago rápido > Forma de pago |
Factura | Si ya está facturada: ver artículo v3 - Facturas (usuario) |
ℹ️ Al pagar con Pago rápido desde ventas o reservas, el sistema genera automáticamente una factura simplificada.
Anular una venta
Desde el listado de ventas, la ocupación o el listado de reservas:
Abre la venta o reserva y pulsa Anular.
Si está pagada, confirma la Forma de pago de la devolución y pulsa Aceptar.
Si no está pagada, confirma con Anular. En reservas de grupo puedes marcar Anular el resto de las reservas de grupo y Enviar notificación.
Desde el TPV:
Abre la venta en TPV y selecciona las líneas (o ninguna para todas).
Pulsa la Papelera. Si está pagada elige Anular y devolver el dinero o Devolver el dinero y dejar pendiente de pago.
⚠️ Qué hace el sistema al anular: la línea original pasa a Anulada y se crea una línea nueva en estado Anulación con fecha de uso = fecha de anulación. Así los informes históricos no se alteran. Si estaba pagada, se crea una factura rectificativa y un cobro negativo.
Link de pago
Caso 1 — La venta ya existe
Ubicación: Menú Principal > Facturación > Ventas (o botón del TPV habilitado)
Selecciona la/s venta/s y pulsa Acciones.
Elige Enviar para el pago (envía email) o Link de pago (genera el enlace para copiarlo).
En Enviar para el pago puedes configurar:
Asunto (por defecto: Disponible para pagar online).
Caducidad: la reserva queda en borrador (franja gris) y la venta como temporal (franja amarilla) hasta que se pague.
Mensaje: editable, pero no modifiques el link en azul.
Forzar tokenizar la tarjeta de crédito.
Copiar link / Abrir link.
ℹ️ El link se envía al cliente de cada línea. Si ese cliente tiene informado Facturar a…, se envía a ese otro cliente. Al enviarlo se rellena el campo Fecha link de pago de la venta.
Caso 2 — La venta aún no existe
Ubicación: Menú Configuración > Facturación > Productos > detalle del producto
Pulsa Acciones > Link de pago directo.
Opcionalmente activa tokenizar y pulsa Copiar.
Envía el link por el canal que quieras. Al pagar, el sistema crea venta, cobro y factura.
Cómo se ve la reserva en la ocupación
Link | Comportamiento |
Sin caducidad | Reserva confirmada y pendiente de pago (franja roja). Pasa a verde al pagar. No desaparece sola. |
Con caducidad | Reserva provisional (franja gris claro). Si paga, verde. Si caduca: deja de ocupar el hueco al instante y en los 5 minutos siguientes se anula la venta. El cliente verá "no hay ventas que pagar". |
Cupón de un TTOO en una venta
Permite registrar el localizador o cupón de un turoperador para vincular reservas y facturas y que el TTOO pueda verificar los cargos.
Abre la reserva en el TPV.
Selecciona las líneas a asociar.
Pulsa el botón Añadir Cupón e introduce el código (alfanumérico, máx. 50 caracteres).
El cupón se ve en la columna Cupón del listado de ventas y en el detalle de la factura, por línea.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Ventas | Nueva, Pago rápido, TPV, Facturar, Enviar para el pago, Link de pago, Exportar, Edición masiva |
Detalle de venta | TPV, Anular, Pago rápido, Ver historial |
Limitaciones a tener en cuenta
Una venta ya facturada no se puede volver a facturar salvo que actives Anular simplificadas al emitir factura completa.
Una venta incluida en un Q19 no se puede pagar desde ventas; hay que sacarla antes del Q19.
No se puede dividir una venta procedente de un bono, una cuota o una reserva.
El link de pago requiere el módulo Link de pago y una pasarela online.
Multiempresa: no se pueden facturar en un mismo carrito productos de empresas distintas.
Preguntas frecuentes
Al anular una venta veo dos líneas. ¿Es un error?
No. La original queda Anulada y se crea otra en estado Anulación con la fecha de la anulación, para no alterar los informes pasados.
El cliente abre el link y ve "no hay ventas que pagar".
El link tenía caducidad y ha vencido, o la venta ya está pagada o anulada.
¿A quién llega el link de pago?
Al cliente de la línea, o al cliente indicado en Facturar a… si lo tiene informado.
¿Por qué se ha creado una factura al pagar?
El Pago rápido desde ventas o reservas genera siempre una factura simplificada.
Buenas prácticas recomendadas
Guarda listados personalizados (por ejemplo, ventas pendientes de pago del mes).
Usa caducidad en los links de pago de reservas para liberar huecos no pagados.
Anula siempre desde el sistema, nunca borrando, para mantener la trazabilidad.
Registra el cupón del TTOO antes de facturar al turoperador.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre ventas, pagos o links de pago, escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.