Modtagne ansøgninger er fordelt på støtteområder og underliggende ansøgningsperioder. Ansøgninger, inden for en bestemt ansøgningsperiode, vises via listevisning. Læs mere om listevisningens datapunkter og sorteringsmuligheder her.
Den individuelle ansøgning
Når du klikker på en ansøgning på listevisningen, åbner ansøgningen i et separat vindue i højre side af skærmen.
Hvis du har det komplette sæt af rettigheder på platformen, ser du fanerne:
Ansøgning", "Oplysninger", "Beskeder", "Revision" og "Aktivitet". Læs mere om fanerne hver især her.
Fanen "Ansøgning" udgør selve ansøgningen med de beskrivelser, informationer og bilag, som ansøger har sendt til jer.
Du kan tilgå næste eller forrige ansøgning ved at bruge pilene øverst oppe på den viste ansøgning eller ved at klikke på en anden ansøgning ude på listevisningen.
Øverst i ansøgningens højre hjørne finder du:
Genvej til at printe ansøgningen❗️Så snart ansøgerdata printes/downloades fra systemet, er det jeres eget ansvar at efterleve gældende GDPR-regler i henhold til at opbevare, bruge og slette data korrekt. Læs mere om god håndtering af ansøgerdata her. Bilag medtages ikke i printet.
Genvej til at afvise ansøgningen eller flytte ansøgningen til en af de øvrige lister, f.eks. "Egnet". Klik på pilen til højre for at tilgå øvrige muligheder. Læs mere om listerne her.
Funktion til registrering af inhabilitet i behandlingsproceduren, hvis et eller flere i bestyrelsen ikke er i stand til at deltage i en uvildig beslutningsproces. Læs mere om registrering af inhabilitet for bestyrelsesmedlemmer her. ❗Det er kun muligt at registrere ens egen inhabilitet ifm. en ansøgning.
Ansøgningens opbygning
Ansøgningens indhold (under fanen "Ansøgning") afspejler den information og dokumentation, I som bestyrelse har valgt at bede om i opsætningen af den specifikke ansøgningsperiode. Herunder typen af kriteriespørgsmål og dokumentation. Læs mere om opsætningen her.
Den individuelle ansøgning indeholder som standard:
Reference
Øverst på ansøgningen har du mulighed for at tilføje en reference til den specifikke ansøgning. Når du tilføjer en reference vil den også være synlig for andre i bestyrelsen. Funktionen fungerer som et fælles tekstfelt for jer, som kan bruges af hele bestyrelsen alt efter jeres arbejdsfordeling og -behov. Ansøgere kan aldrig se referencen.
Et godt fif 💡 Referencen er et frit tekstfelt på den individuelle ansøgning, som kan bruges til at angive noter, der hjælper jer i sorterings- og behandlingsarbejdet. F.eks. hvis enkelte ansøgninger skal læses af specifikke bestyrelsesmedlemmer eller hvis I i internt i bestyrelsen. F.eks. "Bestyrelsesmedlem 1".
Tekstfeltet kan ses og bruges af alle, der har rettigheden "Kan se, læse og kommentere på ansøgninger". Aftal derfor internt i bestyrelsen, hvordan I bruger referencefeltet, så I ikke overskriver hinandens indtastninger.
Du kan ændre eller slette referencen frem til, at ansøgningsperioden arkiveres. Læs mere om arkivering her.
Formålsbeskrivelse
Under punktet "Formålsbeskrivelse" står ansøgers korte resumé og titel på ansøgningen. Det er obligatorisk for alle ansøgere at notere en titel og et resumé på maksimalt 700 tegn i ansøgningen - uanset øvrige vedhæftninger, der bliver bedt om i opsætningen.
Hvis I har bedt ansøger om at vedhæfte en motiveret ansøgning, findes denne også under dette punkt i ansøgningen. Læs dokumentet ved at klikke direkte på den vedhæftede fil i ansøgningen.
Du kan bladre mellem øvrige, forskellige vedhæftninger ved at bruge pilene i hver side af dokumentet. Vedhæftningen kan roteres, forstørres/-mindskes samt printes.
❗️ Så snart ansøgerdata printes/downloades fra systemet, er det jeres eget ansvar at efterleve gældende GDPR-regler i henhold til at opbevare, bruge og slette data korrekt.
Hvis data printes fra og dermed forlader systemet, anbefaler vi, at de printede dokumenter opbevares aflåst i perioden hvor de anvendes. Ligeledes anbefaler vi, at I makulerer printede dokumenter med ansøgerdata, når behandlingen er afsluttet. Læs mere om god håndtering af ansøgerdata her.
Alle vedhæftninger på ansøgningen kan udskiftes af ansøger, hvis I aktivt tillader det. Denne funktion er kun tilgængelig, imens ansøgningsperioden er under behandling af bestyrelsen (dvs. før tilsagn/afvisning). Læs mere om udskiftning af dokumenter her.
Spørgsmål til kriterier
Under punktet "Kriterier" kan du se ansøgers obligatoriske svar på eventuelle spørgmål, som er stillet fra jeres side. I bestemmer selv, om I vil stille ansøger spørgsmål, og hvilken type svar, der ønskes fra ansøger, eksempelvis en dato, et nummer, fritekst eller en multiple choice-angivelse. Læs mere om kriteriespørgsmål her.
Klik på tandhjulet øverst for listevisningen for at fremvise ansøgernes svar til de forskellige spørgsmål, så I nemt kan få overblik over typen af svar blandt alle ansøgere.
Et godt fif 💡 Kriteriespørgsmål kan være gode at stille til jeres ansøgere, hvis der er bestemte informationer i ansøgningen, I ofte oplever at lede ekstra efter i behandlingsprocessen eller som har særlig betydning jf. jeres kriterier for udvælgelse.
Har I f.eks. brug for at kende ansøgers årlige indtægt før skat? Uddannelsesretningen eller startdato for et uddannelsesophold? Eller få et kort svar på, hvordan ansøgers formål bidrager til et bestemt lokalsamfund?
Ved at stille målrettede spørgsmål og angive bestemte svartyper, kan I skabe hurtigere overblik over indholdet af hver ansøgning samt arbejde kategoriseret med alle ansøgningerne på listevisningen. Læs mere om opsætning af kriteriespørgsmål her.
Ansøgt beløb og budget
Hvis I har bedt ansøger om at angive et ansøgt beløb, finder du dette under punktet "Økonomi" på ansøgningen. Det er også her ansøgers vedhæftede budget ligger, såfremt I har efterspurgt det.
Er der brug for at ændre det ansøgte beløb, kan I give tilladelse til, at ansøger opdaterer beløbet. Klik på hængelåsen for at låse funktionen op.
Vurdering
Under "Vurdering" kan du angive din personlige vurdering af ansøgningen. Du kan ændre din vurdering, så mange gange du vil, frem til det endelig tilsagn er givet. Din vurdering vil indgå i datapunktet "Samlet vurdering", som er et gennemsnit af alle afgivne vurderinger i bestyrelsen.
Et godt fif 💡 Det er altid en god idé at aftale internt i bestyrelsen, hvordan I benytter vurdering samt hvad et bestemt antal af ⭐ indikerer.
Klik på tandhjulet øverst til højre for listevisninger for at tilføje vurderinger - både din egen og bestyrelsens samlede vurdering.
Hold musen over tallet for den samlede vurdering for at se, hvilke/hvor mange vurderinger gennemsnitsvurderingen består af.
Allokeret beløb
Under "Allokeret støtte" kan du allokere et beløb til den specifikke ansøgning. Beløbet kan ændres helt frem til, I godkender ansøgningsperioden (herunder sender støtte- og afslagsbreve ud). Beløbet er kun synligt for ansøger efter tilsagnet er givet. Læs mere om at tildele tilsagn her.
Værd at vide ✅ Alle brugere, der har rettigheden "Kan se, læse og kommentere på ansøgninger", kan indsætte et allokeret beløb på en ansøgning. Talfeltet er nemlig fælles for alle disse brugere. Derfor er det god praksis at aftale, hvem i bestyrelsen, der allokerer midler til ansøgningerne og hvornår i behandlingen det gøres.
På den måde sikrer I, at I internt i bestyrelsen ikke overskriver hinandens forslag til allokering. Bestyrelsen kan eventuelt afgive forslag til bevilling i kommentarsporet på den individuelle ansøgning. Hver gang beløbet opdateres, registreres dette under fanen "Aktivitet".
Når først en ansøgning har fået tilsagn til bevilling, kan den tildelte støtte kun ændres til lavere beløb end det oprindeligt bevilgede beløb, og kun inden ansøgningen registreres som "Udbetalt". Det kan være relevant i tilfælde, hvor formålets budget eller øvrig ekstern finansiering har ændret sig siden bevillingstidspunktet.
Et godt fif 💡 Indstil et samlet rådighedsbeløb for den aktuelle periode for at holde overblik over, hvor stor en andel af periodens tildelte uddelingsramme, der gøres brug af til bevillinger. Rådighedsbeløbet justerer sig og tæller automatisk ned i takt med, at I allokerer midler.
Beløbet indstilles i opsætningen af ansøgningsperioden eller ved at klikke på de tre prikker, øverst for listen over modtagede ansøgninger. Vælg hernæst "Opdater midler til uddeling".
❗ Rådighedsbeløbet gælder kun for den specifikke ansøgningsperiode, og går således ikke på tværs af fondens øvrige perioder eller støtteområder.
Oversigt over tidligere ansøgninger
Under punktet "Andre ansøgninger" kan I se, om ansøger har søgt fonden før samt eventuel dokumentation for andre søgte fonde i perioden.
Hvis en ansøger har søgt jeres fond før, skal de angive, hvornår, og om de i sin tid modtog støtte. Har ansøger søgt fonden før via Grant Compass, vil der også automatisk fremgå en historik over ansøgers tidligere ansøgninger, inkl. link til eventuelle bevilgede ansøgninger samt link til aktivitetsloggen for afviste ansøgninger.
Værd at vide ✅ I takt med, at I igangsætter og færdigbehandler ansøgningsperioder i Grant Compass, indhentes data om ansøgers tidligere ansøgningshistorik til visning på fremtidige ansøgninger.
Historikken baserer sig på ansøgninger, der er søgt inden for samme støtteområde. For privatpersoner vises ansøgninger, der er oprettet med samme CPR-nummer. For foreninger/virksomheder/organisationer vises ansøgninger, der er oprettet i samme CVR-nummer.
❗ Sidstnævnte dog med undtagelse af ansøgninger, der er indsendt af sygehuse, regioner, kommuner, universiteter samt andre større organisationer og forskningsbaserede CVR-numre.
Fravalgte ansøgninger kan kun ses på ansøgt beløb og dato for indsendelse. Tidligere bevilgede ansøgninger kan tilgås med både tildelt beløb, dato for indsendelse og selve ansøgningen. Dog som udgangspunkt kun i op til 5 år fra bevillingstidspunktet. Læs mere om Grant Compass' opbevaringsrutine her.
Øvrige vedhæftninger
Under "Øvrige dokumenter" ligger de øvrige obligatoriske og/eller valgfrie dokumenter, I kan bede ansøger om at vedhæfte på ansøgningen.
Ansøgningens indhold er som udgangspunkt låst for redigering, når ansøgningen er indsendt. Med direkte tilladelse fra jer kan ansøger dog enten udskifte et eksisterende dokument eller tilføje yderligere dokumentation til ansøgningen.
Udskiftning af bilag: På alle bilag i ansøgningen ses en hængelås. Ved at klikke på den, giver I ansøgeren mulighed for at udskifte et allerede vedhæftet dokument i ansøgningen med et nyt. Ansøger kan kun udskifte dokumenter gennem tilladelse fra jer eller via Grant Compass' support.
Klik på hængelåsen på det bilag, der må udskiftes. Når dokumentet er åbnet for udskiftning, vil det fremgå med teksten "Kan udskiftes". Det er muligt at sætte en frist for, hvornår bilaget senest må udskiftes samt notere en vejledning til ansøger.
Ansøger modtager automatisk en mail om, at nye dokumenter kan tilføjes til ansøgningen. Hvis ansøger ikke gør brug af muligheden for udskiftning, vil det oprindelige dokument bevares på ansøgningen.
Tilføjelse af yderligere bilag: Hvis ansøger ønsker at vedhæfte yderligere dokumentation til sin ansøgning, f.eks. et valgfrit bilag, der ved indsendelse af ansøgningen ikke blev tilføjet, kan I give specifik adgang til dette.
Ansøger vil typisk skrive til jer via "Beskeder"-fanen på ansøgningen og orientere jer om ønsket om at vedhæfte mere materiale.
Gå til ansøgningens bund under "Øvrige dokumenter". Klik på knappen "Forespørg yderligere dokumentation". Vælg her den type bilag, I gerne vil oprette for ansøger. ❗ I kan kun oprette de dokumenttyper, der i forvejen findes under ansøgningsperioden og som er omfattet af den privatlivspolitik, ansøgeren tidligere har givet samtykke til.
Der oprettes nu et tomt dokument på ansøgningen, som ansøger skal udskifte for at tilføje det nye bilag. Ansøgeren vil også automatisk modtage en notifikation om muligheden pr. mail.
Interne kommentarer og egne noter
Nederst i ansøgningen finder du et felt til både interne kommentarer mellem bestyrelsen samt dine egne kommentarer.
"Interne kommentarer" bruges af hele bestyrelsen til at skrive og læse hinandens kommentarer til den pågældende ansøgning. Når en fra bestyrelsen har skrevet en kommentar, vil det fremgå med et taleboble-ikon på listevisningen ud for den konkrete ansøgning eller et orange notifikationsikon på listevisningen (begge kun, hvis du har "Aktivitet" valgt til som datapunkt. Læs mere om datapunkter her).
"Egne noter" bruges til dine egne, private kommentarer til ansøgningen. De er altså ikke synlige for resten af bestyrelsen.
Når du skriver en kommentar til en ansøgning, fælles eller som privat note, gemmes kommentaren automatisk som en kladde i tekstfeltet på den specifikke ansøgning. Det betyder, at du altid kan finde tilbage til en påbegyndt kommentar, hvis du bliver afbrudt i din skrivning eller klikker videre til andre ansøgninger, inden du har indsendt kommentaren.
Klik på firkant-ikonet til højre på kommentarfeltet for at flytte det ud ved siden af ansøgningen.
Har du brug for at nævne en specifik bruger/bestyrelsesmedlem i kommentarsporet, kan du tagge dem ved at indsætte @ efterfulgt af vedkommendes navn. Herefter notificeres personen pr. mail. Listen over personer, der kan tagges, er baseret på de brugere, der har adgang til at læse ansøgninger under det specifikke støtteområde.
Et godt fif 💡 Det er en god idé af aftale i fællesskab, hvordan I bruger kommentarsporet. Skal I hver især f.eks. give en uddybende begrundelse for jeres vurdering? En "karakter"? Eller skal kommentarerne bruges til at aftale, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der læser bestemte ansøgninger? På den måde kan I skabe strømlining i jeres brug af funktionen.
❗️ Kommentarerne, både under "Interne kommentarer" og "Egne noter", er udelukkende til internt brug i bestyrelsen, og ansøgere vil derfor på intet tidspunkt før, i eller efter behandlingsprocessen kunne se kommentarerne.
Beslutningsnotat
I forbindelse med ansøgningsbehandlingen kan bestyrelsen have brug for at notere fælles beslutninger på den enkelte ansøgning. Her bruges feltet "Beslutningsnotat" i bunden af ansøgningen. Notatet kan omhandle begrundelser for både afslag og bevilling og kan fremgå på både ansøgningslister, legatarfortegnelser og dataudtræk.
Et godt fif 💡 Afvises ansøgningen vil beslutningsnotatet også være synligt i aktivitetsloggen. Det kan derfor være smart at indeføre beslutningsnotatet som almen praksis, når en ansøgning er blevet drøftet, da I på den måde sikrer kontekst for en specifik beslutning - afslag eller ej.
Eftersendt dokumentation
Hvis en ansøgning bliver godkendt til bevilling, kan ansøgningen også indeholde punktet "Dokumentation efter godkendelse". Dette punkt er dog kun synligt, hvis I har tilvalgt i opsætningen, at ansøger kan sende yderligere dokumentation efter tilsagn er givet.
Eftersendt dokumentation kan f.eks. være billedmaterialer, afrapporteringsskemaer, tidsskrifter, artikler, kvitteringer og fakturaer i forbindelse med betingede bevillinger eller afrapportering på projekter. Læs mere om brugen af eftersendt dokumentation her.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: