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Une documentation et une catégorisation adéquates des frais professionnels, tels que les courses de taxi, sont essentielles pour garantir la conformité aux exigences d'audit et optimiser les processus de validation des dépenses. Voici les principales directives à suivre :
Informations nécessaires :
Pour que vos frais de déplacement professionnels tels que les courses en taxi soient validés, vous devez fournir les éléments suivants :
Reçu ou facture - Un reçu ou une facture pour la course en taxi est obligatoire pour valider la dépense.
Un Justificatif du caractère professionnel - Les justificatifs acceptés comprennent :
Emails ou messages : un message ou un courriel d'un client mentionnant le rendez-vous d'affaires ou la nécessité de votre présence professionnelle.
Entrées d'agenda : une capture d'écran d'un agenda contenant les détails de la réunion ou du rendez-vous.
Invitations : les invitations électroniques à des événements ou des réunions constituent également des preuves valables.
Justificatifs d'événements professionnels : documents de participation, tels que des billets de séminaire ou des itinéraires d'événements.
Vous avez uniquement un accord verbal : Si l'accord a été conclu verbalement (par exemple, appels téléphoniques pour un dîner d'affaires), vous pouvez fournir d'autres justificatifs, tels que :
Captures d'écran des réunions d'agenda.
Documents relatifs aux séminaires ou aux événements.
Nous vous recommandons de demander une confirmation écrite est encouragée pour les futurs déplacements.
Exigences simplifiées pour des déplacements spécifiques
Pour les cas plus simples comme les visites sur place ou les réunions avec les clients, une capture d'écran d'un e-mail ou une invitation du client précisant les dates de visite suffit
Que renseigner dans l'outil Jump ?
Une catégorisation correcte de la dépense est essentielle non seulement pour la comptabilité interne, mais aussi pour la conformité.
Catégorie de la dépense : Toutes les dépenses de taxi, Uber ou transport similaire doivent être affectées à la catégorie « TAXI 🚕 » dans votre système de traitement des dépenses.
Justificatifs : Assurez-vous que chaque dépense attribuée à cette catégorie est accompagnée du reçu requis et des pièces justificatives mentionnées ci-dessus.
Quelques conseils pour être sur que vos frais soient validés.
Joignez toujours un reçu et un ou plusieurs justificatifs justifiant le caractère professionnel du déplacement.
Utilisez des outils numériques, tels que des entrées d'agenda ou des invitations électroniques, pour réduire le risque que les documents soient jugés insuffisants.
Essayez de toujours avoir une confirmation écrite
En suivant ces consignes, vous pouvez vous assurer que vos frais de déplacement professionnels sont correctement documentés et classés, répondant ainsi à la fois aux politiques de l’entreprise et aux exigences réglementaires externes.