La Agenda de Harbiz cuenta con dos herramientas principales para organizar tus servicios según su formato:
Horario de citas: Diseñado específicamente para consultas, asesorías o revisiones 1:1 (donde tú marcas tu disponibilidad general y el cliente elige la hora).
Sesiones: Pensadas principalmente para eventos con horarios fijos dirigidos a varias personas (clases grupales, directos de dudas, talleres, etc.). No obstante, gracias a que permiten configurar un límite de plazas, también puedes utilizarlas para eventos individuales si lo deseas.
💡 Consejo previo: Antes de agendar tu primera sesión, te recomendamos ir a la configuración de la agenda para crear tus Tipos de sesiones (así podrás asignarles categorías y colores específicos, como Pilates - Azul o Dudas - Rojo, haciendo tu calendario mucho más visual).
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¿Cómo crear una sesión presencial/online?
Para programar un evento en tu Agenda profesional:
Dirígete al apartado Agenda > Calendario en el menú principal.
Haz clic en "+Crear" (o pulsa directamente sobre cualquier día del calendario).
Selecciona la opción "Sesión".
A continuación, rellena los siguientes tres bloques de información.
1. Detalles básicos del evento
Título del evento: El nombre que verán tus clientes en la app.
Modo: Selecciona si el encuentro será Presencial (puedes añadir la ubicación) u Online (puedes integrar el enlace de la videollamada).
Organizador & Tipo de sesión: Define qué profesional del equipo imparte la clase y la categoría de color correspondiente.
Descripción e Imagen de portada (Opcional): Ideal para dar contexto o motivar a los alumnos antes de asistir.
2. Frecuencia e Inicio (Recurrencia)
Ajusta la fecha, hora de inicio y hora de fin de la sesión.
Establecer la recurrencia: Define si es un evento único o si se repite en el tiempo. Si marcas que Sí quieres repetir esta tarea, podrás configurar qué días de la semana se imparte, cada cuántas semanas se repite el patrón y la duración de la serie (durante un número fijo de semanas o hasta una fecha límite del calendario).
3. Asistentes y filtros de Reserva
En este apartado configuras las reglas operativas de cómo tus clientes interactúan con la sesión:
Establecer si es reservable por los clientes:
Sí: Cualquier cliente activo verá la sesión disponible en el apartado Reservas de su app.
Sí, solo con etiquetas: Primer filtro de visibilidad. La sesión solo aparecerá en la app de los clientes que tengan las etiquetas que tú selecciones. Puedes elegir si el cliente debe cumplir Todas las etiquetas pautadas (ej. tener la etiqueta Pilates Y la etiqueta Mañanas) o si basta con cumplir Algunas de las etiquetas (ej. ver el evento si tiene Pilates o si tiene Yoga).
No: La sesión es privada y tú gestionas los asistentes.
🚨 Importante: Primero debes crear la etiqueta en la sección de clientes y asignarla a los clientes. Una vez hecho, podrás usarlas en las sesiones que has creado
Límite de plazas: Define el aforo máximo. Si la sesión se llena, los siguientes clientes que intenten apuntarse quedarán en una Lista de espera. Si alguien se da de baja, el sistema notificará automáticamente a la lista y el primero en aceptar ocupará la plaza libre.
Canjeable mediante bonos: Si activas esta casilla, el cliente debe poseer un bono activo que le dé acceso a este servicio para poder completar su reserva desde la app. Es decir, el filtro de etiquetas o visibilidad configurado en el punto anterior no es suficiente; además, el cliente ahora debe cumplir este segundo requisito para acceder a la sesión.
⚠️ Condición especial de cancelación: Debajo aparecerá una casilla para activar el "Bono de recuperación al cancelar". Esto permite que, si un cliente cancela su asistencia dentro del margen permitido, el sistema le devuelva una sesión para recuperar, incluso si su bono original ya ha caducado.
Añadir clientes manualmente: Puedes buscar y añadir tú mismo a los clientes desde el panel de administración.
⚠️ Importante:
Sobre la recurrencia: Si añades a un cliente manualmente a una sesión que tiene activada una recurrencia (un patrón repetitivo), el sistema lo inscribirá automáticamente en toda la serie de eventos futuros.
Sobre los bonos: Si agregas a un cliente de forma manual, su bono no se canjeará automáticamente. El descuento automático de sesiones solo se dispara cuando el propio cliente gestiona su reserva desde su app. Como profesional, deberás realizar el canje del bono de forma manual si realizas tú la inscripción.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la diferencia exacta entre crear una Sesión y un Horario de citas?Las Sesiones son eventos fijos en el calendario creados por el profesional (ej. Clase de Spinning el martes a las 18:00h con 15 plazas). El Horario de citas no es un evento en sí, sino una franja de disponibilidad que tú abres (ej. Disponible para asesorías individuales de lunes de 9:00h a 14:00h) para que tus clientes agenden de forma privada sus citas 1:1. |
Si un cliente está en lista de espera y se libera una plaza, ¿el sistema lo mete dentro automáticamente?No. El sistema envía una notificación push de aviso a las personas que están en la cola de espera de forma simultánea. La plaza se asignará por orden de llegada al primero que entre a la aplicación y confirme la reserva. |
¿Cómo configuro la política de cancelación o el tiempo máximo previo que tienen los clientes para poder reservar?Puedes configurar la política de reserva y cancelación general de tu agenda en los ajustes de cuenta.
Te lo contamos todo aquí: Configuración: Política de reserva y cancelación de sesiones |
He añadido a un cliente a una clase grupal desde mi panel pero su contador de bonos no ha bajado, ¿por qué?Porque las automatizaciones de canje de bonos están diseñadas exclusivamente para cuando el cliente realiza la acción de forma autónoma desde la app.
Cuando tú realizas la gestión manual como administrador, la plataforma entiende que es una excepción y no toca sus créditos; deberás restar la sesión del bono manualmente desde su perfil o desde el panel de la sesión si así lo deseas. |
