Overordnet overblik
Sæt jeres interne arbejde i system ved hjælp af det integrerede årshjul i Grant Compass. Her er det muligt at få et overblik over alle typer aktiviteter inden for et specifikt kalenderår i fonden.
Aktiviteter, der kan registreres i årshjulet, er:
Møder (herunder mødeindkaldelser og dagsordner med integration til Google Calendar, Outlook, Office365 m.fl.)
Opgaver til eget eller fælles brug (inkl. ansvarsfordeling og påmindelser)
Ansøgningsperioder (på tværs af formål, inkl. start- og slutdatoer)
Gå til punktet "Årshjul" i venstremenuen for at åbne årshjulet. Tilvælg her den type visning, du foretrækker (liste- eller kalendervisning) samt det år, du ønsker at gennemse.
Et godt fif 💡 I tilfælde af, at det er relevant at printe årshjulet, f.eks. til brug og fælles orientering under bestyrelsesmødet, kan du med fordel gøre brug af listevisningen. På den måde fremgår alle opgaver og aktiviteter på en kronologisk tidslinje. Brug udskriv-funktionen i øverste højre hjørne.
Du kan også vælge, om du kun ønsker at vise aktiviteter i årshjulet, der direkte vedrører dig, f.eks. aktiviteter, som du har oprettet eller hvor du deltager.
Mødeindkaldelse
Med årshjulet er det muligt at indkalde til møder direkte fra Grant Compass. Mødeindkaldelsen fungerer efter gængs digital logik med angivelse af titel, agenda, lokation, mødetidspunkt (start- og sluttidspunkt), deltagere samt mulighed for mødepåmindelse.
Derudover har du/I mulighed for at tilføje relevante dokumenter samt angive hvilke brugere på platformen, mødet skal være synligt for, f.eks. kun de inviterede/deltagere eller alle brugere på jeres side af platformen.
For at danne en mødeindkaldelse, klik på "Opret aktivitet" i øverste højre hjørne, når du er inde på årshjulet og vælg "Opret møde".
Når mødet er oprettet vil det fremgå i årshjulet. Alt afhængig af valg i forhold til synlighed, vil andre brugere i fonden også kunne se mødet. Du har også mulighed for at knytte mødet til en ekstern kalender, eksempelvis Google Calendar og Outlook.
Oprettelse af opgaver
Med årshjulet er det muligt at oprette opgaver til egen og/eller fælles orientering blandt jeres brugere på platformen.
Du opretter en opgave ved at klikke på "Opret aktivitet" og hernæst "Opret opgave" i øverst højre hjørne, når du er inde på årshjulet.
I oprettelsen af en opgave skal du angive titel, beskrivelse og tidspunkt (start- og sluttidspunkt). Derudover kan du angive:
Hvem der er ansvarlig for opgaven (blandt jeres brugere på platformen)
Hvem der skal kunne se opgaven (privat, standard eller offentlig (blandt jeres brugere))
Hvilke(n) ansøgningsperiode(r), opgaven knytter sig til
Når du har oprettet opgaven, har du mulighed for at knytte opgaven til en ekstern kalender, eksempelvis Google Calendar og Outlook.
Et godt fif 💡 Gør I brug af en udbetalingsplan i Grant Compass til organisering af eksempelvis ratebetalinger, så kan I med fordel bruge den funktion i kombination med oprettelsen af opgaver i årshjulet. Læs mere om udbetalingsplan her.
How-to ➡️
Opret først en udbetalingsplan for de relevante ansøgninger.
Gå til årshjulet og klik på "Opret aktivitet" efterfulgt af "Opret opgave".
Navngiv opgaven "Udbetalingsfrist" (el.a.), vælg relevant dato jf. raterne, og tilknyt hernæst den ansøgningsperiode, opgaven knytter sig til.
Sæt eventuelt en påmindelse og begrænset synlighed, så opgaven kun er synlig for dig (fremfor alle brugere).
Klik "Gem".
Ansøgningsperioder
I årshjulet finder du et overblik over alle jeres tidligere, aktuelle og planlagte ansøgningsperioder. Derudover har du en direkte genvej til oprettelsen af nye perioder.
Du finder genvejen til oprettelse af en ny ansøgningsperiode ved at klikke på "Opret aktivitet" og hernæst "Opret ansøgningsperiode" i øverst højre hjørne.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: