Introduction

Lors de la collecte et de la déclaration des données ESG, il est essentiel de suivre le bon format et de garantir l’auditabilité des données afin de préserver l’intégrité de vos rapports de durabilité. Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre pour respecter les exigences de format des données, assurer l’exhaustivité et la conformité des réponses, et fournir des preuves en vue des audits, en tirant parti des fonctionnalités de notre logiciel de reporting.

1. Suivez le format de données et les exigences indiqués

Pour chaque question de votre processus de reporting ESG, la plateforme fournit un format personnalisé conforme à la structure de données du cadre ESG. Ce format peut inclure plusieurs types de données, tels que :

Des entrées narratives (descriptions textuelles)
Des données numériques (ex : pourcentages, émissions de GES)
Des menus déroulants pour les inventaires ou champs spécifiques
Des options à entrées multiples pour des ensembles de données complexes
Des sélections masquées pour les informations confidentielles

Ces formats garantissent que les données fournies sont correctement structurées et conformes aux normes réglementaires.

Votre objectif est de répondre aux exigences spécifiques de chaque question en respectant les consignes fournies, disponibles dans :

Le titre principal de la question : précise l’objet de la saisie.
La description de la question : explique en détail ce qui est attendu et comment y répondre.
Article détaillé : liens vers des articles expliquant plus en profondeur le processus de reporting (en cours de développement).
Lien vers la documentation CSRD : lien direct vers les documents de l’EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) pour une compréhension approfondie.

2. Comment garantir l’exhaustivité et la conformité des réponses

Une fois les champs requis remplis, suivez ces recommandations pour garantir la validité et la complétude de vos réponses :

Le formulaire est-il complété ? Vérifiez que toutes les questions ont une réponse, notamment les données quantitatives ; des réponses manquantes peuvent entraîner une non-conformité.
Le format est-il correct ? Assurez-vous que les données saisies respectent le format attendu (numérique, narratif, etc.).
Avez-vous suivi les instructions ? Vérifiez que vous avez respecté les consignes précisées dans la description de la question.
Non-applicabilité ou indisponibilité : si les données ne sont pas disponibles ou si la question ne s’applique pas, fournissez une explication claire.
Preuve ou pièce jointe : ajoutez des documents justificatifs si nécessaire, pour étayer votre réponse.

Une fois la collecte des données terminée, une analyse des écarts (Gap Analysis) évaluera le niveau de conformité de vos données et identifiera les axes d’amélioration.

3. Joignez des documents et preuves pour garantir l’auditabilité

Sans documents justificatifs, les informations déclarées ne peuvent pas être auditées — ce qui est essentiel pour les validateurs internes comme pour les auditeurs externes.
La plateforme vous permet d’attacher un ou plusieurs documents à chaque formulaire. Ces pièces jointes sont stockées dans le système et peuvent être réutilisées dans d’autres formulaires pertinents.

Pour joindre un document :

Cliquez pour téléverser un nouveau document, ou
Sélectionnez un fichier déjà téléversé.

Vous pouvez également supprimer les pièces jointes si nécessaire.

La fourniture de ces documents garantit que les données déclarées sont vérifiables et prêtes à être auditées.

4. Utilisez les champs de commentaires pour des informations supplémentaires

En plus des champs de saisie de données, vous pouvez utiliser les zones de commentaires pour ajouter des informations complémentaires ne correspondant pas au format de la question. Les commentaires sont utiles pour :

Contextualiser vos réponses : ajouter des hypothèses, expliquer l’importance ou la criticité de la question, ou indiquer les étapes futures pour améliorer la qualité des données.
Collaborer en équipe : les commentaires permettent aux utilisateurs travaillant sur le même formulaire d’échanger dans un espace partagé.

La possibilité d’identifier d’autres utilisateurs dans les commentaires est en cours de développement. Lorsqu’elle sera disponible, cette fonctionnalité enverra des notifications par email aux utilisateurs mentionnés, facilitant ainsi une collaboration rapide.

5. Accédez aux ressources disponibles pour renforcer vos compétences en reporting ESG

Pour approfondir votre compréhension du processus de reporting ESG et des exigences de conformité, la plateforme propose plusieurs ressources, notamment :

Guides utilisateurs : documents PDF ou diaporamas (formation CSRD, formation sur la double matérialité, etc.) offrant une approche structurée du reporting ESG.
Instructions dans les formulaires : chaque formulaire contient des consignes spécifiques à son sujet ESG.
Centre d’aide ESG : ce site même, où toutes les ressources sont centralisées et reliées aux fonctionnalités principales de la plateforme.
Système de chatbot : une assistance en direct vous connecte à des experts ESG pour un accompagnement personnalisé tout au long du processus de déclaration.