Mise en contexte

Lorsqu'un montant est reçu du payeur en fiducie, l'encaissement est effectué via Ajouter un reçu

L’interface Reçu est constituée d’informations générales sur le reçu et sur les sommes à percevoir, ainsi que de sections pour l’identification du payeur, des modes de paiements et la ventilation des sommes perçues:

Note: Il est possible de percevoir sur un même reçu plusieurs dossiers pour le même défendeur lorsqu’il s’agit du même demandeur et du même client.

Descriptions des champs - Général

Reçu informatique : Le numéro de reçu et la date et l’heure de sa création
Reçu manuel : Le numéro de reçu et la date et l’heure du reçu qui à été émis par l’huissier
Dette due : Le solde de la dette à percevoir
Honoraires dus : Le solde des honoraires à percevoir
Intérêts : Le montant des intérêts cumulés, résultant de la multiplication du per diem par le nombre de jours depuis la date de départ des intérêts jusqu’à la date du reçu. Le per diem doit toujours être saisi dans le premier inventaire d’un dossier
Total (A) : Le total de la dette due, des honoraires dus et des intérêts courus
Montant reçu : Le montant reçu du payeur pour cet encaissement
Frais administratif : C’est le montant des frais administratifs que le payeur doit remettre, en plus du montant reçu s’il effectue le paiement avec un mode soumis à des frais (carte de crédits, etc.). Le montant est calculé automatiquement et le libellé du champ apparaît en rouge dès qu’il y a des frais à payer
Avances : C’est le cumul des sommes reçues à titre d’avance par des demandeurs pour l’exécution de procédures. Les avances sont ventilées dans la colonne des brefs reçus.
Total (B): C’est le montant total à réclamer au payeur, qui inclut les frais administratifs, s’il y a lieu.
Section Balance : En bas à droite de l’interface, cette section affiche le montant Reçu, le(s) montant(s) saisi(s) dans le Paiement et la Ventilation effectuée dans les brefs et les honoraires perçus. Les trois champs doivent être égaux sinon, l’enregistrement du reçu est impossible

1. Saisie des informations de l'encaissement

À partir du dossier concerné:

Étape	Description
1	Sélectionnez la roulette > Ajouter un reçu (ALT+CTRL+R)
2	Le reçu est en statut Nouveau: Dans la section Reçu informatique, validez la date et l'heure:
3	Ajoutez le Montant reçu
4	La grille Payeur permet de spécifier l’identité et les coordonnées du payeur. Les champs sont alimentés par défaut selon le type de perception (avance du demandeur ou paiement du défendeur)
5	La grille Paiements vous permet de saisir le (ou les) type(s) de paiements de l’encaissement, via la colonne Type (F12): Si le Type comprend des frais administratifs (ex: carte de crédit), ceux-ci sont calculés et affichés automatiquement dans la colonne Frais admin.. Ils sont aussi cumulés au montant total à réclamer du payeur.
6	Le Montant est prérempli par le système. Modifiez celui-ci si plusieurs modes de paiements sont utilisés pour un même encaissement. Si requis (ex: chèques), saisir: Numéro Code banque (F12)

2. Ventilation des sommes perçues

Les dossiers sélectionnés pour la perception sont affichés en bleu dans la liste
Les inventaires qui se trouvent dans le dossier sont affichés en gris

Note - Frais administratifs

Si vous utilisez au moins un mode de paiement qui comprend des frais administratifs, le

système crée ou met à jour automatiquement un inventaire se terminant par 0-0. Celui-ci va cumuler tous les frais administratifs du dossier, y compris lors des encaissements

ultérieurs.

La ligne est affichée en premier, en jaune, et comprend les montants calculés dans la grille Paiements. Si requis, reventilez le montant sur d’autres inventaires.

Note - Clients taxables différemment

Un message en rouge est affiché pour signifier que le client est taxable différemment des taxes des clients régulier. Dans ce cas, les montants d’honoraires affichés comprennent déjà les taxes et ne peuvent pas être appliqués partiellement pour un rapport. La totalité des honoraires d’un rapport doit être appliquée.

Si le montant du solde non appliqué ne couvre pas les frais complets d’un rapport, ils doivent être appliqués sur la dette en attendant la finalisation du dossier.

Descriptions des champs - grille Ventilation

Numéro : Le numéro de dossier (bleu) ou d’inventaire (gris)
Signification : Le code du mode de signification (inventaires seulement)
Bref dû : Le montant du bref (dette, litige) au moment d’émettre le reçu, (dossiers seulement)
Honoraire dû : Le montant des honoraires de chaque rapport, permanents ou temporaires, au moment d’émettre le reçu (inventaires seulement)
Bref avant : Montant perçu sur le bref dans les encaissements précédents
Honoraires avant : Montant perçu sur les honoraires dans les encaissements précédents
Bref reçu : Portion du montant reçu sur cet encaissement appliqué sur le bref. Vous
pouvez saisir le montant directement dans le champ
Honoraires reçus : Portion du montant reçu sur cet encaissement appliqué sur les
honoraires. Vous pouvez saisir le montant directement dans le champ. Il est possible de ventiler sur plusieurs inventaires
Frais administratifs : Le montant total des frais administratifs, générés pas la sélection de Type(s) de modes de paiements impliquant des frais administratifs dans la grille Paiements
Final : Case à cocher pour signifier que c’est un encaissement final sur le dossier coché
Suspendre : Case à cocher si vous voulez suspendre un rapport d’annonce provenant du module des annonces judicaires

Ventilation automatique

La ventilation automatique applique le montant reçu sur le bref ou sur les honoraires en premier, selon le cas. Le système ventilera les sommes jusqu’à concurrence des montants des dettes dues et/ou des honoraires dus.

Appliquer le montant reçu sur le bref (dette) en premier (F6)
Appliquer le montant reçu sur les honoraires en premier (F7)

Ventilation manuelle

Il est également possible de ventiler les sommes manuellement en inscrivant les montants dans les colonnes Bref reçu et Hon reçu.

Reçu final

La case à cocher Final indique un encaissement final sur le dossier coché. Celle-ci modifie le statut du dossier servant à effectuer les remises (brefs et/ou honoraires):

3. Enregistrement et application du reçu

Étape	Description	Exemple
1	Enregistrer ces informations (ALT+E)
2	Une copie du reçu s'affiche. Si requis, sauvegardez ou envoyez celle-ci. Fermez la fenêtre
3	Le système vous demandera si vous voulez appliquer le reçu Non : Le statut du reçu est Imprimé. Il sera impossible d’effectuer d’autres encaissements pour le(s) dossier(s) concerné(s). Vous devrez d'abord Appliquer le reçu à l'aide de la flèche verte ou (F5): Oui : Applique les montants reçus et change le statut du reçu de Imprimé à Appliqué. Les sommes perçues sont inscrites aux recettes et peuvent être déposées. Elles seront aussi disponibles pour l’émission des remises	Exemple imprimé: Exemple appliqué: >

Note - Trop perçu

Si un paiement est reçu par la poste (ou pour toute situation comparable) et que le

montant reçu est supérieur au montant total à percevoir, le système avertit qu’il y a trop

perçu pour valider qu’il ne s’agit pas d’une erreur. Le cas échéant, le trop perçu est

appliqué à la dette.

Il y a deux moyens de le traiter :

Remboursez le client au comptoir: Choisir le type Finalisation et remboursement d’avance et le système procède à la ventilation automatiquement. Il ne reste qu’a préciser le mode de paiement.
Remise de chèque: Finalisez le dossier normalement après avoir ventilé les montants. Durant la remise, le système détectera le montant trop perçu au profit du client. Vous pouvez changer le bénéficiaire si requis.