In Ihrer Fulfillment-App sind Bestellungen nach ihrem Bearbeitungsstand in vier Registerkarten aufgeteilt. Jede Registerkarte entspricht einem Bearbeitungsstatus, nur für den Händler sichtbar.
Bei jedem abgeschlossenen Schritt aktualisiert sich die Chronologie in der Bestellbestätigungs-E-Mail automatisch. Der Käufer weiß, wo seine Bestellung steht, ohne den Verein oder Sie kontaktieren zu müssen. Weniger Supportanfragen, weniger Aufwand für Ihr Team.
Die vier Bearbeitungsstatus
Zu bearbeiten — Bestellung zur Vorbereitung gesendet, noch nicht übernommen.
Nachlieferung — Artikel vorübergehend nicht verfügbar, Bestellung wartet auf Wareneingang
In Bearbeitung — Bestellung wird vorbereitet (Personalisierung, Verpackung…)
Bearbeitet — Bestellung abgeschlossen, Vorbereitung beendet und versandbereit.
Die Zeitleiste des Käufers
Der Käufer verfolgt den Fortschritt seiner Bestellung in der Bestätigungs-E-Mail, die er bei der Validierung erhalten hat. Diese Chronologie umfasst vier Schritte:
Bestellung bestätigt — wird direkt nach der Bestellbestätigung angezeigt
In Vorbereitung — aktualisiert sich, wenn der Händler die Bestellung in Bearbeitung nimmt
Unterwegs — aktualisiert sich, wenn der Händler den Versand benachrichtigt
Geliefert — letzter Schritt
Hinweis: Wenn die Bestellung in mehrere Vorbereitungen aufgeteilt ist (siehe Nachbestellungen in der Fulfillment-App verwalten), zeigt die Bestellverfolgungsseite für jedes Paket eine eigene Verfolgung an. Jede Versand-E-Mail listet die Artikel des versandten Pakets sowie die Artikel auf, die in einem späteren Paket folgen.
Eine Bestellung bearbeiten
Rufen Sie in der Fulfillment-App die neuen Bestellungen in der Registerkarte Zu bearbeiten auf.
Um Ihre Bestellungen vorzubereiten, laden Sie die Artikelliste (Picking List) über die Schaltfläche Herunterladen oben rechts herunter. Für den ausführlichen Ablauf siehe den Artikel Bestellungen über die Logistik-App vorbereiten.
Klicken Sie auf eine Bestellung, um sie zu öffnen.
Starten Sie die Vorbereitung: die Bestellung wechselt in die Registerkarte In Bearbeitung.
Wenn die Vorbereitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Vorbereitung abschließen: die Bestellung wechselt zu Bearbeitet.
Benachrichtigen Sie den Käufer: Klicken Sie in der Bestellung auf Versand benachrichtigen (bzw. Bestellung zur Abholung bereit bei Abholung im Geschäft), oder benachrichtigen Sie mehrere Bestellungen auf einmal über die Registerkarte Bearbeitet mit dem Menü Benachrichtigen (siehe Mehrere Vereinsmitglieder gleichzeitig benachrichtigen).
💡 Wenn ein Artikel auf Nachbestellung ist, können Sie die Bestellung auf Nachlieferung setzen, während Sie auf den Wareneingang warten.
Status mehrerer Bestellungen gleichzeitig ändern
Möchten Sie mehrere Bestellungen auf denselben Status setzen? Wählen Sie sie direkt in der Liste aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder zu bearbeitenden Bestellung, oder klicken Sie auf Alle auswählen in der Kopfzeile, um die gesamte Seite auszuwählen
Eine Aktionsleiste erscheint, über die Sie den neuen Status für die Auswahl festlegen können
Die verfügbaren Status hängen von der jeweiligen Registerkarte ab
In der Registerkarte Bearbeitet bietet die Aktionsleiste außerdem das Menü Benachrichtigen, um die Versand- oder Abholungs-E-Mail an die gesamte Auswahl zu senden
Wichtig: Eine Bestellung, die bereits als versandt gemeldet wurde, kann nicht mehr auf Zu bearbeiten zurückgesetzt werden.
Bestellungen nach Datum filtern
Möchten Sie Ihre Bestellungen in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeiten? Ein Datumsfilter für die Bearbeitungsanfrage ist oben in der App verfügbar.
Suchen Sie in der Filterleiste das Feld Bearbeitungsanfrage.
Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, um Ihren Zeitraum festzulegen.
Der Filter gilt automatisch für alle vier Registerkarten (Zu bearbeiten, Nachlieferung, In Bearbeitung, Bearbeitet).
Hinweis: Die Bearbeitungsanfrage entspricht dem Zeitpunkt, zu dem die Bestellung in die Fulfillment-App gelangt, nicht dem Zeitpunkt, zu dem der Käufer sie aufgegeben hat. Diese Verzögerung hängt von der Liefermethode ab — siehe Warum erscheint eine Bestellung nicht in der Fulfillment-App? unten.
💡 Tipp: Dieser Filter hilft Ihnen, eine FIFO-Logik (First In, First Out) beizubehalten und die ältesten noch offenen Bestellungen schnell zu erkennen.
Versand benachrichtigen
Die Versand-E-Mail informiert den Käufer, dass seine Bestellung unterwegs ist. Sie wird bei einem Statuswechsel nie automatisch versendet: Sie lösen sie selbst aus, einzeln pro Bestellung oder gesammelt.
In der Bestelldetailansicht ist die Schaltfläche Versand benachrichtigen verfügbar, sobald die Bestellung in Bearbeitung ist, und bleibt auch nach dem Wechsel in Bearbeitet zugänglich.
Mehrere Vereinsmitglieder gleichzeitig benachrichtigen
Schluss mit dem Öffnen jeder einzelnen Bestellung: Über die Registerkarte Bearbeitet benachrichtigen Sie mit wenigen Klicks eine ganze Gruppe von Käufern.
Öffnen Sie die Registerkarte Bearbeitet.
Wählen Sie im Filter Benachrichtigung den Wert Zu benachrichtigen, um nur die noch nicht benachrichtigten Bestellungen anzuzeigen (100 pro Seite).
Wählen Sie die betreffenden Bestellungen aus, oder klicken Sie auf Alle auswählen.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Benachrichtigen und wählen Sie:
Versand, um die Versand-E-Mail zu senden
Abholung, um die E-Mail „zur Abholung bereit“ an Bestellungen mit Abholung im Geschäft zu senden
Prüfen Sie die Bestätigung und bestätigen Sie anschließend. Sie zeigt an, wie viele Vereinsmitglieder die E-Mail erhalten.
Wichtig: Der Versand kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie bestätigen.
Den Versand über die Spalte Benachrichtigung verfolgen
Die Spalte Benachrichtigung zeigt Ihnen den Stand jeder Bestellung:
Zu benachrichtigen — die Versand-E-Mail wurde noch nicht gesendet
Benachrichtigt — die Versand-E-Mail wurde gesendet
Per Etikett — der Käufer wird automatisch über das Colissimo-Versandetikett benachrichtigt
Bei Bestellungen mit Abholung im Geschäft zeigt die Spalte Zu benachrichtigen, Unterwegs (Versand-E-Mail gesendet) oder Abholbereit (E-Mail „zur Abholung bereit“ gesendet).
Von der Sammelbenachrichtigung betroffene Bestellungen
Lieferung an den Club — klassische Versand-E-Mail
Abholung im Geschäft — Benachrichtigen › Versand teilt mit, dass die Bestellung auf dem Weg ins Geschäft ist (optional), Benachrichtigen › Abholung teilt mit, dass sie abholbereit ist. Die „Unterwegs“-E-Mail muss nicht mehr zuerst gesendet werden. Siehe Das Mitglied bei Abholbereitschaft der Bestellung benachrichtigen.
Lieferung nach Hause — nur wenn Ihr Lieferdienst keine Etiketten erstellt. Andernfalls benachrichtigt die Etikettenerstellung den Käufer direkt über Colissimo.
FAQs
Wie lange bleiben Bestellungen unter „Zu bearbeiten“?
Sie bleiben dort, bis Sie sie manuell in Bearbeitung nehmen. Prüfen Sie diese Registerkarte regelmäßig, um Verzögerungen zu vermeiden.
Erhält der Käufer bei jedem Statuswechsel eine E-Mail?
Nein. Die Chronologie in seiner Bestätigungs-E-Mail aktualisiert sich automatisch, aber nur die Aktionen Versand benachrichtigen und Bestellung zur Abholung bereit (nur bei Abholung im Geschäft) lösen tatsächlich eine E-Mail aus.
Kann ich Bestellungen nach Datum oder Shop filtern?
Ja. Verwenden Sie den Filter Bearbeitungsanfrage oben in der App, um einen Datumsbereich festzulegen, das Menü Alle Shops, um nach Club zu filtern, oder suchen Sie direkt über die Suchleiste nach Referenz, E-Mail oder Name.
Warum erscheint eine Bestellung nicht in der Fulfillment-App?
Das hängt von der Liefermethode der Bestellung ab:
Lieferung nach Hause und Abholung im Geschäft: die Synchronisierung mit der Fulfillment-App erfolgt jeden Abend. Eine tagsüber aufgegebene Bestellung erscheint am nächsten Morgen in der Registerkarte Zu bearbeiten.
Sammellieferung an den Club: die Synchronisierung mit der Fulfillment-App erfolgt am Ende des in den Shop-Einstellungen konfigurierten Bündelungszeitraums. Beispiel: Bei einem Bündelungszeitraum von 10 Tagen erscheint die gesamte gebündelte Bestellung erst nach diesen 10 Tagen unter Zu bearbeiten. Um Ihre gebündelten Bestellungen täglich zu bearbeiten, reduzieren Sie diesen Zeitraum in den Shop-Einstellungen auf 1 Tag. Wenn Sie den Bündelungszeitraum heute auf 1 Tag ändern, ist die gesamte betroffene gebündelte Bestellung bereits morgen früh in der Fulfillment-App sichtbar.
Tipp: Weitere Informationen zu Lieferzeiten finden Sie im Artikel Lieferoptionen verwalten.