Los bonos te permiten organizar y controlar las sesiones de tus clientes de forma flexible. En este artículo te explicamos cómo gestionarlos correctamente, especialmente cuando realizas reservas manuales.
Beneficios de trabajar con bonos
🎟️ Evitar errores y pérdidas de bonos:
Si reservas un cliente manualmente en una sesión, podrás canjear su bono
directamente desde la sesión, sin necesidad de salir o ir a su perfil.⏰ Ahorro de tiempo con un proceso más ágil e intuitivo:
Si el cliente no tiene ningún Bono disponible, podrás acceder desde la misma sesión a tu tienda o al perfil del cliente para asignarle uno.
👁️ Mayor visibilidad y control:
Ahora cuentas con mayor control y visibilidad: podrás ver fácilmente desde la sesión qué clientes tienen Bono canjeado y cuáles no.
⛔️ Gestión más clara en cancelaciones con bono:
Tendrás también más control sobre la devolución de Bonos en caso de cancelación, con opciones claras para devolverlo o no según el caso.
Cómo crear y asignar bonos o packs de sesiones:
Puedes entregar sesiones a tus clientes de tres maneras distintas, según tus necesidades y el método de pago:
Asignación manual: Puedes añadir un bono directamente desde el perfil del cliente en cualquier momento. Esta opción es ideal para regalar sesiones extra o compensar clases, ya que no genera ningún cobro ni factura en el sistema.
Asignación automática (Stripe): Es la opción más eficiente. Al asociar un bono a una tarifa (ya sea un plan de suscripción o un producto de pago único), el sistema carga el bono con las sesiones automáticamente en la cuenta del cliente en el momento en que se completa el pago a través de la App. Tú no tienes que hacer nada.
Registro de compra externa (sin Stripe): Si tu cliente te paga por un medio externo (efectivo, Bizum o transferencia), puedes registrar la venta manualmente desde el apartado de Productos de pago único. Al hacerlo, el sistema activará la asignación automática del bono vinculado a esa tarifa, manteniendo tu contabilidad y el saldo de sesiones al día.
Cambios de suscripción con bonos asociados
Si un cliente cambia de una suscripción a otra y ambas tienen bonos incluidos, el sistema protege tus ingresos con esta lógica:
Si el bono actual NO se ha usado: Se realiza un prorrateo económico, se borra el bono antiguo y se entrega el nuevo.
Si el bono ya se ha usado (al menos 1 vez): No hay prorrateo. Se cobra la cuota nueva íntegra, se elimina el bono anterior y se entrega el nuevo. Esto evita que el cliente aproveche sesiones de más por un precio inferior.
Gestión de bonos en la Agenda
Cuando accedas a los detalles de una sesión en tu calendario, verás el listado de asistentes y su estado:
Con bono canjeado: La sesión ya se ha descontado de su saldo.
Sin bono canjeado: El cliente tiene su plaza reservada por ti de forma manual y está en la lista, pero aún no ha "usado" la sesión con su pack.
⚠️ Nota importante: El sistema descuenta sesiones automáticamente cuando el cliente reserva por su cuenta. Si eres tú quien añade al cliente manualmente, deberás canjear su bono manualmente haciendo clic en el icono de bono junto a su nombre. |
¿Qué pasa si el cliente no tiene sesiones o bono disponibles?
Si intentas añadir a alguien manualmente y no tiene saldo o un bono asignado que le de acceso a esta sesión, Harbiz te permite actuar sin salir de la pantalla: puedes ir a la tienda para asignarle un pack nuevo, ir a su perfil o reservar la plaza sin canjear bono.
Devolución de sesiones y política de cancelación
Establece tus normas para que la plataforma gestione automáticamente qué ocurre con el saldo de un cliente cuando una reserva se cancela.
1. Configura tus límites de reserva y cancelación
Antes de nada, define los tiempos de cortesía de tu calendario en
Ajustes de cuenta > Configuración y ajustes > Reserva de sesiones:
Límite de reserva: Define hasta cuánto tiempo antes puede un cliente apuntarse a una sesión (ej. un cliente puede apuntarse a una clase hasta 15 minutos antes de que esta empiece).
Límite de cancelación: Establece el tiempo máximo (ej. 24 horas antes) para que un cliente pueda cancelar desde su App sin perder la sesión.
2. ¿Cómo funciona la devolución automática con bonos?
Cuando una cancelación se realiza dentro del plazo permitido, el sistema actúa según el estado del bono:
Si el bono sigue vigente: La sesión se reintegra automáticamente al bono original del cliente.
Si el bono ya ha caducado: El sistema te permite generar un nuevo bono individual llamado “Bono de recuperación” si lo configuras así en el evento de tu calendario. Este nuevo bono mantiene las condiciones del original (tipo de sesión), pero te permite asignar una nueva fecha de caducidad.
3. Cancelaciones gestionadas por el profesional
Si eres tú, como profesional, quien cancela la reserva del cliente desde la pantalla de la sesión, tienes el control total sobre la devolución, incluso si el bono ya ha vencido.
En ese caso, verás una ventana emergente con dos opciones:
Cancelar reserva y devolver sesión: * Resultado: Se creará automáticamente un nuevo bono de devolución para el cliente. Úsalo cuando quieras tener un gesto comercial o la cancelación sea justificada.
Cancelar reserva sin devolver sesión: * Resultado: El cliente no recibirá ninguna sesión de vuelta. Es la opción ideal si el cliente no se ha presentado o ha avisado fuera de plazo.
🚨 Recuerda: La devolución automática (sin tu intervención) sólo se dispara si el cliente cancela desde su App cumpliendo estrictamente el límite de tiempo configurado en tus ajustes.
Visibilidad y Control
Recuerda que siempre tienes visibilidad total del uso de los bonos desde el Perfil del cliente → Información → Plan y productos. Allí podrás ver cuántas sesiones le quedan, cuáles ha consumido y en qué fechas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Por qué mi cliente no puede reservar sus sesiones?Puede deberse a varias configuraciones. Revisa:
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¿Qué pasa si intento añadir a un cliente y no tiene bonos disponibles?Si intentas reservar manualmente a un cliente en una sesión que requiere bono y su saldo está a cero, ¡no tienes que salir de la agenda! El sistema te mostrará una ventana para que decidas en el momento:
💡 Nota: Esta opción solo aparece si la sesión ha sido configurada con "Canjeable mediante bono" como requerimiento. |
¿Puedo cambiar el nombre o número de sesiones de un bono?Sí, puedes editar el nombre de tus bonos o el número de sesiones permitidas desde la pestaña de Negocio > Productos. Sin embargo, ten en cuenta que el cambio solo se aplicará a las nuevas compras; los clientes que ya tengan el bono activo seguirán viendo el nombre anterior para evitar confusiones en su historial. |
¿Cómo sé cuántas sesiones le quedan exactamente a un cliente?Tienes el control total desde el Perfil del cliente > Información > Plan y productos. Allí verás un contador con las sesiones totales, las consumidas y las restantes, además de la fecha de caducidad del pack. |
¿Cómo sé cuántas sesiones le quedan exactamente a un cliente?Tienes el control total desde el Perfil del cliente > Información > Plan y productos. Allí verás un contador con las sesiones totales, las consumidas y las restantes, además de la fecha de caducidad del pack. |
¿El cliente puede ver su saldo de sesiones desde la App?¡Sí! El cliente puede consultar en todo momento cuántas sesiones le quedan desde su perfil en la App. Además, al intentar reservar una sesión, el sistema le avisará si no tiene saldo suficiente para realizar la reserva. |
¿Cómo sé cuántas sesiones le quedan exactamente a un cliente?Tienes el control total desde el Perfil del cliente > Información > Plan y productos. Allí verás un contador con las sesiones totales, las consumidas y las restantes, además de la fecha de caducidad del pack.  |
