La Agenda de Harbiz es el motor operativo de tu negocio. Desde este panel central no solo organizas tu calendario de trabajo, sino que gestionas la disponibilidad de tu equipo, analizas la asistencia de tus usuarios y controlas el historial de todo lo que ocurre en tu plataforma en tiempo real.
Este artículo sirve como mapa general para entender las 5 secciones clave de tu agenda y cómo dominar sus funciones globales.
¿Qué puedes hacer en la Agenda? (Estructura de la sección)
Al entrar en el menú principal de la Agenda, encontrarás las siguientes pestañas para gestionar tu día a día:
1. Calendario (Tu Panel Central)
Es la vista principal de trabajo. Te permite organizar, visualizar y crear la actividad de tu centro o asesoría.
Formatos de vista: Cambia la pantalla según tus necesidades entre las pestañas Mensual (estrategia a largo plazo), Semanal (organización de tus días), Diaria o formato Lista (eventos ordenados cronológicamente).
Filtro de equipo: Si trabajas con colaboradores, en la parte superior puedes alternar entre ver "Mi calendario" o seleccionar el calendario de cualquier profesional de tu equipo para supervisar o editar sus horas.
Creación de eventos: Haciendo clic en el botón "+Crear" o pulsando directamente sobre cualquier día del calendario, puedes desplegar diferentes tipos de eventos:
Sesiones: Clases o eventos normalmente grupales.
Horario de citas: Tus franjas de disponibilidad para sesiones individuales con los clientes (1:1).
Reunión: Eventos internos con tu equipo de colaboradores (los clientes no lo ven).
Privado: Bloqueos de tiempo para tu uso personal (comer, entrenar, vacaciones, días festivos). Estos eventos desactivan tus horas de cita automáticamente en la app de los clientes.
Recordatorio: Notas o avisos para tus clientes en su app o para tu equipo de profesionales.
💡 Calendario de cumpleaños automático: Para ayudarte a fidelizar a tu comunidad y tener un detalle con ellos, la plataforma genera un calendario de cumpleaños de forma automática. Recuerda que no necesitas pedir este dato de forma manual, ya que la fecha de nacimiento es un campo obligatorio que todos tus clientes rellenan al registrarse en la app. |
Panel de Indicadores y Estadísticas
En la parte superior del calendario dispones de un cuadro de mandos con métricas automáticas para evaluar el rendimiento de tu negocio en el rango de fechas que elijas:
Total de sesiones creadas: El volumen de servicios que has ofertado.
Clientes en cola: Personas en lista de espera por aforo completo.
% de Asistencia: El ratio real entre las personas apuntadas y las que finalmente acudieron (mide el compromiso de tu comunidad).
Total de reservas: Cuántas plazas han sido confirmadas.
Reservas canceladas: Las bajas o anulaciones sufridas.
Bonos canjeados: Cuántos créditos se han restado, ayudándote a cuantificar el uso de tus tarifas.
2. Sesiones agendadas
Una pestaña de consulta rápida diseñada para el día a día. Te permite visualizar de forma limpia y en formato de lista cronológica las próximas sesiones que tienes programadas en la plataforma, facilitando el control de asistencia inmediato.
3. Horario de citas
El espacio dedicado a la autonomía de tus clientes. Desde aquí defines tus franjas horarias semanales disponibles para que tus clientes, desde el apartado de reservas de su app, agenden sus asesorías o consultas individuales 1:1 según les convenga.
4. Tipos de sesiones
Es tu herramienta de organización y diseño. Sirve para crear categorías, nombres y asignar colores específicos a tus servicios (ej. Pilates - Azul, Nutrición - Verde).
Configurar esto primero es esencial, ya que estos "Tipos" se utilizan luego para clasificar tus sesiones, tus horarios de citas y estructurar las condiciones de tus Bonos.
5. Actividad (El historial de tu agenda)
¿Un cliente dice que no canceló una clase? ¿No recuerdas qué colaborador modificó el horario de un entrenamiento? La pestaña Actividad es el registro histórico de tu negocio. Almacena de forma cronológica absolutamente todas las acciones que realizan tanto tus clientes desde su app como tu equipo desde el panel de profesionales, detallando quién lo hizo, qué día y a qué hora exacta.
Para manejar este volumen de datos, cuentas con un potente menú lateral de Filtros que te permite encontrar cualquier movimiento al instante:
Por Perfil: Filtra para ver globalmente el comportamiento de todos tus Clientes, de todo tu Equipo o selecciona la opción Ver todos.
Buscador individual: Puedes buscar de forma específica las acciones de un único cliente o de un colaborador concreto introduciendo su nombre.
Por Ubicación: Filtra las acciones ocurridas únicamente en tus servicios Presenciales, en tus servicios Online o selecciona Ambas.
Por Tipo de sesión: Aísla el historial para revisar solo lo ocurrido en una categoría específica (ej. ver solo los movimientos de las sesiones de Crossfit).
Por Acciones precisas: Activa o desactiva las casillas según el evento exacto que estés rastreando:
Sesión reservada, Reserva cancelada, Reserva en cola, Reserva en cola cancelada, Sesión creada, Sesión eliminada o Sesión editada.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Un cliente me asegura que el sistema le canceló la cita sin avisarle, ¿cómo puedo comprobarlo?Ve a la pestaña Agenda > Actividad. Utiliza el buscador individual con el nombre del cliente y activa el filtro de acción "Reserva cancelada". Ahí verás el registro exacto: si lo canceló el cliente desde su app, si lo hizo un profesional de tu equipo por error, o si se ejecutó un cambio automático, junto con el día y la hora del movimiento. |
¿Mis colaboradores pueden acceder y gestionar la agenda de otro profesional?Los colaboradores pueden visualizar el calendario de otros compañeros del equipo siempre y cuando el administrador lo tenga configurado así, pero en ninguna circunstancia un colaborador podrá crear, editar o eliminar eventos de la agenda de otro profesional.
Los colaboradores sí tendrán acceso a la actividad de los calendarios de otros profesionales, pero sólo verán la actividad de aquellos clientes que comparta en su listado (los que tenga asignados). |
Tengo una sesión configurada como canjeable mediante bonos, ¿dónde lo creo y cómo lo asigno al cliente?Desde la agenda únicamente puedes configurar los eventos como canjeables mediante bonos, pero la creación y asignación de este se gestiona en otras secciones de la plataforma:
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