Når I er klar til at behandle jeres modtagne ansøgninger, under en specifik ansøgningsperiode, er det nødvendigt at have indblik i, hvordan I navigerer mellem og arbejder på tværs af de tre lister, som ansøgningerne kan bo på og flyttes mellem.
De tre lister er henholdsvis "Indbakke", "Egnet" og "Udvalgt".
Listerne "Indbakke", "Egnet" og "Udvalgt"
På listen "Indbakke" finder du alle modtagne ansøgninger. Her ligger de når de først indsendes og modtages fra ansøgers side og indtil ansøgningen flyttes til en af de to andre lister ("Egnet" eller "Udvalgt") eller afvises.
Listen "Egnet" kan være relevant at gøre brug af som et mellemstadie eller "pitstop" i ansøgningsbehandlingen. Her kan I f.eks. flytte ansøgninger hen, hvis I har brug for at revurdere eller forhåndssortere nogle ansøgninger inden de flyttes til "Udvalgt", tilbage til "Indbakke" eller afvises helt.
"Udvalgt" er den liste, som ansøgninger skal flyttes til, før de kan godkendes til bevilling. Ansøgninger bliver først endeligt godkendt, når I klikker "Godkend udvalgte ansøgere".
❗️ Hvis ansøgninger ikke fremgår på "Udvalgt", når I godkender til bevilling, bliver de afvist og slettet fra fondens overblik. Læs mere om at godkende og afvise ansøgninger her.
Flyt ansøgninger
Hvis du vil flytte en eller flere ansøgninger til en specifik liste, skal du blot sætte flueben ved den/dem og vælge en af de fremhævede muligheder, f.eks. "Flyt til Egnet" eller "Flyt til Udvalgt". Du kan også vælge at afvise en eller flere ansøgninger ved at sætte flueben og vælge "Afvis". Husk, at det er en irreversibel handling at afvise ansøgninger.
Ansøgninger kan frit flyttes mellem de tre lister, indtil I endeligt godkender ansøgninger til bevilling. Du kan holde overblik over antallet af ansøgninger på hver af listerne ved at orienterer dig efter (parentesen).
Hvis en ansøgning flyttes mellem listerne, vil det også fremgå hos bestyrelsen øvrige brugere. Det er således en fælles funktion, som I bør drøfte brugen af internt.
Et godt fif 💡 Det er op til jer selv at beslutte, hvordan I bruger listerne bedst i jeres behandlingsproces. Vær dog opmærksom på, at det kun er brugere med rettigheden "Kan flytte ansøgninger mellem lister (Indbakke, Egnet og Udvalgt)", der kan flytte ansøgningerne fra liste til liste.
Lister efter godkendt bevilling
Når har godkendt ansøgninger til bevilling (ved at gennemgå trinene fra "Godkend udvalgte ansøgere"), bliver de tre lister til én samlet bevillingsliste. Denne liste indeholder bl.a. overblik over bevilgede ansøgere og samlet tilsagnsbeløb.
De tidligere lister "Indbakke" og "Egnet" er fjernet (ligesom de ansøgninger, der lå på dem ved godkendelse af udvalgte ansøgere). Istedet har I én liste at arbejde med, som kun indeholder de ansøgninger, der har fået tilsagn om bevilling.
Øverst på bevillingslisten kan du se, hvor mange ansøgninger, I har modtaget i alt i den specifikke ansøgningsperiode. Hold musen over "X ansøgninger i alt" for at se antallet af afviste ansøgninger versus modtagne og bevilgede ansøgninger.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: