Så snart I har godkendt en ansøgningsperiode, og der er blevet sendt automatiske tilsagns- og (valgfrie) afslagsbreve ud til alle ansøgere, kan I gå videre med udbetaling af tildelte legater.
I Grant Compass understøttes jeres udbetalingsprocedure i form af:
Download af relevante filer (bankfil og brugerdefineret fil)
Oprettelse af udbetalingsplan
Tildeling af uddelingsstatus
Værd at vide ✅ Er I forvaltningskunder hos Forvaltningsinstituttet og benytter I Grant Compass' økonomimodul, så skal I registrere legatbetalinger efter aftale med Grant Compass. Læs mere om betalinger for FI's forvaltningskunder her.
Udbetaling via fil-download
Når I skal udbetale beløb til bevilgede ansøgere kan det enten ske i form af en enkeltstående legatudbetaling eller rateudbetaling (via oprettelse af en udbetalingsplan).
Begge typer udbetalinger underbygges via download af enten bankfilen eller den brugerdefinerede fil:
Bankfilen bruges til udbetaling, når I udbetaler via netbank og gerne vil automatisere udbetalingen med fokus på høj compliance. Filen er specifikt formateret fondens angivne bank. Læs mere om bankfilen her.
Den brugerdefinerede fil bruges til udbetaling, hvis I eller jeres bank manuelt registrerer udbetalinger i netbank. Læs mere om download af den brugerdefinerede fil her.
Klik på download-ikonet på oversigten over bevilgede ansøgninger for at vælge typen af fil til udbetaling. Husk, at bankfilen først er tilgængelig, når perioden er godkendt og ansøgerne har fået tilsagn om bevilling.
Værd at vide ✅ Bankfilen kan kun benyttes, hvis I har indtastet fondens bankoplysninger under "Indstillinger" i venstremenuen.
Udbetalingsplan
Udbetalingsplanen er jeres værktøj til at organisere en eller flere udbetalinger. Det kan f.eks. være i forbindelse med:
Registrering af tilbageført bevilling (før udbetalingen er sket)
Registrering af tilbagebetalt bevilling (efter udbetalingen er sket)
Udbetalingsplaner kan kun oprettes efter ansøgningsperioden er godkendt, og respektive ansøgere har fået tildelt en bevilling.
For at oprette en udbetalingsplan for en specifik ansøgning, klik på ansøgningen og gå til punktet "Udbetalingsplan", der ligger i forlængelse af punktet "Allokeret bevilling".
Klik på "Rediger udbetalingsplan" for at komme til selve værktøjet.
Værd at vide ✅ Selve udbetalingsplanen er altid knyttet op på den specifikke ansøgning. Hvis flere ansøgninger følger samme ratebetaling, kan man dog oprette en identisk udbetalingsplan til flere ansøgninger på én gang. Læs mere om funktioner på tværs af ansøgninger her.
Det er også muligt at oprette en udbetalingsplan for flere ansøgninger på én gang - både til oprettelse af en enkelt udbetaling såvel som til registrering af rater (flere udbetalinger).
Marker de relevante ansøgninger på listevisningen og vælg herefter "Rediger udbetalingsplan", som findes øverst for listen. Vælg den type udbetalingsplan, der gør sig gældende.
Når I opretter udbetalingsplan for rateudbetaling via funktionen til massehandling, vælger I en procentvis opdeling af bevillingsbeløbet, som går på tværs af de valgte ansøgninger. De enkelte raters beløbsstørrelse er dertil relativ alt efter det bevillingsbeløb, der er tildelt den enkelte ansøgning.
Oprettelse af rateudbetalinger
Følg disse trin til oprettelsen af rateudbetalinger:
I værktøjet til udbetalingsplanen står det bevilgede beløb fra start af angivet som en selvstændig udbetaling. Klik på blyant-ikonet for at omdanne denne udbetaling til én af raterne.
Ændr herefter ratens beløbsstørrelse.
Angiv først den forventede dato for ratens udbetaling, hvis denne kendes. Det er valgfrit, om feltet udfyldes.
Hvis raten er udbetalt ved oprettelse af udbetalingsplanen, kan du allerede nu angive den faktiske dato for udbetalingen. Hvis raten ikke er udbetalt endnu, angives denne dato først, når udbetalingen har fundet sted.
Klik "Gem" for at registrere raten.
Klik nu "Tilføj udbetaling" for at registrere den næste rate - og følg samme procedure som før.
Når alle rater er registreret, tjek først at raternes totalbeløb stemmer overens med det totale bevillingsbeløb for den respektive ansøgning. Udbetalingsplanen udregnes automatisk på baggrund af det allokerede/bevilgede beløb.
Klik "Gem udbetalingsplan" for at registrere udbetalingsplanen.
Når en rate skal udbetales, skal du som udgangspunkt gøre brug af bankfilen, som ekspederes uden om Grant Compass. Læs mere om bankfilen her.
Du kan godt gøre brug af den brugerdefineret fil som alternativ til bankfilen.
‼️ Den brugerdefinerede fil medtager dog ikke overblik over de forskellige rater, hvorfor beløbet pr. rate skal indtastes manuelt, f.eks. under datapunktet "Allokeret/bevilget beløb".
Værd at vide ✅ Datoen for forventet udbetaling bruges bl.a. til at bestemme, hvornår betalinger skal medtages i bankfilen. Bankfilen vil kun inkludere betalinger, der endnu ikke er markeret som "Udbetalt" og hvor den forventede udbetalingsdato enten er tom eller overskredet.
Når udbetalingen er gennemført via bankfilen, registrer da den faktiske dato for den respektive ratebetaling via "Rediger udbetalingsplan" på ansøgningen.
Klik "Gem" efterfulgt af "Gem udbetalingsplan" for at registrere den faktiske udbetalingsdato.
Uddelingsstatussen på den respektive ansøgning sættes her som "Delvist udbetalt". Når den sidste ratebetaling, for den specifikke ansøgning, er gennemført, vil denne angivelse af status være "Udbetalt" istedet. Læs mere om uddelingsstatus her.
Når raterne er registreret, og enkelte af dem eventuelt registreret som "Udbetalt", vil det også være synligt i bevillingsstatistikken.
Registrering af tilbageført/tilbagebetalt bevilling
Skal dele af en bevilling tilbageføres (før udbetaling) eller tilbagebetales (af ansøger efter udbetaling), kan I registrere dette ved hjælp af en udbetalingsplan.
Et godt fif 💡 Tilbageføring/-betaling kan enten bruges, hvis betingelserne for udbetalingen af bevillingen ikke er overholdt eller i tilfælde af, at et bevilget projekt har ændringer til budgettet og dermed har brug for at tilbageføre/-betale noget af bevillingen.
Typiske scenarier for:
Tilbageføring: Legatet, eller dele af det, er endnu ikke udbetalt. Ansøger/projektet har ikke opfyldt betingelserne for tildelingen af legatet, hvorfor hele eller dele af legatet trækkes tilbage.
Tilbagebetaling: Legatet, eller dele af det, er allerede udbetalt. Ansøger har brug for en mindre bevilling end først tildelt efter ændringer til budgettet under det bevilgede projekt, f.eks. ved tildeling af bevillinger fra andre fonde/puljer.
For registrering af en tilbageført bevilling:
Gå til den respektive ansøgning og klik på "Rediger udbetalingsplan"
Klik på blyant-ikonet for at ændre beløbet på bevillingen/raten, så det passer med det nye beløb, der skal bevilges eller
Klik på papirkurvs-ikonet for at slette det bevilgede beløb helt
Klik herefter på "Registrer tilbageførsel"
Indsæt det beløb, der skal tilbageføres til fonden (delbeløb eller fuldt beløb) og tryk "Gem"
Klik på "Gem udbetalingsplan" for at registrere ændringerne
For registrering af en tilbagebetalt bevilling:
Gå til den respektive ansøgning og klik på "Rediger udbetalingsplan"
Klik på "Registrer tilbagebetaling" (kun synlig, hvis hele bevillingen er udbetalt)
Indtast det tilbagebetalte beløb, evt. faktisk dato for tilbagebetalingen, og tryk "Gem"
Klik på "Gem udbetalingsplan" for at registrere ændringerne
‼️ Registreringen af tilbagebetalinger er udelukkende en administrativ registrering på fondens profil i Grant Compass. Selve tilbagebetalingen af midler skal håndteres mellem fond og ansøger.
Værd at vide ✅ Ved tilbageførelse eller tilbagebetaling af et bevilget beløb, opdateres jeres bevillingsstatistik automatisk. Det tilbageførte eller -betalte beløb trækkes fra fondens samlede udbetalte beløb (inden for en bestemt ansøgningsperiode) og inkluderes således også i jeres statistikker over bevillinger inden for et bestemt regnskabsår. Læs mere om statistikker her.
Uddelingsstatus
I forbindelse med udbetaling af bevillinger, kan du vælge at gøre brug af en uddelingsstatus. Uddelingsstatussen er et datapunkt, der bliver tilgængeligt efter godkendelsesproces er gennemført, og ansøgninger, inden for en specifik ansøgningsperiode, har fået tilsagn til bevilling.
Statussen angiver, hvor i efterbehandlingsprocessen, den specifikke ansøgning befinder sig, og er udelukkende et værktøj til intern brug (ansøger kan på intet tidspunkt ikke se statussen).
For at synliggøre uddelingsstatussen på tværs af ansøgninger, klik først på tandhjulet ovenfor listevisningen. Tilvælg datapunktet "Uddelingsstatus" for at synliggøre uddelingsstatusserne på listen over bevilgede ansøgninger.
Statussen indstilles individuelt i toppen på hver ansøgning eller ved at markere relevante ansøgninger på listen for at tildele samme status. Uddelingsstatussen kan være én af følgende:
Ingen status
Annulleret
Afventer dokumentation
Afventer bankkonto (bruges i forskningsregi)
Dokumentation modtaget
Delvist udbetalt
Udbetalt
Indberettet til Skat
Værd at vide ✅ Statussen "Annulleret" er af hensyn til jeres interne regnskabsoverblik, da det vil fremgå på legatarfortegnelsen (for regnskabsåret), om bevillingen er gennemført eller ej. Læs mere om legatarfortegnelsen her.
Frafalder udbetalingen til en bevilget ansøgning, bør status "Annulleret" altid bruges i kombination med en skriftlig forklaring til ansøger på frafald samt registrering i udbetalingsplanen.
Statussen kan således både bruges til at holde overblik over, om og til hvem I har udbetalt, om I har modtaget den ønskede dokumentation fra ansøgerne og om en bevilling f.eks. er blevet annulleret/trukket tilbage igen.
Værd at vide ✅ Ved brug af statussen "Udbetalt" inkluderes udbetalte bevillingsbeløb automatisk i bevillingsstatistikken, så I kan se det samlede antal udbetalte bevillinger inden for et bestemt støtteområde og regnskabsår. Læs mere om statistikker over ansøgerdata og bevillinger her.