Índice
Sección: Menú Configuración > Configuración General > Cuentas de email
Preguntas Frecuentes
Introducción
En este artículo de ayuda veremos cómo crear y configurar vuestra cuenta de correo para el envío de emails de confirmación de reservas a clientes, cancelaciones o comunicaciones a vuestros usuarios, socios, etc.
Atención
Es importante que sepas que el remitente de emails de Golfmanager usa esta misma cuenta para enviar los correos desde Golfmanager. Una mala gestión con emails erróneas y de plantillas mal diseñadas pueden llevar a tu cuenta a las listas negras y tus correos siempre al SPAM del cliente. Aconsejamos fuertemente contratar un servicio profesional de marketing para no llegar a este punto.
NOTA. No uses el botón de Probar que aparece arriba porque no tiene funcionalidad por ahora. Si deseas realizar una prueba, tienes que realizar la prueba real con un cliente-test que tengas en tu base de datos.
General
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Para dar de alta una cuenta completa los siguientes campos:
Prioridad: En caso de tener varias cuentas de correo, el sistema lo mandará a través de la cuenta con este valor más bajo.
Deshabilitada: Activa esta casilla para deshabilitar esta cuenta de correo.
Nombre remitente: Nombre que se mostrará en los buzones de emails que envíes desde el sistema. Normalmente el nombre del club.
Cuenta remitente: Cuenta que utilizarás para el envío de emails. Normalmente el email de la cuenta que vas a usar.
Dirección de respuesta (opcional): A dónde deseas recibir las respuestas del email enviado.
Dirección copia oculta (opcional): Esta opción te sirve para recibir siempre una copia oculta de cada email que sale desde el sistema. En el caso de querer poner más de un email, tienes que separarlo con punto y coma más un espacio.
Configuración del servidor
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Usuario: Normalmente el email de la cuenta que vas a usar. Suele ser el mismo que el campo de Cuenta remitente.
Contraseña: Añade la contraseña real de tu cuenta de correos. Seguramente tengas que contactar con tu proveedor de correo o tu departamento de IT para que te proporcione esta información.
Servidor SMTP: En este campo tienes que añadir los datos de vuestro servidor de correos SMTP. Generalmente lo configura el informático o técnico de tu empresa. Normalmente empiezan por smtp. Por ejemplo: smtp.gmail.com.
Se recomienda activar el permiso de envío de emails a terceros desde el servidor de tu cuenta de correos.
Puerto: El número de puerto de salida de correo son 3 opciones: 587, 465 y 25. Al igual que en el punto anterior, generalmente lo configura el informático o técnico de tu empresa. Normalmente los puertos suelen ser 587 y 465.
NOTA: el puerto 25 se puede desbloquear, pero hay que hacer una solicitud expresa a AWS, no se puede desbloquear mediante la consola. Ahora bien, el que un club envíe los correos por el 25 (NO SEGURO) supone que esos correos están expuestos a que la información personal que incluyan quede accesible para personas / sistemas no autorizadas. Por lo tanto y de acuerdo a la ISO27001 en la que estamos avanzando, esa solicitud tiene que quedar recogida y debe ser autorizada, y este club quedaría fuera del scope de la ISO.
Para poder atender adecuadamente esas solicitudes necesitamos que identifiquemos para cada caso:
Dirección IP del servidor
Protocolo / Puerto que utilizan
Ignorar verificación: Si estás teniendo problemas de recibir los correos, prueba a activar esta opción.
Una vez acabada la configuración y probar si salen los correos desde el sistema, tienes que hacer una reserva desde la página web de reservas logándote con un cliente-test que tengas en tu base de datos (listado de clientes). No uses el botón Probar de ésta página porque aún no está en funcionamiento.
Para ver los correos que salen desde el sistema, lee nuestro siguiente artículo de ayuda: Últimos emails enviados.
Y es importante que verifiquen que tienen en su whitelist las direcciones IP siguientes:
· 54.155.12.7 - Producción
· 46.137.167.192 - Calidad
· 212.230.159.194 - Desarrollo / Pruebas
Para cualquier consulta adicional ponte en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat del sistema.
Configurar la cuenta de email para Outlook
Es posible que después de configurar correctamente la cuenta de Outlook los email no se envíen y encuentres un error en Configuración General > Últimos emails enviados, igual o parecido a este:
aUTH: 535 5.7.3 Authentication unsuccessful [DX1P273CA0024.AREP273.PROD.OUTLOOK.COM]
Para solucionar esta situación y que los emails se envíen correctamente, tendrás que modificar la configuración de tu cuenta de Outlook siguiendo estos pasos:
Desactivar la autentificación en 2 pasos (2FA).
Dirígete a la página Conceptos básicos sobre seguridad e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
Selecciona Más opciones de seguridad.
En Verificación en dos pasos, selecciona Configurar la verificación en dos pasos para activarla o Desactivar la verificación en dos pasos para desactivarla.
Sigue las instrucciones.
Activar la autenticación SMTP.
Abra el Centro de administración de Microsoft 365 y vaya a Usuarios > usuarios activos.
Seleccione el usuario y, en el control desplegable que aparece, haga clic en Correo.
En la sección Aplicaciones de correo electrónico, haga clic en Administrar aplicaciones de correo electrónico.
Compruebe la configuración SMTP autenticada: desactivada = deshabilitada, activada = habilitada.
Cuando haya terminado, haga clic en Guardar cambios.
En una cuenta de outlook365: si tienen activado MFA, tienes que crear una Application PWD siguiendo las siguientes instrucciones: https://support.microsoft.com/en-us/account-billing/manage-app-passwords-for-two-step-verification-d6dc8c6d-4bf7-4851-ad95-6d07799387e9
Configurar la cuenta de email para Gmail
Ve a la cuenta de Google: https://myaccount.google.com/u/3
Ve a Seguridad > Acceso de aplicaciones poco seguras
Activar el Acceso de aplicaciones poco seguras
En Golfmanager utiliza el Servidor SMTP: smtp.gmail.com y puerto 587
Configurar el email de envío de facturas
Sección: Menú Configuración > Configuración General > Cuentas de email
Si quieres cambiar el email desde el que se envían las facturas, primero tienes que configurar tu cuenta de email en el sistema, y cuando quieras mandar las facturas por email, cambiar la prioridad de esa cuenta de envío.
La que tenga menor prioridad es la que enviará los emails.
Puedes tener todas las cuentas de emails que quieras en ese listado, pero solo te va a realizar los envíos, la que tenga la prioridad más baja.
Limitaciones de envíos con Microsoft 365 Office
Microsoft 365 Office impone por defecto un límite de 30 mensajes enviados por minuto y un límite de 10.000 destinatarios por día. Son limitaciones con tu proveedor de emails que puedes modificar.