Mit der Benutzerverwaltung in headful kannst du weitere Personen zu deinem System einladen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
Benutzer erhalten definierte Rollen und optional Gruppen, die ihre Rechte und Sichtbarkeit innerhalb des Systems bestimmen.
Die Einladung erfolgt per E-Mail mit einem Verifizierungslink.
So funktioniert es
Öffne im Dashboard den Bereich Benutzer.
Klicke auf Neuen Benutzer hinzufügen.
Fülle die erforderlichen Felder aus:
Vor- und Nachname
Wird in der Einladungs-E-Mail verwendet.E-Mail-Adresse
Anmeldung ist ausschließlich mit dieser Adresse möglich.
Optional: Weise dem Benutzer eine oder mehrere Gruppen zu.
(Weitere Informationen zur Gruppenerstellung im entsprechenden Helpcenter-Artikel.)Wähle eine Rolle aus:
Company User
Sieht alle Inhalte in Projekten
Keine Bearbeitungsrechte
Kein Zugriff auf Dashboard oder Einstellungen
Company Admin
Vollzugriff auf das gesamte System
Kann alle Einstellungen und Inhalte ändern
Optional: Wähle die Sprache der Einladung (Deutsch oder Englisch).
Standardmäßig ist die Projektsprache vorausgewählt.Sende die Einladung.
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Verifizierungslink.
Der Link ist 24 Stunden gültig.
Systemabhängigkeiten
Rollen steuern alle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
Gruppen beeinflussen die organisatorische Struktur und Sichtbarkeit.
Die Standardsprache der Einladung basiert auf der Spracheinstellung des Projekts.
Benutzer können sich ausschließlich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse anmelden.
Individuelle Rollen
Wenn die Standardrollen nicht ausreichen, kannst du eigene Rollen definieren, z. B.:
Editor mit Schreibrechten
Benutzer ohne Veröffentlichungsrechte
Die Erstellung individueller Rollen wird in einem separaten Helpcenter-Artikel erklärt.
Benutzer verwalten
In der Benutzerübersicht kannst du:
Benutzer erneut einladen
Passwort-Reset auslösen
Letzten Login einsehen
Rollen ändern
Gruppen anpassen
Details dazu findest du im entsprechenden Helpcenter-Artikel.
E-Mail-Design anpassen
Wenn du das Design der Einladungs-E-Mail ändern möchtest, nutze die Einstellungen deines Benachrichtigungsanbieters.
Weitere Informationen findest du im Artikel Benachrichtigungsanbieter.
Tipps & Tricks
Vergib Rollen restriktiv und erweitere Rechte nur bei Bedarf.
Nutze Gruppen, um größere Teams strukturiert abzubilden.
Prüfe regelmäßig die Benutzerübersicht auf inaktive Accounts.
Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben ist, da sie nicht für die Anmeldung geändert werden kann.
FAQ
Warum kann sich ein Benutzer nicht anmelden?
Warum kann sich ein Benutzer nicht anmelden?
Mögliche Ursachen:
Falsche E-Mail-Adresse
Verifizierungslink abgelaufen – dann kannst du in der Benutzer Übersicht den User erneut einladen
Einladung wurde nicht abgeschlossen – Dies kann passieren wenn der Nutzer seine E-Mail verifiziert hat sich aber nicht danach eingeloggt hat, dann lädst du den Nutzer erneut ein.
Wie lange ist der Einladungslink gültig?
Wie lange ist der Einladungslink gültig?
Der Einladungslink ist für 24 Stunden gültig. Sind die 24 Stunden abgelaufen und der User hat sich noch nicht angemeldet, kannst du ihm über die Benutzer Übersicht erneut einen Einladungslink zukommen lassen
Kann ich die Rolle nachträglich ändern?
Kann ich die Rolle nachträglich ändern?
Du kannst Rollen und Gruppen jeder Zeit in der Nutzer Übersicht ändern.